در حالی که محدودیت‌های برگزاری تجمعات به دلیل COVID-19 (کرونا) در حال کاهش است، محبوبیت رویدادهای مجازی تنها در حال افزایش است. طبق یک گزارش اخیر، بیش از نیمی (۵۵٪) از برگزارکنندگان برنامه‌ریزی می‌کنند که سرمایه‌گذاری بیشتری در رویدادهای مجازی داشته باشند. یک نظرسنجی دیگر نشان می‌دهد که بازار رویدادهای مجازی انتظار می‌رود تا سال ۲۰۲۸ به ارزش ۵۰۴.۷۶ میلیارد دلار برسد.
دلایل این موضوع کاملاً روشن است؛ رویدادهای مجازی شامل‌تر هستند، برای جامعه شما ایمن‌ترند و به برگزارکنندگان این امکان را می‌دهند که به طیف وسیع‌تری از مخاطبان خدمت کنند. و با توجه به اینکه بازار در سال‌های آینده تنها در حال رشد است، منطقی است که سازمان شما از این روند بهره‌برداری کند.
برای کمک به شما در برنامه‌ریزی کنفرانس مجازی بعدی‌تان، فهرستی از ۱۱ نکته تخصصی را تهیه کرده‌ایم تا شما را از مراحل برنامه‌ریزی تا تحلیل پس از رویداد راهنمایی کند:
1. شناسایی مخاطب خود
هنگام نشستن با تیم خود برای سازماندهی یک کنفرانس مجازی، ابتدا باید درک کنید که می‌خواهید چه افرادی را به عنوان شرکت‌کنندگان احتمالی هدف قرار دهید.
مخاطب هدف شما به طور اجتناب‌ناپذیری بر محتوای کنفرانس، سخنرانانی که انتخاب می‌کنید و نحوه ایجاد کمپین بازاریابی شما برای تبلیغ رویداد تأثیر می‌گذارد. بنابراین، بسیار مهم است که نوع افرادی را که می‌خواهید دعوت کنید، مشخص کنید.
در حالی که ممکن است معمولاً فقط اعضای خود را دعوت کنید، همان‌طور که قبلاً ذکر شد، رویدادهای مجازی این امکان را به شما می‌دهند که مخاطبان خود را گسترش دهید و در این فرآیند دامنه دسترسی خود را افزایش دهید. شما فرصت هدف‌گذاری به اعضای بالقوه‌ای را دارید که ممکن است به سازمان شما بپیوندند.
از پرسونای اعضا و اعضای بالقوه استفاده کنید تا ویژگی‌های افرادی را که می‌خواهید دعوت کنید، مشخص کنید—سپس می‌توانید متناسب با آن هدف‌گذاری خود را تنظیم کنید.
2.انتخاب ابزار مناسب برای رویداد مجازی
برای برگزاری یک کنفرانس مجازی، باید خود را با ابزارهای مناسب برای موفقیت آماده کنید. و در رأس این لیست، یک پلتفرم مدیریت کنفرانس مناسب قرار دارد.
شما نه تنها به یک ابزار رویداد مجازی برای میزبانی کارآمد کنفرانس خود در روز بزرگ نیاز دارید، بلکه وجود نرم‌افزاری که به ثبت‌نام و بازاریابی شرکت‌کنندگان کمک کند نیز مفید است. این نوع پلتفرم جامع، کار برنامه‌ریزی و ترویج رویداد شما را بسیار آسان‌تر می‌کند.
هنگام بررسی نرم‌افزار مدیریت کنفرانس مناسب، اطمینان حاصل کنید که شامل ویژگی‌های زیر باشد:
- ثبت‌نام برای شرکت‌کنندگان. برای شرکت‌کنندگان آسان کنید که به‌صورت آنلاین برای رویداد شما ثبت نام کنند و سپس در روز رویداد وارد شوند.
- ویژگی‌های ترویج. ابزار مناسب باید برنامه‌ریزی و ترویج رویداد شما را آسان کند. به دنبال ویژگی‌هایی مانند الگوهای کمپین ایمیلی برای بازاریابی رویداد خود، ایمیل‌های تأیید خودکار برای ثبت‌نام‌کنندگان و قابلیت تولید و ارسال کدهای تبلیغاتی یا تخفیف باشید.
- یکپارچگی با زوم. از آنجایی که زوم یکی از سریع‌ترین اپلیکیشن‌های در حال رشد در دوران پاندمی COVID-19 (کرونا) است، اطمینان حاصل کنید که ابزار مدیریت کنفرانس انتخابی شما با این پلتفرم ویدئو کنفرانس محبوب یکپارچه شده است.
