با آماده‌سازی برای کمپین تجدید عضویت امسال، حتماً زمانی را برای مرور و به‌روزرسانی نامه یا ایمیل تجدید عضویت خود اختصاص دهید.
برای بسیاری از سازمان‌ها، این ابزار کلیدی در مجموعه تجدید عضویت شماست. در نهایت، بر خلاف خبرنامه‌ها یا وب‌سایت‌تان، نامه یا ایمیل تجدید عضویت فرصتی برای صحبت مستقیم با اعضای شما فراهم می‌کند. و با توجه به اینکه حفظ اعضا و فعال و درگیر نگه‌داشتن آن‌ها بسیار حائز اهمیت است — ممکن است این نامه مهم‌ترین قطعه ارتباطی باشد که در سال جاری ارسال می‌کنید!
1- نوشتن نامه تجدید عضویت قدرتمند
نامه یا ایمیل تجدید عضویت شما باید به هر عضو صحبت کند و احساس ارتباط شخصی و نقش اساسی آن‌ها در یک سازمان مهم را القا کند.
این پیام باید قوی باشد و ارزش‌هایی را که سازمان شما به زندگی شخصی و حرفه‌ای اعضا می‌آورد، یادآوری و تقویت کند. همچنین باید به تعهد سازمان به اعضا و اهمیت حمایت آن‌ها از زمان پر کردن فرم درخواست عضویت، اشاره کند.
برای اینکه بتوانید لمسه شخصی بیشتری به نامه بدهید، به این فکر کنید که اگر خودتان عضو بودید، چه چیزی می‌خواستید بشنوید. همچنین می‌توانید اعضا را در فرآیند نوشتن نامه تجدید عضویت مشارکت دهید. چرا با اعضای هیئت مدیره، مسئولان عضویت یا ارتباطات صحبت نکنید؟ شاید آن‌ها نظراتی داشته باشند که بتوانید در نامه خود بگنجانید. برای شخصی‌تر کردن بیشتر، می‌توانید نامه یا ایمیل را مستقیماً از یکی از این داوطلبان ارسال کنید.
2. ترغیب اعضا به تجدید عضویت خودکار
آیا می‌خواهید زندگی‌تان کمی آسان‌تر شود؟
چرا اعضا را به تجدید عضویت خودکار ترغیب نکنید؟
سازمان‌های برتر عضویت به این دلیل موفق می‌شوند که اعضای خود را وادار به تجدید خودکار عضویت می‌کنند. تجدید خودکار به معنای آن است که حق عضویت اعضا به‌صورت خودکار در پایان هر دوره از کارت اعتباری آن‌ها برداشت می‌شود. اعضا تنها یک بار باید تنظیمات لازم را انجام دهند و بعد از آن همه چیز خودکار خواهد بود.
مزایای تنظیم تجدید خودکار شامل موارد زیر است:
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های پردازش حق عضویت به‌صورت دستی.
- افزایش جریان نقدی با برداشت حق عضویت از حساب اعضا بلافاصله پس از موعد پرداخت (بدون حق عضویت‌های معوقه).
- از آن‌جایی که نیازی به یادآوری حق عضویت‌های معوقه نخواهید داشت، می‌توانید ارتباطات خود را برای زمان‌های مهم‌تری حفظ کنید.
ساده‌ترین راه برای تنظیم تجدید خودکار استفاده از یک سیستم مدیریت عضویت است که برای خودکارسازی تمام وظایف اداری مدیران عضویت (مانند حق عضویت، به‌روزرسانی وب‌سایت، طراحی خبرنامه، ثبت‌نام در رویدادها، به‌روزرسانی پایگاه داده و غیره) طراحی شده است.
اگر به دنبال یک سیستم مدیریت عضویت عالی برای سازمان خود هستید، ترنج دیتا بهترین سیستم با رتبه بالا است که توسط بیش از ۲۰,۰۰۰ سازمان عضویت در سراسر جهان استفاده می‌شود. نکته جالب این است که WildApricotیک دوره آزمایشی ۶۰ روزه رایگان برای کسانی که به دنبال استفاده از آن هستند، ارائه می‌دهد.
