اگر شما یک سازمان عضویت دارید، می‌دانید که رشد عضویت و ایجاد درآمد پایدار چقدر مهم است (و چقدر چالش‌برانگیز!). شما سخت کار می‌کنید تا اعضای جدید جذب کنید و آن‌ها را قانع کنید که ثبت‌نام کنند، اما تمدید عضویت و حفظ اعضا به همان اندازه (اگر نه بیشتر!) مهم است. اینجاست که نامه تمدید عضویت اهمیت زیادی پیدا می‌کند!
تمدید عضویت‌ها هزینه‌های جذب را کاهش می‌دهد، به تقویت روابط با اعضا کمک می‌کند و به ارزشی که سازمان شما به‌طور کلی برای اعضا به ارمغان می‌آورد، اشاره دارد.
برای برخی اعضا، عضویت ممکن است مناسب نبوده باشد، بنابراین احتمالاً از عضویت انصراف می‌دهند، و این مشکلی نیست! اما همیشه کسانی هستند که در مرز تصمیم‌گیری قرار دارند—آن‌ها احساس خاصی در مورد ماندن یا رفتن ندارند. حفظ این نوع اعضا به مدیریت صحیح آن‌ها بستگی دارد و باید به آن‌ها یادآوری کنید که در صورت ترک سازمان، چه چیزهایی را از دست خواهند داد.
یک نامه تمدید عضویت می‌تواند دقیقاً همین کار را انجام دهد.
۳ الگوی نامه تمدید عضویت
ما الگوهای تمدید عضویت برای موارد زیر داریم:
۹۰ روز قبل از انقضا
۱۵ روز قبل از انقضا
روز انقضا
این الگوهای نامه می‌توانند برای نوشتن ایمیل‌ها، چاپ نامه‌ها، ایجاد متن پیامک‌ها یا تهیه اسکریپت‌های تماس تلفنی نیز استفاده شوند!
1. الگوی ۹۰ روز قبل از تمدید عضویت
این نامه یک یادآوری ملایم است که تاریخ تمدید در ۹۰ روز آینده فرا می‌رسد. این نامه بر ابراز قدردانی و به اشتراک گذاشتن دستاوردهایی که سازمان توانسته به لطف حمایت اعضای خود به آن‌ها برسد، تمرکز دارد.
الگوی ۹۰ روز قبل از تمدید عضویت:
عزیز [نام کوچک],
ابتدا و مهم‌تر از همه، می‌خواهیم از شما برای سرمایه‌گذاری مداوم‌تان در [نام سازمان] تشکر کنیم. بدون وفاداری و حمایت شما، نمی‌توانستیم به‌طور مداوم مزایای ارزشمندی را برای اعضای خود فراهم کنیم و به‌طور فعال [جامعه یا صنعت] خود را توسعه دهیم. به طور ساده، شما باعث می‌شوید آنچه ما انجام می‌دهیم ممکن شود.
آیا باور می‌کنید که ۹ ماه از اولین پیوستن شما گذشته است؟ از آن زمان، عضویت شما به ما این امکان را داده است که بسیاری از ابتکارات را به انجام برسانیم:
- ما توانستیم…
- ما [رویداد] خود را برگزار کردیم…
- ما [ابتکار] را توسعه دادیم…
امیدواریم که توانسته باشید از عضویت خود در [نام سازمان] بهره‌برداری شخصی داشته باشید. اگر نه، اجازه دهید همین حالا آن را برای شما درست کنیم! با [نام نماینده] تماس بگیرید به شماره [شماره تلفن] یا ایمیل بزنید به [آدرس ایمیل] تا ببینیم چطور می‌توانیم نیازهای شما را بهتر برآورده کنیم.
اگر مانند اکثر اعضای ما از عضویت خود راضی هستید، لطفاً اکنون برای تمدید عضویت خود از طریق [لینک تمدید] اقدام کنید. تمدید زودهنگام شما به ما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی‌های سال آینده را انجام دهیم. لطفاً اگر پیشنهاداتی دارید، حتماً به ما اطلاع دهید. خوشحال می‌شویم که بازخورد شما را بشنویم!