- اپلیکیشن برای شرکت‌کنندگان. برای جذب شرکت‌کنندگان خود، ابزاری را انتخاب کنید که ایجاد یک اپلیکیشن رویداد را آسان کند. بیش از دو سوم (78%) از افرادی که اپلیکیشن برای شرکت‌کنندگان دارند، گفتند که این موضوع تأثیر مثبتی بر رویداد آنها داشته است. از اپلیکیشن رویداد برای نظرخواهی از شرکت‌کنندگان، شناسایی حامیان، ارسال اعلان‌های فوری و اطمینان از دسترسی شرکت‌کنندگان به برنامه خود در هر زمان استفاده کنید.
- بازار حامیان. فقط به این دلیل که رویداد شما به‌صورت آنلاین است، به این معنا نیست که نمی‌توانید به حامیان ارزشمند توجه کنید. پلتفرم کنفرانس مناسب باید ویژگی‌هایی داشته باشد که یک بازار دیجیتال حامیان را برای شرکت‌کنندگان فراهم کند تا بتوانند محصولات و خدمات مرتبط را پیدا کنند.
- یکپارچگی مدیریت عضویت. برای آسان‌تر کردن ارسال دعوت‌نامه‌ها مستقیماً به اعضای خود، اطمینان حاصل کنید که ابزار انتخابی شما با سیستم مدیریت عضویت شما یکپارچه شده است.
3.ایجاد یک برنامه‌کار(Agenda)
حالا که می‌دانید چه کسانی را به رویداد خود دعوت خواهید کرد، وقت آن است که برنامه‌ریزی خود را برای روز کنفرانس مشخص کنید. شما باید به چند سوال کلیدی توجه کنید، از جمله:
- آیا شما سخنرانان کلیدی، یک پنل سخنران یا هر دو را میزبان خواهید بود؟
- آیا قصد دارید کارگاهی (یا چند کارگاه) برای بحث در مورد مسائل مهم در صنعت خود داشته باشید؟
- آیا می‌خواهید پس از جلسات اصلی سخنرانان، جلسات جداگانه‌ای برای جذب بیشتر شرکت‌کنندگان برگزار کنید؟
- آیا باید مسیرهای محتوایی متعددی (و برنامه‌های مربوطه) برای شرکت‌کنندگان ایجاد کنید تا آنها "ماجراجویی خود را انتخاب کنند"؟
پس از اینکه نوع جلساتی را که می‌خواهید ایجاد کنید مشخص کردید، ترتیب روز را تنظیم کنید. یک ریتم واقعی برای مخاطبان خود تعیین کنید که شامل چندین استراحت در طول روز باشد. تیم شما می‌تواند به این برنامه مراجعه کند تا در روز کنفرانس بر کار خود متمرکز بماند.
4.سخنرانان خود را آماده کنید.
پس از اینکه سخنرانان خود را انتخاب کردید، باید آنها را برای موفقیت آماده کنید. ممکن است آنها قبلاً در یک رویداد مجازی ارائه نکرده باشند، بنابراین باید تمام جزئیات را از قبل به آنها اطلاع دهید.
این به این معنی است که آنها باید همه چیزهایی که برای روز رویداد نیاز دارند را داشته باشند. برای سخنرانان زنده، اطمینان حاصل کنید که در خانه خود تجهیزات مناسبی دارند؛ این ممکن است به معنای داشتن یک چراغ حلقه‌ای، یک میکروفن با کیفیت بالا باشد و مطمئن شوید که نحوه استفاده از نرم‌افزار کنفرانس شما را برای پخش جلسه خود می‌دانند.
برای سخنرانانی که سخنرانی خود را از پیش ضبط می‌کنند، اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار ضبط، میکروفن خوب، نورپردازی مناسب دارند و می‌توانند ضبط خود را به‌موقع برای شما ارسال کنند تا قبل از رویداد مطمئن شوید که کار می‌کند.
همچنین به تمام سخنرانان خود نکاتی در مورد ارائه جلسات‌شان از طریق نرم‌افزار کنفرانس شما ارائه دهید و ترفندهایی برای به اشتراک‌گذاری صفحه خود در دوربین و افزودن گرافیک‌ها برای جذاب‌تر کردن ارائه‌هایشان بدهید.
هر چه سخنرانان شما راحت‌تر باشند، ارائه‌های آنها بهتر خواهد بود و شرکت‌کنندگان بیشتر از رویداد شما بهره‌مند خواهند شد.
5.تعیین نحوه جذب مخاطبان مجازی خود
برنامه‌ریزی برای زمان‌بندی سخنرانان تنها یکی از اجزای برگزاری یک کنفرانس مجازی است—شما همچنین باید در نظر بگیرید که چگونه توجه شرکت‌کنندگان خود را جلب کنید. تقریباً نیمی (49%) از بازاریابان، جذب مخاطب را به‌عنوان بزرگ‌ترین نشانه موفقیت یک رویداد می‌شناسند. اما جلب توجه مخاطبان کار آسانی نیست. در حالی که این نشانه‌ای از موفقیت است، جذب مخاطب همچنین بزرگ‌ترین چالشی است که برگزارکنندگان با رویدادهای مجازی مواجه هستند.
