سازمانها اغلب بیشتر بر افزایش تعداد اعضا تمرکز میکنند تا حفظ آنها. چرا؟ زیرا داشتن تعداد بیشتری صدا، دست و البته منابع مالی به شما امکان میدهد به اهداف خود برسید، چه بهبود جامعهتان باشد، چه افزایش آگاهی، جمعآوری کمکهای مالی و غیره.
با این حال، حفظ اعضا باید بخش بزرگی از استراتژی عضویت سازمان شما باشد. حفظ اعضای فعلی ارزانتر از جذب اعضای جدید است و اعضای بلندمدت معمولاً به شدت درگیر و بسیار علاقهمند به مأموریت شما هستند.
چرا حفظ اعضا اهمیت دارد؟
حفظ اعضای شما کلید تضمین بقا و موفقیت بلندمدت سازمان است. آیا میدانستید که نرخ تمدید عضویت به طور میانگین 85% است؟ سازمان شما در کجا در حفظ اعضا قرار دارد؟
حفظ اعضا این مزایا را برای سازمان شما دارد:
• صرفهجویی در هزینهای که برای جذب اعضای جدید صرف میشود
• تأمین جریان درآمد پایدار
• ایجاد یک جامعه قوی
اما چطور میتوانید اطمینان حاصل کنید که ارزش کافی ارائه میدهید تا اعضا همچنان همراه شما بمانند؟
برای کمک به شما، "راهنمای نهایی تمدید عضویت" را با دادهها و نکات مفید برای بهبود استراتژی تمدید عضویت تهیه کردهام.
در مورد حفظ اعضا، در اینجا ۱۵ روش برتر برای نگه داشتن اعضا که میتوانید از همین امروز امتحان کنید!
1. ارزیابی ارزش بسته مزایای فعلی شما
عضویت در سازمان شما با مزایای زیادی همراه است! ممکن است تخفیفهای ویژه، محصولات یا محتوای انحصاری، دسترسی به رویدادها، فرصتهای شبکهسازی و موارد دیگر را ارائه دهید. مهم است که سالانه این مزایا را ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل شود که سازمان شما توانایی مالی حفظ این مزایا را دارد و اعضای شما از آنچه ارائه میشود، راضی هستند.
در ارزیابی خود این سوالات را از خود بپرسید:
• آیا هیچ یک از سطحهای عضویت بدون استفاده باقی مانده است؟ سطحهای عضویت روش خوبی برای ارائه گزینهها به افرادی است که میخواهند با شرایط مالی مختلف عضو شوند.
• آیا نگهداری این مزایا برای شما هزینه زیادی دارد؟ آیا توانایی پوشش هزینههای تخفیفها، رویدادها و محصولات با حق عضویت اعضا را دارید؟
• تعامل اعضا چگونه به نظر میرسد؟ آیا اعضای شما از مزایا استفاده میکنند و در رویدادها و جلسات شرکت میکنند؟
• اعضای شما چه نظری دارند؟ سالانه نظرسنجیهایی ارسال کنید و مستقیماً از اعضای خود بپرسید: آیا از عضویت خود لذت میبرند؟ آیا بسته مزایایی که ارائه میدهید را دوست دارند؟
هرگز از تغییر نترسید! اگر بسته فعلی کار نمیکند، آن را تغییر دهید تا نتایج بهتری ببینید.
2. روی مخاطب هدف خود تمرکز کنید!
برای ایجاد پروفایلهای اعضا وقت بگذارید و بخشهای مختلفی که سازمان شما دارد را تعریف کنید. با استفاده از این اطلاعات، میتوانید سطحهای عضویت مناسب طراحی کرده و از بازاریابی هدفمند بهرهمند شوید. اگر هنوز از بازاریابی هدفمند استفاده نمیکنید، این بهترین راه برای جذب و حفظ اعضا است، زیرا بر چیزهایی که اعضا واقعاً به آن اهمیت میدهند، تأکید میکند.