با احترام,
[نام]
[عنوان]
2. الگوی ۱۵ روز قبل از تمدید عضویت
این نامه ۱۵ روز قبل از تاریخ تمدید ارسال می‌شود و شامل زبان عملی‌تری است تا به اعضا کمک کند تا فرآیند تمدید را به‌موقع تکمیل کنند. همچنین بیشتر بر مزایایی که اعضا در صورت انتخاب تمدید دریافت خواهند کرد، تمرکز دارد.
الگوی ۱۵ روز قبل از تمدید عضویت:
عزیز [نام کوچک],
عضویت شما در [نام سازمان] عضویت در [تاریخ] منقضی می‌شود و ما صمیمانه امیدواریم که سال دیگری از برنامه‌های عالی و توسعه حرفه‌ای را با ما همراه شوید.
خبر خوب! هنوز وقت دارید که عضویت خود را تمدید کنید و این کار از همیشه آسان‌تر شده است با این گزینه‌ها:
- روی این لینک کلیک کنید، [لینک تمدید]، و مراحل را دنبال کنید.
- ما در جلسات [تاریخ(ها)] یک میز برای پذیرش پرداخت تمدید عضویت شما خواهیم داشت.
- فرم پیوست را پر کرده و آن را همراه با پرداخت خود ارسال کنید.
خبر خوب دیگر! امسال یک انگیزه اضافی برای تمدید عضویت شما تا تاریخ [تاریخ] داریم. اگر فرم تمدید و پرداخت شما تا تاریخ [تاریخ] دریافت شود، نام شما در قرعه‌کشی برای [پیشنهاد] قرار خواهد گرفت!
[نام سازمان] شما را ارزشمند می‌داند و در چندین روش به شما در رسیدن به اهداف حرفه‌ای‌تان کمک می‌کند، از جمله:
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
لطفاً اگر سوال یا نگرانی دارید، به ما اطلاع دهید.
با احترام,
[نام]
[عنوان]
3. الگوی تمدید عضویت در روز انقضا
این نامه در روز تمدید یا نزدیک به آن ارسال می‌شود. حس فوریت دارد، اما به جای فشار به اعضا برای تمدید، بیشتر بر مزایایی که آن‌ها از ادامه عضویت خواهند برد، تمرکز دارد.
گزینه‌های ذکر شده در این نامه نیز بیشتر حساس به زمان هستند. در حالی که نامه قبلی تمدید حضوری و فرم ارسال پستی را پیشنهاد می‌داد، این نامه اعضا را به تکمیل فرآیند تمدید به صورت آنلاین یا تلفنی تشویق می‌کند.
شما همچنین می‌توانید این پیام را با یک تماس تلفنی سریع دنبال کنید تا بررسی کنید که آیا اعضا آن را دریافت کرده‌اند و برای راهنمایی در فرآیند تمدید به آن‌ها کمک کنید.
الگوی تمدید عضویت در روز انقضا:
عزیز [نام کوچک],
یک سال از اولین دیدارمان با شما گذشته است و ما مشتاقانه منتظریم که سال‌های بیشتری را با هم بگذرانیم! آیا می‌دانستید که عضویت شما در [نام سازمان] امروز منقضی می‌شود؟
لطفاً اجازه ندهید که عضویت شما منقضی شود! گزینه‌های بهتری از پرداخت [مبلغ دلاری] برای شرکت در رویدادهای ماهانه به عنوان مهمان (هزینه مهمان [مبلغ دلاری]) یا پیوستن مجدد با نرخ جدید عضو به مبلغ [مبلغ دلاری] وجود دارد.
خبر خوب این است که هنوز وقت دارید تا عضویت خود را تمدید کنید!
- روی این لینک کلیک کنید، [لینک تمدید]، و مراحل را دنبال کنید.
- با ما تماس بگیرید به شماره [شماره تلفن] و عضویت خود را با کارت اعتباری تمدید کنید.
یادآوری می‌کنیم که [نام سازمان] شما را ارزشمند می‌داند و در چندین روش به شما در رسیدن به اهداف حرفه‌ای‌تان کمک می‌کند، از جمله:
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
- [برجسته‌سازی مزیت]
لطفاً اگر سوال یا نگرانی دارید، به ما اطلاع دهید. ما اینجا هستیم تا به شما خدمت کنیم!