پس، چگونه می‌توانید به‌طور مؤثر مخاطبان آنلاین خود را جذب کنید؟
همان‌طور که در جذب اعضا، ممکن است نیاز باشد از چندین تاکتیک برای حفظ توجه مخاطبان خود در طول رویداد استفاده کنید. برخی از این تاکتیک‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- تشویق اعضای مخاطب به ارسال سؤالات به سخنرانان در طول کنفرانس
- برگزاری نظرسنجی‌های زنده در طول روز برای جمع‌آوری نظرات و دیدگاه‌های شرکت‌کنندگان
- ارسال اعلان‌های فوری به شرکت‌کنندگان برای یادآوری زمان بازگشت بعد از استراحت یا ارسال به‌روزرسانی‌های مهم در طول روز
- برقراری گروه‌های بحث در موضوعاتی که سخنرانان به آنها می‌پردازند و تشویق شرکت‌کنندگان به پیوستن به آنها
- استفاده از بازی‌سازی برای پاداش دادن به مشارکت، مانند اعطای نشان یا امتیاز برای ارسال سؤالات یا پیوستن به بحث‌ها. در پایان روز، به "بیشترین مشارکت‌کننده" یک جایزه بدهید.
6.با حامیان خود ارتباط برقرار کنید و آنها را درگیر کنید.
زمانی که یک کنفرانس مجازی را سازماندهی می‌کنید، نیازی نیست که به تنهایی هزینه‌های برگزاری آن را تأمین کنید. با حامیان بالقوه تماس بگیرید تا در مورد فرصت‌های تأمین مالی بحث کنید و در عوض مزایای متعددی از جمله دیده شدن در جمعیت مخاطبان خود را ارائه دهید.
فهرستی از کسب‌وکارها و سازمان‌های صنعت خود تهیه کنید و درباره این فرصت با آنها تماس بگیرید. همچنین می‌توانید با توضیح تمام مزایای مشارکت آنها، ارزش بیشتری برای حامیان ایجاد کنید. این مزایا می‌تواند شامل معرفی آنها در یک بازارچه مجازی حامیان، اضافه کردن لوگوی آنها به تمامی مواد بازاریابی کنفرانس و ایجاد دیده‌شدن در جمعیت از طریق اعلام نام آنها در طول رویداد باشد.
7.کلام خود را پخش کنید.
حالا که بیشتر برنامه‌ریزی‌ها را انجام داده‌اید، زمان آن رسیده است که به همه اطلاع دهید که رویداد مجازی شما در حال برگزاری است. اطمینان حاصل کنید که همه جزئیات را به شرکت‌کنندگان بالقوه منتقل می‌کنید و از یک استراتژی بازاریابی کنفرانس استفاده می‌کنید که حداقل دو ماه قبل از رویداد خود اجرا کنید.
برای ارتباط با شرکت‌کنندگان بالقوه، لازم است که از یک رویکرد چندرسانه‌ای استفاده کنید. به عبارت دیگر، فقط بر یک رسانه (مثل ارسال دعوت‌نامه‌های ایمیلی) تکیه نکنید تا خبر برگزاری کنفرانس خود را منتشر کنید.
در عوض، به افراد اطلاع دهید که چگونه ثبت نام کنند، چگونه شرکت کنند و چرا باید در این رویداد حضور یابند. این کار را از طریق چندین کانال انجام دهید، مانند:
- ارسال جزئیات رویداد خود در وب‌سایت سازمانتان
- ارسال ایمیل به اعضا و شرکت‌کنندگان قبلی رویداد
- به اشتراک‌گذاری جزئیات رویداد در شبکه‌های اجتماعی برندتان
- گنجاندن اطلاعات در خبرنامه ایمیلی‌تان
- درخواست از سخنرانان و شرکت‌کنندگان برجسته برای به اشتراک‌گذاری جزئیات در شبکه‌های اجتماعی‌شان
8.ایجاد برنامه‌ای برای مقابله با مشکلات فنی
مشکلات فنی در برگزاری رویدادهای مجازی بسیار شایع هستند. ممکن است میکروفن در میانه سخنرانی قطع شود، ارائه‌ای به نمایش درنیاید یا شرکت‌کنندگان در ورود به نرم‌افزار کنفرانس دچار مشکل شوند—همیشه احتمال بروز مشکل وجود دارد.
