همهگیری COVID-19 (کرونا) تحولی چشمگیر در جهت برگزاری رویدادهای مجازی به همراه داشت. در نتیجه، فناوری برگزاری رویدادهای مجازی برای پاسخگویی به این تقاضا پیشرفت کرد و رویدادهای مجازی در انجمنها روز
به روز محبوب میشوند.
حتی با پایان یافتن همهگیری COVID-19 (کرونا) و رفع محدودیتها، رویدادهای مجازی همچنان پابرجا خواهند ماند، عمدتاً به این دلیل که:
• راحتی را برای شرکتکنندگان فراهم میکنند، زیرا میتوانند از خانه در رویداد شرکت کنند.
• برای مخاطبان جهانی باز هستند، زیرا هر کسی که به اینترنت دسترسی داشته باشد میتواند مشارکت کند.
• هزینههای کمتری برای برگزارکنندگان دارند، زیرا نیازی به اجاره مکان، استخدام کارکنان رویداد، یا تحمل سایر هزینههای مربوط به رویدادهای حضوری نیست.
نرمافزار برگزاری رویدادهای مجازی برای انجمنها، کار برگزاری رویدادهای دیجیتال را برای مدیران انجمنها بسیار سادهتر میکند. از آنجا که ترنج دیتا راهحلهای مدیریت انجمن را به سازمانهای عضویتی ارائه میدهد، ما دیدگاهی از نزدیک به بهترین نرمافزارهای مدیریت رویداد مجازی داریم. همچنین بهترین روشهای برگزاری رویداد را در اختیار داریم تا به شما در سازماندهی بهترین رویداد ممکن برای انجمن خود کمک کنیم.
در این راهنمای رویدادهای مجازی برای انجمنها، به موضوعات مختلفی خواهیم پرداخت تا شما را برای برگزاری موفقیتآمیز کنفرانس مجازی بعدیتان آماده کنیم، از جمله:
• رویداد مجازی چیست؟
• برای برگزاری یک رویداد مجازی به چه چیزهایی نیاز دارید؟
• ۶ ایده برای رویداد مجازی بعدی انجمن شما
• بهترین روشهای برگزاری رویداد مجازی
• مزایای استفاده از نرمافزار مدیریت رویدادهای مجازی
رویداد مجازی چیست؟
رویداد مجازی فعالیتی است که بهجای حضوری، در دنیای دیجیتال انجام میشود. شرکتکنندگان از طریق اینترنت با یکدیگر تعامل دارند، نه در یک مکان فیزیکی.
رویدادهای مجازی میتوانند به اشکال مختلف برگزار شوند. برای مثال، در یک انتهای طیف رویدادهای مجازی، ممکن است انجمن شما یک رویداد ۳۰ دقیقهای و غیررسمی برای شبکهسازی مجازی اعضا برگزار کند. در انتهای دیگر این طیف، ممکن است یک کنفرانس مجازی چند روزه با جلسات تقسیمشده، سخنرانیهای اصلی و مجری را سازماندهی کنید.
رویدادهای مجازی میتوانند دسترسی به خدمات و فعالیتهای انجمن شما را افزایش دهند و تجربیات شما را در اختیار افرادی قرار دهند که ممکن است به دلیل معلولیت قادر به سفر نباشند. علاوه بر این، با ارائه فرصتهای راحتتر که به گروه گستردهتری از افراد جذابیت دارد، ارزش عضویت در سازمان شما افزایش مییابد.
اعضا از تلاشهای شما برای دسترسپذیرتر و راحتتر کردن رویدادها قدردانی خواهند کرد. این کار به بهبود حفظ اعضا کمک میکند. اگر مایلید درباره رویدادهای مجازی بیشتر بدانید، حتماً مقاله ما درباره سؤالات متداول رویدادهای مجازی را بررسی کنید و برای ایدههای بیشتر به خواندن ادامه دهید.