3. اقداماتی برای تأثیرگذاری بیشتر در پیام شما
اگر از یک پلتفرم مدیریت عضویت استفاده می‌کنید، می‌توانید از داده‌های عضویت خود برای شخصی‌سازی ایمیل‌ها یا نامه‌های تجدید عضویت بهره بگیرید.
فرایند را با فکر کردن درباره اینکه چه چیزی اعضای شما را متمایز می‌کند، آغاز کنید – به عنوان مثال:
- آیا چند سطح یا دسته‌بندی عضویت دارید؟ (مانند: دانشجو، عضو فعال، بازنشسته، وابسته و غیره)
- آیا لیست خود را بر اساس وضعیت عضویت تقسیم‌بندی می‌کنید؟ (عضو جدید، عضو فعال، عضو دیرینه، عضو غیرفعال/منقضی، عضو سابق/بازگشته)
- آیا داده‌های مشارکت را جمع‌آوری می‌کنید؟ (مانند: فعالیت‌های داوطلبانه؛ حضور در رویدادها یا جلسات توسعه حرفه‌ای؛ مشارکت در کمیته‌ها یا گروه‌های کاری و غیره)
هرچه بیشتر درباره اعضای خود بدانید، می‌توانید نامه یا ایمیل را به گونه‌ای شخصی‌سازی کنید که مستقیماً با آن‌ها صحبت کند.
(و اگر نمی‌دانید کدام یک از اعضای شما در این بخش‌ها قرار دارند… وقت آن است که شروع به پرسش و پیگیری کنید!)
به عنوان مثال، اگر می‌دانید که گروهی از اعضا در کمیته حمایت‌گری شما فعال بوده‌اند یا به یک ابتکار خاص علاقه‌مندند، ممکن است بخواهید موفقیت‌های انجمن را در سال گذشته برجسته کنید و از مشارکت‌های آن‌ها که این موفقیت‌ها را ممکن ساخته، در نامه تجدید عضویت تقدیر کنید.
این نامه از Forterra (که قبلاً به عنوان “آبشار حفاظت از زمین” شناخته می‌شد) ابتکاراتی را که حمایت این اهداکننده در طول سال ممکن ساخته و به وضوح توضیح می‌دهد که تجدید عضویت آن‌ها می‌تواند کدام ابتکارات را در سال آینده پشتیبانی کند.
مثال نامه تجدید عضویت به طور متناوب، اگر دسته‌بندی عضویت دانشجویی دارید، ممکن است بخواهید مزایای خاص عضویتی که این گروه بیشتر به آن‌ها نیاز دارد (مانند: توسعه حرفه‌ای یا رویدادهای شبکه‌سازی) را برجسته کنید.
همچنین می‌توانید نامه‌ها یا ایمیل‌های جداگانه‌ای بر اساس وضعیت عضویت ایجاد کنید، به عنوان مثال:
- یک پیام قدرتمند "ما دلتنگ شما هستیم" (شاید از طرف رئیس هیئت مدیره؟) برای اعضای غیرفعال
- یک یادداشت شخصی "بدون شما نمی‌توانستیم" برای اعضای دیرینه
- یک یادداشت خوشامدگویی برای اعضای جدید که برای اولین بار تجدید عضویت می‌کنند
- یک یادداشت "خوش آمدید دوباره" برای اعضای سابق/بازگشته
اگر در پیدا کردن بهترین راه برای خطاب به یک بخش خاص مشکل دارید، سعی کنید با یک عضو یا داوطلب که نماینده آن گروه است تماس بگیرید و نظر و بینش او را بپرسید.
توجه برای کاربران ترنج دیتا : شما می‌توانید ایمیل‌های تمدید خودکار خود را سفارشی کنید و نسخه‌های مختلفی را برای بخش‌های اعضا، دسته‌بندی‌ها یا سطوح عضویت ایجاد کنید.
4. اطمینان از اینکه سلام به عنوان مانع عمل نمی‌کند.
یادتان هست آن جمله معروف از فیلم جری مگوایر: "شما با سلام مرا جذب کردید"؟
خوب، دو کلمه اول شما – "……عزیز" می‌تواند تأثیر زیادی بر این داشته باشد که آیا نامه یا ایمیل شما خوانده می‌شود یا به‌طور جدی گرفته می‌شود.