با بهترین آرزوها,
[نام]
[عنوان]
هدف نامه تمدید عضویت
نامه‌های تمدید عضویت فرصت شما برای انجام ۳ کار هستند:
- اطلاع‌رسانی به اعضا در مورد اینکه عضویت آن‌ها برای تمدید آماده است.
- ارائه دلایلی برای اینکه چرا باید عضویت خود را تمدید کنند.
- ارائه مراحل ساده برای تمدید عضویت.
در این پست، به شما تمام نکاتی که باید درباره نوشتن نامه‌ها و ایمیل‌های تمدید عضویت بدانید، توضیح خواهیم داد تا اعضا را قانع کنید که به سازمان شما ادامه دهند. همچنین، سه الگوی نامه تمدید عضویت که می‌توانید آن‌ها را تغییر داده و برای اعضای خود ارسال کنید را به شما معرفی خواهیم کرد. این الگوها برای انجمن‌ها و اتاق‌های بازرگانی اثبات شده‌اند و نتایج خوبی داشته‌اند.
چگونه می‌توانید نامه تمدید عضویت خود را ارسال کنید؟
اصطلاح "نامه‌های تمدید عضویت" معمولاً زمانی که صحبت از این نوع ارتباط با اعضا می‌شود، استفاده می‌شود. با این حال، نامه‌های تمدید عضویت می‌توانند به صورت ایمیل نیز ارسال شوند و حتی می‌توانید آن‌ها را کوتاه و مختصر کنید تا به صورت پیامک ارسال شوند، اگر سازمان شما این روش را برای ارتباطات دارد.
ایمیل احتمالاً رایج‌ترین روش ارسال این نامه‌هاست، اما شما می‌توانید آن‌ها را از طریق پست هم ارسال کنید یا از این نمونه‌ها به عنوان اسکریپت برای تماس‌های تلفنی استفاده کنید.
بهترین روش برای ارسال این نامه‌ها؟ استفاده از ترکیبی از گزینه‌ها! ارتباط برقرار کردن تنها از یک روش می‌تواند یادآوری‌های شما را نادیده بگیرد. پس ایمیل را یک یا دو بار ارسال کنید، پیامک بفرستید و شاید یک تماس تلفنی هم انجام دهید!
۷ نکته برای نوشتن نامه تمدید عضویت ایده‌آل
اعضای شما احتمالاً ایمیل‌ها و نامه‌های زیادی دریافت می‌کنند. بنابراین چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که یادآوری‌های تمدید شما در میان این شلوغی جلب توجه کنند و اعضای شما را به اقدام ترغیب کنند؟ در اینجا بهترین نکات ما آمده است:
1. آن را کوتاه و شیرین نگه‌دارید.
اگر پاراگراف‌ها و پاراگراف‌های زیادی درباره اینکه چرا اعضا باید تمدید کنند بنویسید، احتمالاً هیچ‌کس نامه شما را نخواهد خواند. آن‌ها ممکن است به سرعت از روی آن رد شوند، جزئیات مهم را از دست بدهند و در نهایت تصمیم به نادیده‌گرفتن آن بگیرند.
پیام خود را کوتاه، جذاب و آسان برای خواندن نگه‌دارید. به نکات اصلی خود بچسبید و آن‌ها را به صورت بصری تفکیک کنید تا مطمئن شوید خواننده از روی آن‌ها رد نمی‌شود. همچنین، ممکن است ایده خوبی باشد که چند عبارت مهم که خلاصه‌کننده پیام شما هستند را با حروف درشت بنویسید.
2. آن را شخصی‌سازی کنید.
پیام‌های یکسان هیچ‌گاه خوب دریافت نمی‌شوند؛ زیرا این پیام‌ها غیرشخصی به نظر می‌رسند و معمولاً معنی خود را از دست می‌دهند. اگر صدها عضو دارید، نامه‌ها و ایمیل‌های شما احتمالاً به‌صورت انبوه تولید خواهند شد، اما کارهایی وجود دارد که می‌توانید انجام دهید تا آن‌ها به نظر شخصی‌تر بیایند.
برای شروع، می‌توانید از ابزارهای سفارشی‌سازی استفاده کنید تا نام، سطح عضویت، مدت عضویت، تاریخ انقضا و مدت زمان باقی‌مانده برای تمدید را شامل کنید. اگر ایمیلی ارسال می‌کنید، حتی می‌توانید نام کوچک عضو را در موضوع ایمیل بگنجانید تا احتمال بیشتری داشته باشد که آن را باز کند.