برای برگزاری یک رویداد مجازی به چه چیزهایی نیاز دارید؟
برای برگزاری یک رویداد مجازی موفق، انجمنها به چند ابزار و منبع نیاز دارند. در حین شروع کار، اطمینان حاصل کنید که موارد زیر را در دسترس دارید:
پلتفرم مدیریت رویداد
پلتفرم مدیریت رویداد به شما کمک میکند تا رویدادهای مجازی خود را در یک مکان ترویج، سازماندهی و برگزار کنید. نرمافزار رویداد مجازی ترنج دیتا از طریق ایسمینار امکان انتقال آسان از دعوتنامهها و ثبتنامها به برگزاری یک جلسه رهبری مجازی، وبینار یا دوره آموزشی را با یک راهحل مدیریت رویداد یکپارچه با بزرگنمایی فراهم میکند.
پلتفرم پخش زنده ویدئو
یک پلتفرم پخش زنده ویدئو به انجمن شما این امکان را میدهد که سخنرانان و محتوای دیگر را بهصورت زنده برای اعضا پخش کند. همچنین، این پلتفرم فرصت ضبط جلسات زنده را برای توزیع آینده به اعضایی که نتوانستهاند در رویداد زنده شرکت کنند، فراهم میآورد.
صفحه معرفی رویداد
صفحه معرفی رویداد اطلاعاتی را در مورد جزئیات رویداد مجازی شما به شرکتکنندگان ارائه میدهد، مانند تاریخ، زمان، توضیحات جلسات تقسیمشده و بیوگرافی سخنرانان. همچنین این صفحه محلی است که لینکهای ثبتنام برای رویداد شما در آن قرار میگیرد تا اعضا بتوانند برای دریافت بهروزرسانیهای مهم ثبتنام کنند و همچنین لینکهای لازم برای ورود به رویداد زنده را دریافت کنند.
استراتژی بازاریابی
شما قطعاً نمیخواهید زمان و انرژی خود را صرف برنامهریزی یک رویداد کنید و سپس هیچکس در آن شرکت نکند. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که هم اعضای انجمن و هم غیر اعضا از رویداد مطلع هستند، باید یک استراتژی بازاریابی برای آن ایجاد کنید.
به این فکر کنید که از چه پلتفرمهایی برای به اشتراکگذاری اطلاعات درباره رویدادهای خود استفاده خواهید کرد، مانند شبکههای اجتماعی یا ایمیل. همچنین در نظر بگیرید که چگونه ارزش رویداد خود را برای شرکتکنندگان بازگو خواهید کرد، مانند اینکه آیا آنها به برترین متفکران حوزه خود دسترسی خواهند داشت یا خیر.
برنامهریزی کنید که چه مدت قبل از رویداد میخواهید بازاریابی خود را شروع کنید و چگونه استراتژیهای مختلف شما (مانند پستهای وبلاگی، خبرنامهها، پستهای اینستاگرام و غیره) با یکدیگر هماهنگ خواهند بود.
۶ ایده برای رویداد مجازی بعدی انجمن شما
همانطور که پیشتر ذکر کردیم، روشهای مختلفی برای بهرهبرداری از رویدادهای مجازی وجود دارد. در اینجا شش مثال از رویدادهای مجازی است که انجمن شما میتواند آنها را بررسی کند.
1. کنفرانسهای مجازی
کنفرانسهای مجازی معمولاً تمام جنبههای کنفرانسهای حضوری را دارند، اما بهطور کامل آنلاین برگزار میشوند.
در این رویدادها، شما همچنان سخنران اصلی، جلسات تقسیمشده، فرصتهای شبکهسازی و یک مجری خواهید داشت که به هدایت شرکتکنندگان در طول رویداد کمک میکند. تنها تفاوت در ایجاد یک کنفرانس مجازی این است که هر یک از این مؤلفهها از طریق نرمافزار ویدئو کنفرانس و از طریق جعبههای چت یا ابزارهای دیگر تعامل انجام میشود.
کنفرانسهای مجازی راهی عالی برای درگیر کردن اعضای شما هستند و فرصتی را برای غیر اعضا فراهم میکنند تا با انجمن شما تعامل داشته باشند. میتوانید به اعضا اجازه حضور رایگان بدهید و از غیر اعضا برای ثبتنام هزینه بگیرید که راهی جدید برای ایجاد درآمد غیرعضوی است.