برای کاهش این‌گونه مسائل، یک برنامه برای مقابله با آنها ایجاد کنید. این ممکن است شامل در نظر گرفتن مشکلات رایج، مانند مشکل ورود شرکت‌کنندگان، و ارسال یک راهنمای عیب‌یابی به آنها پیش از رویداد باشد. در روز کنفرانس، داشتن یک کارشناس فنی به عنوان پشتیبان در صورت بروز هر گونه مشکل پیچیده، می‌تواند یک اقدام احتیاطی عالی باشد.
همچنین می‌توانید قبل از روز بزرگ، یک آزمایش اولیه از رویداد خود انجام دهید. سعی کنید به عنوان یک شرکت‌کننده مجازی وارد شوید. مطمئن شوید که یک نسخه از تمام ارائه‌های سخنرانان را دارید تا در صف آماده باشند. از سخنرانان بخواهید که برای آزمایش نرم‌افزار کنفرانس پیش از موعد وارد شوند.
این‌گونه آزمایش‌ها می‌تواند به شما و تیمتان کمک کند تا هرگونه مشکل را شناسایی کرده و قبل از روز بزرگ آنها را برطرف کنید—این‌طوری، در روز رویداد نخواهید شتافت تا هر مشکلی را حل کنید.
9.پس از پایان رویداد، پیگیری با شرکت‌کنندگان بسیار مهم است
بعد از برگزاری رویداد، ارتباط با شرکت‌کنندگان را فراموش نکنید.
پس از پایان کنفرانس، با مخاطبان خود پیگیری کنید. یک ایمیل تشکر برای شرکت‌کنندگان و حامیان خود ارسال کنید. از پرسنل رویداد، داوطلبان و سایر برگزارکنندگان نیز با هدیه‌های کوچک تشکر کنید.
سپس، یک نظرسنجی پس از رویداد ایجاد و ارسال کنید تا نظرات شرکت‌کنندگان را درباره کنفرانس جمع‌آوری کنید. از دیدگاه آنها، چه مواردی را می‌توانید بهبود ببخشید و چه بخش‌هایی از رویدادهای مجازی شما بهترین بودند؟ می‌توانید این بازخوردها را جمع‌آوری کرده و از آن برای بهبود رویدادهای آینده استفاده کنید.
10.داده‌های رویداد خود را ارزیابی کنید.
پس از اتمام رویداد، زمان آن است که یک جلسه بررسی برگزار کنید تا موفقیت کنفرانس خود را درک کنید. زمانی را برای نشستن و تحلیل داده‌های کنفرانس خود برنامه‌ریزی کنید تا بفهمید چه چیزهایی خوب پیش رفته و کجا می‌توانید در آینده بهبود پیدا کنید.
به معیارهای کلیدی موفقیت مانند مقایسه تعداد شرکت‌کنندگان در رویداد با تعداد افرادی که ثبت نام کرده‌اند، اعداد مربوط به تعامل در طول کنفرانس، مقدار تأمین مالی از سوی حامیان (و تعداد حامیان) و درآمدی که رویداد تولید کرده است، نگاهی بیندازید.
11.مواد کنفرانس را در سیستم مدیریت یادگیری خود ذخیره کنید.
پس از برگزاری رویداد خود، اجازه ندهید که مواد کنفرانس شما گرد و غبار بگیرد. این یادگیری‌های ارزشمند کنفرانس را جمع‌آوری کنید و از آنها برای توانمندسازی افرادی که نتوانستند در رویداد شما شرکت کنند، استفاده کنید.
تمام محتوای کنفرانس خود را جمع‌آوری کرده و آن را به عنوان ماژول‌های آموزشی در سیستم مدیریت یادگیری خود بازنویسی کنید. شرکت‌کنندگان می‌توانند به این مواد در آینده مراجعه کنند و سایر اعضا و دنبال‌کنندگان شما نیز می‌توانند از نکات کلیدی رویداد بهره‌مند شوند.
این محتوا نه تنها می‌تواند اطلاعات بهتری به افرادی که نتوانسته‌اند در رویداد شما شرکت کنند، ارائه دهد، بلکه می‌تواند به عنوان یک منبع درآمد اضافی عمل کند اگر هزینه‌ای کوچک برای دسترسی به محتوا تعیین کنید.
برگزاری یک کنفرانس مجازی: قدم بعدی را بردارید
در حالی که پاندمی COVID-19 (کرونا) به آرامی در حال کاهش است، رویدادهای مجازی اینجا هستند تا بمانند. حالا که ابزارهای لازم برای برگزاری یک کنفرانس مجازی را در اختیار دارید، می‌توانید با تیم خود مشورت کنید و نخستین گام‌ها را برای شروع برنامه‌ریزی بردارید.
به کمی کمک بیشتر در روند برنامه‌ریزی نیاز دارید؟ منبع برنامه‌ریزی رویداد مجازی قابل دانلود ما را برای راهنمایی‌های عمیق‌تر بررسی کنید.