اگر یادآوری‌های تمدید را از طریق پست ارسال می‌کنید، سعی کنید یک امضای واقعی و یادداشتی دست‌نویس اضافه کنید. اعضای شما از اینکه زمان گذاشته‌اید تا لمسی شخصی به آن اضافه کنید، قدردانی خواهند کرد.
3. با خط موضوع خود خلاق و هدفمند باشید.
زمانی که یادآوری تمدید را از طریق ایمیل ارسال می‌کنید، خط موضوعی که انتخاب می‌کنید، تعیین‌کننده این است که آیا اعضا ایمیل شما را باز می‌کنند یا مستقیماً به پوشه «حذف شده» می‌فرستند.
برای اطمینان از اینکه خط موضوع شما کلیک می‌شود، از عبارات خسته‌کننده‌ای مانند «لطفاً عضویت خود را تمدید کنید» پرهیز کنید. در عوض، از عبارات جذاب‌تری مانند «<نام کوچک>، آیا برای یک سال دیگر با ما خواهید ماند؟» یا «اوه نه! تنها یک ماه تا انقضای عضویت شما مانده» استفاده کنید. یا یک عبارت ساده مثل «ما دلتنگ شما خواهیم شد!» را امتحان کنید.
ما یک وبلاگ کامل درباره نحوه بهینه‌سازی خطوط موضوع داریم که می‌توانید آن را مطالعه کنید اگر به دنبال بهبود این بخش از ایمیل‌های خود هستید.
4. با تاریخ انقضای عضویت آن‌ها شفاف باشید.
این مورد به نظر واضح می‌رسد، اما تعجب خواهید کرد که چه تعداد از مدیران عضویت این جزئیات مهم را نادیده می‌گیرند. واقعیت این است که اعضای شما احتمالاً تاریخ انقضای عضویت خود را دنبال نمی‌کنند. این شما هستید که باید اطمینان حاصل کنید آن‌ها از نزدیک شدن تاریخ آگاه هستند.
در پیام خود، حتماً تاریخ انقضای آن‌ها را به‌طور واضح بیان کنید، شاید حتی چندین بار. در نظر داشته باشید که متن را با حروف درشت بنویسید تا بیشتر جلب توجه کند.
5. در زمان مناسب ارسال کنید.
زمان‌بندی نامه تمدید عضویت تقریباً به‌اندازه خود نامه اهمیت دارد. اگر آن را خیلی زود ارسال کنید، ممکن است تا مدت‌ها نادیده گرفته شود و فراموش شود. اگر خیلی دیر ارسال کنید، اعضای شما زمان کافی برای انجام فرآیند تمدید نخواهند داشت.
همان‌طور که در الگوهای نامه تمدید که در ادامه این پست به اشتراک می‌گذاریم خواهید دید، همیشه ایده خوبی است که چندین نامه و ایمیل ارسال کنید، هرکدام با زمان‌بندی و هدف خاص خود. اولین نامه می‌تواند سه ماه قبل از تاریخ انقضا ارسال شود و به‌عنوان یادآوری دوستانه عمل کند. نامه بعدی می‌تواند یک ماه یا دو هفته قبل از انقضا ارسال شود و کمی فوری‌تر به نظر برسد. آخرین نامه یک روز قبل از انقضا ارسال می‌شود و به‌عنوان آخرین فرصت برای تمدید عمل می‌کند. برای کسانی که در این مرحله تمدید نمی‌کنند، می‌توانید به فکر ارسال نامه‌هایی برای جلب دوباره اعضای غیرفعال باشید.
6. از فرمت‌های مختلف استفاده کنید.
شما می‌توانید انتخاب کنید که یک نامه فیزیکی از طریق پست ارسال کنید، ایمیل بزنید یا به اعضای خود تماس تلفنی بزنید. پیشنهاد ما این است که استراتژی‌ای ایجاد کنید که حداقل شامل دو مورد از این روش‌ها باشد. می‌توانید با ارسال یک نامه شروع کنید و سپس با یک ایمیل پیگیری کنید. یا می‌توانید با یک ایمیل آغاز کنید و سپس با یک تماس تلفنی پیگیری نمایید.