کنفرانسهای مجازی همچنین میتوانند ضبط شوند و پس از رویداد بهصورت درخواستی به اشتراک گذاشته شوند.
2. وبینارها
وبینارها میتوانند بهصورت زنده یا درخواستی برگزار شوند و در واقع سمینارهای دیجیتال هستند. معمولاً زمان آنها بیش از چند ساعت نیست و شامل یک یا دو ارائهدهنده در یک موضوع خاص میباشد. برای مثال، اگر شما یک انجمن حرفهای برای عکاسان باشید، ممکن است وبیناری درباره نرمافزار جدید ویرایش عکس برگزار کنید.
میتوانید وبینارها را بهعنوان یک مزیت فقط برای اعضا برگزار کنید یا آنها را به روی اعضای بالقوه نیز باز کنید تا ارزشهایی که انجمن شما ارائه میدهد را نشان دهید. همچنین میتوانید وبینارها را ضبط کرده و در وبسایت خود قرار دهید.
وبینارهای پخش زنده امکاناتی برای شرکتکنندگان فراهم میکنند تا سوالات خود را از ارائهدهندگان بپرسند و در طول رویداد با یکدیگر تعامل داشته باشند. برگزاری این نوع رویداد میتواند حس جامعهای را در اطراف برند شما ایجاد کند.
3. رویدادهای شبکهسازی مجازی
یکی از چالشهایی که افراد معمولاً در مورد رویدادهای مجازی به آن فکر میکنند، کمبود ارتباطات بین فردی است که بهطور طبیعی در رویدادهای حضوری اتفاق میافتد. با این حال، هنوز هم میتوان این ارتباطات را در یک محیط دیجیتال تسهیل کرد. به عنوان مثال، میتوانید رویدادهای خاصی را با تمرکز بر شبکهسازی برنامهریزی کنید.
این رویدادها میتوانند غیررسمیتر باشند، جایی که اعضای با علایق مشابه در یک چت ویدئویی شرکت میکنند تا ببینند هر یک در حال کار بر روی چه چیزی هستند. میتوانید از برخی سوالات شبکهسازی برای شروع گفتگو استفاده کنید، مانند:
• چه نوع ارتباطاتی را در جامعه میخواهید برقرار کنید؟
• درباره کار خود در سال جاری چیزی جدید یا هیجانانگیز بگویید.
• چگونه با سایر کسبوکارها یا سازمانهای غیردولتی در منطقه درگیر هستید؟
همچنین میتوانید با چند ارائه کوتاه از چند عضو شروع کنید و سپس به افراد اجازه دهید سوالاتی بپرسند. برای مثال، اگر شما یک اتاق بازرگانی باشید، ممکن است چند نفر از صاحبان کسبوکار محلی درباره کسبوکارهای خود و نوع ارتباطاتی که امیدوارند در جامعه برقرار کنند، صحبت کنند. پس از ارائه آنها، میتوانید گروه را برای بحث آزاد کنید و سایر اعضا میتوانند بگویند که چگونه ممکن است به آنها کمک کنند یا با آنها همکاری کنند.
4. رویدادهای ترکیبی
رویدادهای ترکیبی راهی برای ترکیب هر دو مؤلفه حضوری و دیجیتال در رویدادهای شما هستند. با شروع کاهش محدودیتهای COVID-19 (کرونا) ، بسیاری از انجمنها و سازمانهای دیگر در حال فکر کردن به این هستند که برنامهریزی رویدادها در آینده چگونه خواهد بود. رویدادهای ترکیبی ممکن است نقطه تعادل لازم باشند.
برای یک رویداد ترکیبی، میتوانید رویداد حضوری معمولی خود را برگزار کنید، اما راهی برای پخش زنده آن برای شرکتکنندگانی که نمیتوانند بهصورت حضوری شرکت کنند، پیدا کنید. همچنین میتوانید برخی از جلسات را بهصورت وبینار ارائه دهید تا شرکتکنندگان از راه دور فرصتی برای تعامل با یکدیگر از طریق آن پلتفرم آنلاین داشته باشند.