در اینجا چند نمونه کلاسیک از بخشهای اعضای سازمان و رفتارهای احتمالی آنها آمده است:
• اعضای جدید: افراد کنجکاوی که در حال آشنایی با سازمان شما هستند. مهم است که فرصتهای زیادی برای آنها فراهم کنید و احساس خوشآمدگویی به آنها بدهید.
• اعضای بلندمدت: افرادی که به شدت درگیر هستند و مدافع سازمان شما محسوب میشوند. اطمینان حاصل کنید که با برگزاری رویدادها و قدردانی زیاد، این اعضا را درگیر نگه دارید.
• اعضای غیرفعال: افرادی که عضویت خود را حفظ کردهاند، اما در فعالیتهای سازمان شما شرکت نمیکنند. برای بازگرداندن این اعضا، تلاش کنید با بهروزرسانیهای فصلی و برجسته کردن مزایای عضویت، دوباره ارتباط برقرار کنید.
3. یک سطح عضویت با قیمت مناسبتر ارائه دهید.
گاهی اعضا سازمان را ترک میکنند زیرا احساس میکنند که ارزش کافی از حق عضویتی که پرداخت میکنند، دریافت نمیکنند. یکی از کارهای سادهای که میتوانید برای فعال نگهداشتن این اعضا انجام دهید، ایجاد یک سطح جدید عضویت در مدل عضویت شماست. این سطح جدید میتواند با قیمت کمتری باشد اما هنوز هم شامل برخی از مزایای اصلی باشد که اعضا به آنها اهمیت میدهند.
برای مثال، میتوانید دسترسی به تنها دایرکتوری اعضا را با یک هزینه ماهانه کم ارائه دهید. همچنین میتوانید یک سطح "دوست" ایجاد کنید که فقط اجازه دسترسی به جلسات ماهانه را بدهد. این امکان به اعضای با سطح پایینتر اجازه میدهد تا به برخی از منابع اصلی دسترسی داشته باشند، اما با قیمتی که برای آنها مناسب است. داشتن یک سطح عضویت با قیمت مناسب نشاندهنده همدردی سازمان شما با مشکلات مالی و اهمیت دادن به ایجاد حس جامعه برای همه است.
4. یک بسته خوشآمدگویی قوی ایجاد کنید.
آیا تاکنون چیزی خریداری کردهاید و بلافاصله بعد از آن احساس نارضایتی کردهاید؟ به این حالت «پشیمانی خریدار» میگویند. گاهی این اتفاق برای اعضای جدیدی که ثبتنام میکنند، اما توجهی که انتظار دارند را دریافت نمیکنند، میافتد.
لوول اپلبام، مدیر ارشد عضویت در جامعه علوم اعصاب، راه حلی ارائه میدهد: «یک جریان خوشآمدگویی قوی و زنده یکی از بهترین سرمایهگذاریهایی است که یک سازمان میتواند در نگهداری اعضای خود انجام دهد.»
این جریان خوشآمدگویی به آموزش اعضا درباره خدمات و منابعی که میتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند، کمک میکند و آنها را در پاسخ به سوالاتی که ممکن است خجالت بکشند بپرسند، راهنمایی میکند. اعضای جدید با تصمیم خود برای پیوستن احساس اعتماد به نفس بیشتری خواهند داشت.
در اینجا شش عنصر که یک بسته خوشآمدگویی عالی برای اعضای جدید باید شامل شود، آمده است:
• پیام شخصی از یک فرد واقعی در سازمان شما
• معرفی مختصری از تاریخچه سازمان شما
• فهرستی از مزایای عضویتی که اکنون میتوانند از آنها استفاده کنند
• لینکهایی به منابع مفید در وبسایت شما
• توضیح واضحی از اینکه چه اتفاقی در ادامه خواهد افتاد، مانند دعوت به یک رویداد یا یادآوری برای انتظار نشریه بعدی
• یک هدیه ویژه مانند یک قطعه کالا که نشاندهنده سازمان شما باشد. میتوانید تیشرت، ماگ، جاسوئیچی یا برچسبهایی با نام خود را در نظر بگیرید.