به ترجیحات ارتباطی اعضای خود فکر کنید؛ ممکن است نیاز باشد استراتژی خود را برای هر عضو بر اساس نحوه تماس مورد علاقه آن‌ها تنظیم کنید.
7. اطلاعات تماس سازمان خود را شامل کنید.
برخی از اعضا ممکن است قبل از تکمیل فرآیند تمدید عضویت، نگرانی‌ها، سوالات یا نیاز به توضیحات داشته باشند. چه نامه ارسال کنید و چه ایمیل، نام فردی را که می‌توانند برای سوالات تماس بگیرند، به همراه آدرس ایمیل و شماره تلفن او شامل کنید.
3 نکته برای اطمینان از تمدید عضویت اعضا
حال که نکات نوشتن نامه خود را دارید، در اینجا چند ترفند برای اطمینان از اینکه اعضای شما به تمدید اقدام می‌کنند، آورده شده است.
1. کار را آسان کنید.
اعضای شما در صورتی که فرآیند تمدید طولانی و پیچیده باشد، احتمالاً کمتر اقدام به تمدید خواهند کرد. هیچ‌کس نه زمان و نه صبر ندارد که صفحات فرم را پر کند یا به دنبال تمبر بگردد تا آن‌ها را پست کند.
فرآیند تمدید را آن‌قدر آسان کنید که تصمیم به تمدید تبدیل به یک انتخاب واضح شود. سریع‌ترین گزینه این است که دکمه‌ای در ایمیل بگنجانید که به اعضا اجازه دهد با چند کلیک تمدید کنند. پرداخت‌های آنلاین در این زمینه بسیار کمک‌کننده هستند.
به خاطر داشته باشید که همه اعضا با استفاده از ایمیل یا پرداخت آنلاین راحت نیستند، بنابراین گزینه‌های دیگری نیز برای آن‌ها ارائه دهید. اگر تمدید را از طریق پست می‌پذیرید، حتماً یک پاکت پیش‌نشانی‌شده و پیش‌پرداخت‌شده را شامل کنید تا اعضا نگرانی درباره آن نداشته باشند. همچنین می‌توانید شماره تلفن مستقیمی در اختیار آن‌ها قرار دهید که بتوانند با آن تماس بگیرند و با فردی که می‌تواند پرداخت را برایشان انجام دهد صحبت کنند.
2. مشوقی ارائه دهید.
شما احتمالاً می‌خواهید اعضای خود زودتر از تاریخ انقضا تمدید کنند تا از دردسر پیگیری آن‌ها و نگرانی درباره درآمد کافی در سال آینده جلوگیری کنید.
یکی از بهترین راه‌ها برای دستیابی به این هدف، ارائه مشوقی مانند قیمت کاهش‌یافته عضویت در صورت تمدید قبل از تاریخ معین است. می‌توانید یک قدم جلوتر بروید و بسته‌ای از دو یا سه سال عضویت را با قیمت تخفیفی پیشنهاد دهید.
مشوق‌های دیگر می‌تواند شامل یک هدیه رایگان، بلیت به یک رویداد، تخفیف برای یک غرفه نمایشگاه یا دسترسی به یک رویداد، دارایی یا مزایای خاص اعضا باشد.
3. تمدید خودکار را تنظیم کنید.
به‌طور قطع، ساده‌ترین راه برای مدیریت تمدیدهای عضویت، تشویق اعضا به ثبت‌نام برای تمدید خودکار است. این یک رویکرد بدون دخالت برای شما و اعضای شماست. همه چیز به‌صورت خودکار انجام می‌شود—پرداخت‌ها، دسترسی، به‌روزرسانی اطلاعات و غیره—از طریق نرم‌افزار مدیریت انجمن شما (AMS). اگر هنوز از AMS استفاده نمی‌کنید، می‌توانید اطلاعات بیشتری درباره آن‌ها در اینجا پیدا کنید.
نامه‌های تمدید برای کمک به افزایش نرخ تمدید شما
پس اینجا دارید! از نکات و الگوهای بالا استفاده کنید تا نامه یا ایمیل تمدید ایده‌آل خود را بنویسید و شاهد شکوفایی عضویت خود باشید!