در هنگام برنامهریزی یک رویداد ترکیبی، در نظر بگیرید که کدام عناصر ممکن است برای دسترسی آنلاین آسانتر و مناسبتر برای حضور فیزیکی باشند. به عنوان مثال، پخش زنده سخنران اصلی شما کار آسانی خواهد بود، اما برگزاری ساعت خوش (happy hour) احتمالاً بهتر است که برای گزینه حضوری محفوظ بماند.
5. رویدادهای تقدیر از اعضا
تقدیر از اعضا استراتژی ضروری برای حفظ تعامل اعضای شما با انجمن است. رویدادهایی که حول محور اعضا برگزار میشوند، راهی عالی برای نشان دادن قدردانی شما از آنچه که آنها به سازمان شما میآورند، هستند.برخی ایدههای رویداد تقدیر از اعضا که مناسب برگزاری مجازی هستند شامل:
• پخش زنده یک مراسم اهدای جوایز که به افتخارات اعضای خاص و مشارکتهای آنها میپردازد.
• برگزاری یک فعالیت سرگرمکننده مانند کنسرت.
• میزبانی یک شب سوال و جواب با یک شخصیت تأثیرگذار در صنعت.
رویدادهای تقدیر از اعضا باید تجربههای آنلاین سریع، سرگرمکننده و شادی باشند که در آنها زمانی را برای تشکر از همه به خاطر مشارکتشان اختصاص میدهید.
6. رویدادهای آشنایی
رویدادهای آشنایی مشابه رویدادهای شبکهسازی هستند، اما کمتر بر روی شبکهسازی حرفهای تمرکز دارند.
برخی ایدهها برای رویدادهای آشنایی مجازی شامل:
- "سرعت آشنایی" اعضا، جایی که اعضا بهطور تصادفی در چتهای ویدئویی خود جفت میشوند تا در یک بازه دو دقیقهای خود را معرفی کنند.
- شب بازی مجازی، جایی که اعضا در تیمها برای یک رقابت دوستانه قرار میگیرند.
- ساعت خوش (happy hour) با تم، جایی که اعضا میآیند تا دستورهای غذایی مورد علاقه، عکسهای حیوانات خانگی یا سایر موضوعات غیررسمی را به اشتراک بگذارند.
این رویدادهای مجازی به اعضا این امکان را میدهند که دوستان جدیدی پیدا کنند و در سطحی شخصیتر آشنا شوند. علاوه بر این، این امر میتواند احساس مالکیت بیشتری در انجمن شما ایجاد کند.
بهترین شیوههای رویداد مجازی
برگزاری رویدادهای مجازی مؤثر نیاز به برخی ملاحظات ویژه دارد. در این بخش، بهترین شیوههای رویداد مجازی را که باید در هنگام برنامهریزی رویداد بعدی خود در نظر بگیرید، لیست کردهایم. همچنین میتوانید راهنمای برگزاری رویداد مجازی ترنج دیتا را برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد برگزاری رویدادهای مجازی موفق بررسی کنید.
بازاریابی از قبل
به نظر میرسد که برنامهریزی و برگزاری یک رویداد مجازی سریع به اندازه کافی آسان باشد، زیرا نیازی به زمان سفر برای شرکتکنندگان شما ندارد، اما هنوز هم باید مانند یک رویداد حضوری برای بازاریابی رویداد از قبل برنامهریزی کنید. اعضای شما نیاز دارند که زمان کافی برای بررسی این فرصت و ایجاد فضا برای آن در برنامههای خود داشته باشند.
اجازه دادن به زمان کافی برای بازاریابی همچنین به شما کمک میکند تا پیام خود را به تعداد بیشتری از افراد برسانید و محتوای خود و پلتفرم را بر اساس تعداد ثبتنامها آماده کنید.
ایجاد منابع
رویدادهای مجازی میتوانند برای شرکتکنندگانی که با پلتفرم شما آشنا نیستند یا به سادگی عادت به تعامل به این شکل ندارند، چالشبرانگیز باشند.