اگر در سلام مشکل داشته باشید، ممکن است عضو شما هرگز به متن فوق‌العاده شما درباره اهمیت او یا کارهای شگفت‌انگیزی که سازمان شما در سال گذشته انجام داده، نرسد.
بنابراین، در اینجا چند نکته برای درست کردن سلام یا خوشامدگویی آورده شده است:
- هرگز نگویید "عزیز عضو" این باید شخصی باشد.
- "عزیز [نام کوچک]" — احتمالاً بهترین گزینه است، اما اطمینان حاصل کنید که پایگاه داده شما نام‌های کوچک صحیح برای تمام اعضا دارد تا به "عزیز خالی" یا بدتر، "عزیز نام کوچک" نرسید!
- از استفاده از خانم، آقا خودداری کنید، زیرا هر گونه خطا در پایگاه داده شما می‌تواند "بوسه مرگ" باشد وقتی که یک کارمند یا سیستم، جنسیت عضو را اشتباه تشخیص دهد! چنین اشتباهاتی قطعاً نشان می‌دهد که شما این عضو را نمی‌شناسید.
آیا به نکات بیشتری از این دست نیاز دارید؟ قبل از اینکه پاکت را بچسبانید یا دکمه ارسال را بزنید، چک‌لیست نامه تجدید عضویت ما را بررسی کنید.
5. نشان دادن مزایا به اعضا
زمانی که اعضای شما نامه یا ایمیل تجدید عضویت را دریافت می‌کنند، احتمالاً به یاد یکی دیگر از جملات فیلم Jerry Maguireمی‌افتند: “به من پول نشان بده!”
هنگامی که نامه تجدید عضویت سالیانه، ایمیل یا فاکتور خود را دریافت می‌کنند، به‌طور خودکار به این فکر می‌کنند: "انجمن/باشگاه من اخیراً چه کاری برای من کرده است؟" آن‌ها به ارزش عضویت و مزایایی که شما ارائه داده‌اید، از نظر ارزشی که به کسب‌وکار و/یا زندگی آن‌ها افزوده شده، فکر می‌کنند.
بنابراین، هنگام تهیه پیام‌های ارتباطی تجدید عضویت، مطمئن شوید که این پیام‌ها با اعضای شما هم‌راستا باشند و مزایای عضویت را به آن‌ها نشان دهند.
به عنوان مثال، این جدول از PMI کانزاس سیتی آمریکای میانه
تفاوت‌های بین عضو و غیر عضو را نشان می‌دهد.
برای ارائه این اطلاعات به‌صورت مؤثر در نامه تجدید عضویت، می‌توانند به مزایایی که یک عضو از آن‌ها بهره‌برداری کرده و میزان پولی که در طول سال صرفه‌جویی کرده‌اند، اشاره کنند.
یکی دیگر از مزایای رایجی که اکثر سازمان‌ها ارائه می‌دهند و می‌توان به سادگی به آن اشاره کرد: فرصت مشارکت در یک جامعه است.
یادآوری اعضا از ارتباطات احساسی و حرفه‌ای که می‌توانند در سازمان شما برقرار کنند، اغلب ارزشمندتر از یک لیست ساده از تخفیف‌ها است.
به عنوان مثال، اگر سازمان شما یک فهرست اعضا دارد، می‌توانید به آن اشاره کنید. اگر این دایرکتوری وجود ندارد، می‌توانید از اعضا بپرسید که چگونه از فرصت شبکه‌سازی با سایر اعضا بهره‌مند شده‌اند — آیا تماس‌های جدید تجاری کسب کرده‌اند؟ آیا چیز جدیدی یاد گرفته‌اند؟ — و سپس این نظرات را در نامه‌ها و وب‌سایت خود برای تشویق به تجدید عضویت برجسته کنید.
به طور خلاصه: بررسی مزایای شما نیازی به طولانی بودن ندارد، اما باید مرتبط و مبتنی بر نتایج باشد. اگر در مورد شخصی‌سازی متناسب با مخاطبان خود فکر کرده‌اید، می‌تواند یک لیست مختصر و با نکات برجسته باشد که به‌طور مستقیم با عضو صحبت می‌کند.
6. درخواست فوری و صادقانه از اعضا
بله، این یک نامه یا ایمیل تجدید عضویت است… اما نمی‌خواهید که در خط اول بلافاصله از آن‌ها بخواهید که تجدید کنند، زیرا این ممکن است تهاجمی به نظر برسد و نشان دهد که تنها به دنبال پول هستید.
