تصور کنید به رستورانی می‌روید و میزبان با استقبال گرم از شما پذیرایی می‌کند و به‌سرعت پیشخدمت برای گرفتن سفارش نوشیدنی و معرفی غذاهای ویژه شب سر می‌رسد.
حالا تصور کنید به رستورانی می‌روید که میزبان بدون گفتن حتی یک کلمه، منوها را روی میز پرت می‌کند و بعد شما می‌مانید که پیشخدمتتان کیست.
به احتمال زیاد، شما بیشتر به رستوران اول برمی‌گردید — و یک نامه خوش‌آمدگویی به عضو جدید هم به همین صورت عمل می‌کند.
یک نامه خوش‌آمدگویی عالی، اعضای جدید را به‌گونه‌ای دوستانه وارد جمع می‌کند که احتمال نگه‌داشتن آنها به عنوان عضو برای مدت طولانی را افزایش می‌دهد. فرمت و پیام این نامه بسته به سازمان شما ممکن است متفاوت باشد، اما برخی از نکات بهترین عملکرد برای این کار وجود دارد که می‌تواند کار شما را آسان‌تر کند!
ایجاد یک ایمیل خوش‌آمدگویی برای اعضای جدید
ایمیل‌های خوش‌آمدگویی به اعضای جدید
:مواردی که حتماً باید شامل شوند چه بخواهید ایمیل خوش‌آمدگویی ارسال کنید یا نامه‌ای به اعضای جدید بفرستید، این نکات را باید در نظر بگیرید
1. خوش‌آمدگویی شخصی‌سازی‌شده
نامه عضویت «تشکر از پیوستن» باید شامل یک خوش‌آمدگویی شخصی‌سازی‌شده برای عضو جدید باشد. از نام کوچک عضو در ابتدای نامه استفاده کنید، به جای یک عبارت عمومی مثل «عضو محترم». این کار باعث می‌شود که آنها به عنوان یک فرد مهم در سازمان شما احساس شناخته‌شدن کنند و فضایی دوستانه برای آشنایی بیشتر ایجاد شود.
2. تشکر کنید
اعضا سازمان شما را سرپا نگه می‌دارند — پس به عضو جدید خود بگویید که چقدر از حضورشان در جامعه‌تان قدردانی می‌کنید. سعی کنید تشکر شما خاص و صادقانه باشد، به آنها نشان دهید که به وقت و مشارکتشان ارزش می‌گذارید. تشکرها بهتر است در همان ابتدا و به‌طور مداوم انجام شوند!
3. رویدادهای پیش‌رو را برجسته کنید
نگه‌داشتن اعضای جدید شما از همین ابتدا با کمک به آنها برای درگیر شدن بیشتر در سازمان آغاز می‌شود تا ارزش عضویتشان را ببینند. در نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید، فهرستی از هرگونه رویداد پیش‌رو که ممکن است بخواهند در آن شرکت کنند، درج کنید. به‌طور شخصی از آنها دعوت کنید و بگویید که امیدوارید آنها را در آنجا ببینید.
اگر از علایق خاص آنها مطلع هستید، می‌توانید هر رویدادی که فکر می‌کنید به‌ویژه برای آنها جالب خواهد بود را نیز برجسته کنید. این نشان می‌دهد که به نیازهای آنها به عنوان یک عضو توجه کرده‌اید و در حال تلاش هستید تا تجربه آنها بهترین باشد.
انجمن آدوبون بلوبرد با انتخاب این روش که رویداد پیش‌رو را در انتهای نامه به‌صورت دستی بنویسد، آن را برجسته می‌کند، هرچند بقیه نامه تایپ شده است. این کار باعث می‌شود دعوت‌نامه احساس شخصی‌تری داشته باشد و همچنین توجه بیشتری به رویداد جلب کند.
4. ارزش انجمن خود را تقویت کنید
علاوه بر رویدادها، هر گونه مزیت دیگری که اعضای جدیدتان ممکن است بخواهند بلافاصله از آن استفاده کنند را نیز برجسته کنید. این موارد می‌تواند شامل برنامه‌های مشاوره، فرصت‌های داوطلبی، کتابخانه‌های منابع یا تخفیف‌های ویژه برای اعضا باشد. هدف شما این است که به عضو جدید یادآوری کنید که دقیقاً چرا به عضویت در آمده‌اند. یک فهرست سریع با گلوله از تمامی مزایایی که می‌توانند در طول عضویت از آن بهره‌مند شوند، راهی آسان برای نشان دادن این ارزش است.