صفحه سوالات متداول یا کتابچه راهنمای ثبتنام تهیه کنید تا به سوالات آنها درباره نحوه ثبتنام و نحوه استفاده از پلتفرم رویداد مجازی شما در طول رویداد پاسخ دهید. برای مثال، ممکن است در طول رویداد از نظرسنجیهای زنده یا ویژگیهای پرسش و پاسخ استفاده کنید، بنابراین منابع شما باید به شرکتکنندگان آموزش دهند که چگونه میتوانند در این ویژگیها شرکت کنند.
تشویق به تعامل
نگهداشتن توجه مخاطب در طول یک رویداد مجازی میتواند چالشبرانگیز باشد، زیرا آنها احتمالاً در فضایی هستند که در آن کارهای دیگری در حال انجام است. به عنوان مثال، ممکن است ایمیل آنها در مرورگر دیگری باز باشد یا در اطراف خانه کارهایی داشته باشند که باید در طول ارائه به آنها رسیدگی کنند.
میتوانید با استفاده از انواع محتوای مختلف، تعامل بیشتری را در رویداد مجازی خود تشویق کنید. به این فکر کنید که چگونه میتوانید بین مواردی مانند ویدیوها، سخنرانیها، جلسات پرسش و پاسخ و موارد دیگر جابهجا شوید تا توجه مخاطبان خود را حفظ کنید. همچنین میتوانید کانالهای بحثی برای شرکتکنندگان فراهم کنید تا در طول ارائهها با یکدیگر تعامل داشته باشند و سوالات خود را بپرسند یا نظرات خود را به اشتراک بگذارند.
آماده باشید تا مشکلات را حل کنید
واقعیت این است که بسیاری از مسائل در زندگی به طور کامل طبق برنامه ما پیش نمیروند. با این حال، میتوانید برخی از این مشکلات را پیشبینی کنید و آماده حل آنها باشید. هنگام برگزاری یک رویداد مجازی، باید به مشکلات فنی پیشبینی شده فکر کنید و یک برنامه عملی برای زمانی که اوضاع به هم میریزد، ایجاد کنید.
برای مثال، مطمئن شوید که یک ارائهدهنده پشتیبان دارید در صورتی که کامپیوتر ارائهدهنده برنامهریزی شده شما به طور ناگهانی مشکلی پیدا کند. همچنین، در نظر داشته باشید که یک اتصال اینترنتی جایگزین، مانند یک (hotspot) هات اسپات موبایل ، آماده داشته باشید در صورتی که اینترنت شما در طول رویداد قطع شود. همچنین، دانستن نحوه ارتباط تیم شما در طول رویداد، مانند پیامک یا ایمیل، در صورت نیاز به حل مشکلات پشت صحنه پس از شروع زنده، نیز مفید است.
جمعآوری دادهها
جمعآوری دادهها در طول رویدادهای مجازی شما میتواند به برنامهریزیهای آینده کمک کند. به معیارهایی مانند تعداد ثبتنامها در مقابل حضور واقعی و تعامل شرکتکنندگان نگاه کنید تا ببینید چقدر به مخاطبان خود دست یافتهاید. همچنین، مسائل فنی خاص، مانند سرعت اینترنت و کیفیت صدا، را بررسی کنید تا بفهمید رویدادهای شما چقدر روان برگزار میشوند.
پس از بررسی دادههای جمعآوری شده، میتوانید از آنها برای اطلاع از تغییرات لازم جهت بهبود رویداد بعدی خود استفاده کنید.
درخواست بازخورد
علاوه بر دادههای موجود، میخواهید از شرکتکنندگان خود درباره تجربهشان با رویداد مجازی شما نظرسنجی کنید. میتوانید نظرسنجیهایی برای جلسات خاص یا کل رویداد ارسال کنید. سوالاتی درباره تجربه آنها با محتوا و همچنین با پلتفرم مجازی خود بپرسید. همچنین داشتن یک سوال باز در نظرسنجی برای جمعآوری بازخورد کلی آنها مفید است.
مطمئن شوید که از شرکتکنندگان خود برای صرف وقت برای ارائه بازخورد تشکر کنید. همچنین میتوانید با ایجاد تغییرات لازم برای رویداد بعدی، نشان دهید که به زمان آنها اهمیت میدهید و میخواهید تجربه آنها را بهبود بخشید.