با این حال، پس از اینکه یک شروع خوشامدگویی داشتید و به عضو خود یادآوری کردید که عضویت چه مزایایی دارد، حالا باید "درخواست" خود را مطرح کنید.
البته، حتی اگر آن‌ها نامه یا ایمیل شما را به سرعت مرور کرده باشند، عضو شما در انتظار "پیام اصلی" است. بنابراین درخواست خود را فوری و صادقانه مطرح کنید — از آن‌ها بخواهید که امروز تجدید عضویت خود را انجام دهند.
این درخواست باید شامل روش‌هایی باشد که آن‌ها می‌توانند به راحتی و به سرعت این کار را انجام دهند، خواه از طریق چک یا آنلاین. اگر در حال ارسال ایمیل هستید، می‌توانید لینک به پرتال اعضا را نیز اضافه کنید تا آن‌ها بتوانند به‌طور فوری روی آن کلیک کنند.
7. این یادآوری الزامی است
ما در مورد نامه‌ها و ایمیل‌های تجدید عضویت صحبت می‌کنیم، اما سازمان شما ممکن است به تجدید عضویت‌ها به عنوان "اطلاعیه‌های تجدید"، "یادآوری‌های تجدید" یا حتی "فاکتورهای تجدید" فکر کند.
فرقی نمی‌کند که فرایند شما یا سیستم‌های مدیریت عضویت چگونه کار می‌کند، شما باید در زمان تجدید، از این فرصت استفاده کنید و با یک پیام شخصی به همه اعضای خود دسترسی پیدا کنید.
اگر سازمان شما از نرم‌افزار مدیریت عضویت آنلاین استفاده می‌کند، بسیاری از اعضای شما ممکن است از این گزینه بهره‌مند شده باشند که حق عضویت‌های خود را به‌صورت خودکار (سالانه، سه‌ماهه، ماهانه) پرداخت کنند.
اما حتی با وجود اینکه فناوری می‌تواند در مدیریت تجدید عضویت زمان و تلاش زیادی را صرفه‌جویی کند، اگر اعضا از طریق فرایند پرداخت‌های دوره‌ای سیستم مدیریت عضویت شما پرداخت می‌کنند، هنوز هم مهم است که فرصتی برای ارتباط با اعضا فراهم کنید. در نهایت، این یک رفتار محترمانه است که به آن‌ها اطلاع دهید که تجدید عضویتشان نزدیک است و کارت اعتباری آن‌ها شارژ خواهد شد. همچنین این فرصتی است برای ارتباط دوباره با آن‌ها در سطح شخصی، همان‌طور که با سایر اعضای خود که نامه یا ایمیل تجدید را دریافت می‌کنند، ارتباط دارید.
بیشتر بخوانید: ۵ مرحله برای ساخت یک وب‌سایت عضویت (بدون نیاز به تجربه فنی)
8. فراموش نکنید که این را بگویید
نامه یا ایمیل تجدید عضویت شما فرصتی است برای بیان مزایای عضویت و قدردانی از حمایت ارزشمند عضو. اما همچنین می‌تواند هیجان برای سال آینده را ایجاد کند — فعالیت‌ها، برنامه‌ها یا رویدادهایی که با حق عضویت یا هزینه‌های آن‌ها ممکن شده است.
از پایان نامه به عنوان فرصتی برای ارائه یک یادداشت صمیمانه از تشکر به عضو استفاده کنید. اگر می‌توانید، پایان نامه را به‌گونه‌ای شخصی‌سازی کنید که متناسب با نوع یا پروفایل عضو باشد تا گرم و شخصی به نظر برسد — این ارتباط احساسی و حس ارزش عضویت را به آن‌ها یادآوری می‌کند که چرا در ابتدا به سازمان شما پیوستند.
9. نمونه نامه تجدید عضویت برای استفاده
به دنبال یک نامه تجدید عضویت هستید که تمام این پیشنهادات را شامل شود؟
خوب، به جستجوی خود پایان دهید: در اینجا یک الگو برای شما آماده شده است!
امیدواریم این الگو در هنگام ارسال نامه‌های تجدید عضویت برای شما مفید باشد!