5. توضیح دهید که اعضای جدید چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند
نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید، زمینه را برای مراحل بعدی فراهم می‌کند. شما این نامه را بلافاصله بعد از ثبت‌نام عضو ارسال می‌کنید، اما این به این معنی نیست که تنها کاری است که برای خوش‌آمدگویی به آنها انجام می‌دهید. به آنها یادآوری کنید که موارد بیشتری در راه است با ذکر اینکه چه انتظاراتی می‌توانند از شما داشته باشند. این می‌تواند شامل بسته خوش‌آمدگویی برای اعضای جدید، یک مجموعه کامل از دوره‌های آموزشی از طریق وبینارها یا دیگر جلسات، یا تماس‌هایی از سوی شما و دیگر کارکنان پشتیبانی باشد.
با اطلاع‌رسانی به عضو جدید درباره اینکه چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند، به آنها چیزی برای انتظار دادن می‌دهید و کمک می‌کنید تا با سازمان شما آشنا شوند.
6. بیشتر درباره سازمان خود توضیح دهید
عضو جدید خود را با گنجاندن یک معرفی کوتاه از سازمانتان آشنا کنید. مواردی مانند مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها — و شاید کمی تاریخچه را شامل کنید. این کار به ایجاد ارتباط بین عضو جدید و فعالیت‌های شما کمک می‌کند. فقط مطمئن شوید که آن را کوتاه نگه دارید تا آنها فرصت داشته باشند بقیه نامه را هم مرور کنند! همچنین می‌توانید لینکی به آنها بدهید تا در وب‌سایت یا شبکه‌های اجتماعی شما اطلاعات بیشتری کسب کنند.
انجمن منابع انسانی وادیشی موزکینگم با استفاده از یک پاراگراف کوتاه، مأموریت خود را دوباره تأکید می‌کند و ضمن خوش‌آمدگویی به اعضای جدید، آنها را به شرکت در این مأموریت از طریق شبکه‌سازی تشویق می‌کند.
7. کمتر، بیشتر است
علاوه بر اینکه اطلاعات پس‌زمینه درباره سازمانتان را مختصر نگه دارید، باید مطمئن شوید که نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید به‌طور کلی در فرمت آسان‌خوان نوشته شده است. واقعیت این است که بیشتر ما با حجم زیادی از ایمیل‌ها و نامه‌ها روبه‌رو هستیم، بنابراین به‌سرعت مرور می‌کنیم. اعضای جدید شما هم احتمالاً همین‌طور خواهند بود، بنابراین با نگه‌داشتن نامه خوش‌آمدگویی در قالبی قابل فهم، آنها می‌توانند بهتر با محتوای آن درگیر شوند و آن را جذب کنند. به این ترتیب، پیام خوش‌آمدگویی شما در صندوق ورودی گم نخواهد شد.
چه چیزهایی را نباید در نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید گنجاند
ما مواردی که باید در نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید بگنجانید را بررسی کردیم، اما همچنین چیزهایی وجود دارد که بهتر است از آنها پرهیز کنید.
1. اعضای جدید را تحت فشار قرار ندهید – آن را ساده نگه دارید!
وجود جزئیات زیاد در نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید می‌تواند واقعاً خسته‌کننده باشد. با ساده نگه‌داشتن مطالب و اطلاع‌رسانی درباره اینکه اگر سوالی دارند یا به اطلاعات بیشتری درباره موضوعاتی که مورد تأکید قرار داده‌اید نیاز دارند، به کجا می‌توانند مراجعه کنند، به اعضای جدید کمک کنید. هدف نامه خوش‌آمدگویی، ابراز قدردانی، یادآوری ارزش عضویت و تشویق آنها به شرکت در اولین فعالیتشان است. همیشه زمان کافی برای معرفی دیگر موارد وجود دارد، بنابراین سعی کنید نامه را متمرکز نگه دارید.
2. بر اساس برند خود باقی بمانید
نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید باید با صدای واقعی برند و مأموریت سازمان شما هماهنگ باشد. برای مثال، اگر معمولاً در پیام‌های خود لحن نسبتاً غیررسمی دارید، نباید نامه خوش‌آمدگویی‌تان خیلی رسمی باشد. بلکه باید آن را مانند دیگر ارتباطات خود سبک نگه دارید! نامه خوش‌آمدگویی شما اولین فرصت برای نمایش واقعی فرهنگ سازمانتان است، بنابراین سعی کنید به‌صورت اصیل عمل کنید.
نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید از طرف انجمن بافندگان از شوخ‌طبعی استفاده می‌کند تا بر اساس برند خود باقی بماند و چند بازی زبانی خوب درباره بافندگی را به نمایش بگذارد در حالی که ارزش عضویت را برجسته می‌کند.
3. از فروش اضافی خودداری کنید
ممکن است وسوسه شوید به عضو جدید خود یادآوری کنید که گزینه‌هایی برای ارتقاء به سطوح بالاتر عضویت دارید یا حتی به‌طور غیرمستقیم درخواست کمک مالی کنید. اما هدف از نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید صرفاً خوش‌آمدگویی و تشکر از آنهاست. زمان مناسبی برای فروش‌های اضافی و درخواست‌های جمع‌آوری کمک مالی وجود خواهد داشت، به‌ویژه زمانی که ایمیل‌های تمدید عضویت خود را شروع می‌کنید — بنابراین بهتر است این موارد را از این نامه حذف کنید.
قالب ایمیل خوش‌آمدگویی به اعضای جدید که باید امتحان کنید
گاهی اوقات داشتن یک الگوی نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید می‌تواند به شما در ایجاد نامه‌تان کمک کند. نمونه نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید در زیر یک روش نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید برخی از این نکات را در پیام خود گنجانید.
قالب نمونه :
[نام کوچک عضو جدید] عزیز،
از اینکه عضو [نام انجمن] شدید، بسیار سپاسگزاریم! ما از اینکه شما به ما ملحق شده‌اید، بسیار خوشحالیم و نمی‌توانیم صبر کنیم تا با شما آشنا شویم.
برای کمک به شما در درگیر شدن، در اینجا چند رویداد را که در چند ماه آینده برنامه‌ریزی کرده‌ایم، معرفی می‌کنیم:
- [فهرست رویدادهای پیش‌رو را اینجا قرار دهید]
- [فرمت کردن آنها به‌صورت لیست گلوله‌ای به خوانندگان کمک می‌کند تا سریع‌تر مرور کنند!]
شما می‌توانید تقویم کامل رویدادهای ما را در [لینک به وب‌سایت با تقویم رویدادها] مشاهده کنید.
علاوه بر این، می‌خواهیم مطمئن شویم که از تمام مزایای عضویت خود به‌طور کامل بهره‌مند می‌شوید! در اینجا چند مورد دیگر برای شروع سریع آورده شده است:
- [فهرست مزایای اصلی عضویت، مانند فرصت‌های شبکه‌سازی، دسترسی به محتوای مخصوص اعضا، فرصت‌های توسعه حرفه‌ای و غیره]
ما هفته آینده با بسته خوش‌آمدگویی کامل خود به شما مراجعه خواهیم کرد، بنابراین منتظر آن باشید!
اگر در هر زمانی به کمکی نیاز داشتید یا سوال یا نظری درباره عضویت یا مزایای خود داشتید، لطفاً احساس راحتی کنید و با ما تماس بگیرید یا به ما ایمیل بزنید.
منتظر دیدار شما در جلسه بعدی‌مان در [تاریخ] هستیم!
با احترام،
[نام شما]
[عنوان شما]
ارزش ایمیل خوش‌آمدگویی برای افزایش درگیری اعضا را دست کم نگیرید.
یک نامه خوش‌آمدگویی به اعضای جدید که به‌موقع و اطلاعاتی باشد، راهی عالی برای آغاز یک رابطه خوب با عضو جدیدتان است! از اینجا به بعد، شما آماده خواهید بود تا از تمام بهترین شیوه‌هایی که ترنج دیتا می‌تواند به شما ارائه دهد بهره‌مند شوید و درگیری و نگه‌داشت اعضای جدید خود را افزایش دهید.
آیا به دنبال روش‌های بیشتری برای افزایش نگه‌داشت اعضا هستید؟ کیت رایگان نگه‌داشت عضویت ما را بررسی کنید! در اینجا ایده‌ها و چک‌لیست‌هایی برای هر مرحله از سفر یک عضو تا تمدید، بهترین شیوه‌های ارتباطی و الگوهای ایمیل و نامه برای کمک به اتوماتیک‌سازی برخی از این کارهای تکراری خواهید یافت.