مزایای نرمافزار مدیریت رویداد مجازی
علاوه بر نکات فوق، یک نکته کلیدی دیگر وجود دارد که میتواند رویدادهای مجازی شما را هم از نظر برنامهریزی آسان کند و هم در تعامل با اعضا موفق باشد: استفاده از نرمافزار رویدادهای مجازی انجمن.
به جای ارائه یک راهحل یکباره، نرمافزار رویدادهای مجازی یک راهحل است که برای کمک به مدیریت رویدادهای مجازی انجمنها در بلندمدت طراحی شده است. با استفاده از نرمافزار رویداد مجازی، مانند پلتفرمی که توسط ترنج دیتا ارائه میشود، میتوانید از چندین مزیت بهرهمند شوید، از جمله موارد زیر:
سادهسازی ثبتنام و برگزاری رویداد
ترنج دیتا نرمافزار رویداد مجازی ارائه میدهد که تجربهای خوشایند برای شرکتکنندگان فراهم میکند که از ثبتنام آنها آغاز شده و تا برگزاری جلسات ادامه دارد. این نرمافزار شامل ثبتنام خودکار، ورود ایمن، لابی رویداد با دسترسی آسان، صفحه جلسات شهودی و ادغام با بزرگنمایی است.
جمعآوری درآمد رویداد با سالن نمایش مجازی
با نرمافزار رویداد مجازی، میتوانید سالن نمایش خود را به صورت مجازی برگزار کنید و به حامیان و دیگر شرکای خود این امکان را بدهید که بدون نیاز به تجهیزات فیزیکی با مخاطبان شما تعامل داشته باشند. علاوه بر این، پلتفرم ترنج دیتا فضای نامحدودی برای غرفهها، معرفی غرفهداران و بازاریابی یا جمعآوری سرنخها ارائه میدهد.
برنامهریزی یک رویداد تکجلسهای یا چندجلسهای
خواه شما بخواهید یک وبینار یکباره برگزار کنید یا یک رویداد مجازی چند روزه و چند جلسهای، نرمافزار رویداد مجازی ترنج دیتا میتواند به شما کمک کند. با داشتن یک نرمافزار که قابلیت برگزاری انواع مختلف رویدادها را دارد، هر بار که میخواهید یک رویداد جدید برنامهریزی کنید، نیازی به شروع از صفر نخواهید داشت.
ادغام با نرمافزار مدیریت انجمن شما
همیشه مفید است که تمام اطلاعات مورد نیاز خود را در یک مکان داشته باشید. این کار یافتن اطلاعات را آسانتر کرده و توانایی شما برای برقراری ارتباط با اعضا به روشی معنادار و بدون زحمت را بهبود میبخشد. نرمافزار رویداد مجازی ترنج دیتا با نرمافزار مدیریت انجمن شما ادغام میشود تا یک سیستم قدرتمند مدیریت اعضا در یک پلتفرم ارائه دهد.
شروع کنید تا رویداد مجازی بعدی انجمن خود را برگزار کنید.
رویدادهای مجازی در اینجا هستند و چه به صورت کاملاً دیجیتال و چه به شکل ترکیبی، باقی خواهند ماند. این رویدادها به شما فرصتهای انعطافپذیری برای ارتباط با اعضای خود و ایجاد برند خود در میان اعضای بالقوه میدهند. با استفاده از بهترین شیوهها، میتوانید امروز برگزاری رویدادهای مجازی موفق را آغاز کنید.برای اطلاعات بیشتر در مورد برگزاری رویدادهای مجازی، حتماً به برخی از منابع دیگر ما نیز نگاهی بیندازید، از جمله:
- کتابچه راهنمای رویداد مجازی
- سوالات متداول درباره برگزاری رویداد مجازی
- چگونه یک کنفرانس مجازی برگزار کنیم
و در نهایت، اگر به برگزاری رویدادهای مجازی بیشتری از این پس علاقهمند هستید، سرمایهگذاری در نرمافزار مدیریت رویدادهای مجازی گزینهای عالی برای سازمان شماست. حتماً ثبتنام کنید تا دمو رایگان نحوه عملکرد نرمافزار ترنج دیتا را دریافت کنید.