در واقع، ما یک راهنمای کامل برای خوشآمدگویی به اعضای جدید تهیه کردهایم زیرا این موضوع در حفظ اعضا بسیار مهم است.
5. فرآیند ورود اعضا را در اولویت قرار دهید!
فرآیند ورود اعضا باید یکی از اولویتهای بزرگ سازمان شما باشد. این اولین برداشت اعضا از سازمان شماست و میخواهید تمام منابع لازم را برای احساس خوشآمدگویی و قدردانی به آنها ارائه دهید.
برنامه ورود اعضا باید شامل موارد زیر باشد:
• یک بسته خوشآمدگویی
• جلسهای برای اعضای جدید
• ارتباط با یک مربی
• معرفی اعضای جدید در وبسایت و شبکههای اجتماعی شما
• دسترسی به مزایا و منابع اعضا
گزارش معیارهای بازاریابی عضویت نشان میدهد که ۳۸% از انجمنها در سال گذشته برنامه ورود خود را گسترش یا تجدید کردهاند. تجدید بخشهایی از چرخه عمر عضویت با افزایش تعداد اعضا، جذب اعضای جدید و تمدید عضویت بهطور مثبت همبستگی دارد. تجربه ورود اعضای جدید را با درخواست بازخورد از اعضا از طریق نظرسنجیها بهبود دهید.
نتیجهگیری این است که حفظ اعضا با یک تجربه خوب در ورود اعضا آغاز میشود — اگر بتوانید اعضای خود را از همان لحظهای که به سازمان شما ملحق میشوند تحت تأثیر قرار دهید، احتمالاً برای مدت طولانیتری در کنار شما خواهند ماند.
برای مطالعه بیشتر: طراحی یک فرآیند ورود مؤثر برای اعضای جدید: ۷ نکته
6. بهطور فعال جامعه را پرورش دهید.
میدانیم که یکی از قدرتمندترین دلایل عضویت و داوطلبی افراد در هر سازمانی، جنبههای اجتماعی آن است. حس یک هدف مشترک. حس ارتباط در این دنیای بهطور فزایندهای متصل اما انسانی جدا شده. سازمان شما این حس و بیشتر را با عضویت فراهم میکند.
راههای متعددی وجود دارد که میتوانید جامعه را برای اعضای خود پرورش دهید و آنها را شامل و قدردانیشده احساس کنند.
• فراهم کردن دایرکتوری اعضا: اعضای جدید و قدیمی میتوانند از این دایرکتوری برای دیدن افرادی که میتوانند با آنها در یک مکان مناسب ارتباط برقرار کنند، استفاده کنند.
• ناهارهای خوشآمدگویی: یک ناهار بزرگ خوشآمدگویی برای اعضای جدید برگزار کنید تا در یک محیط غیررسمی با اعضای موجود آشنا شوند. بهعلاوه، چه کسی از یک وعده غذایی خوب خوشش نمیآید!
• روزهای داوطلبی: فراهم کردن فرصتهایی برای اعضای شما تا به جامعه خود خدمت کنند و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، راهی عالی برای تقویت حس همبستگی است.
• برنامههای راهنمایی: برنامه راهنمایی به اعضای جدید و قدیمی اجازه میدهد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. اعضای جدید احساس خوشآمدگویی میکنند و اعضای قدیمی میتوانند تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و با چهرههای جدید آشنا شوند.
7. منابع ویژه ارائه دهید.
اعضای شما نیاز دارند که ارزش سازمان شما را ببینند. مهم است که منابعی را به آنها ارائه دهید که با هزینهای که برای عضویت پرداخت میکنند، همخوانی داشته باشد.
به این موارد بهعنوان منابع ویژه برای اعضا فکر کنید:
• منابع آموزشی: چه این منابع مستنداتی در وبسایت شما باشد و چه اطلاعاتی که در خبرنامههای هفتگی یا ماهانه ارائه میدهید، گنجاندن آموزش برای اعضای شما مهم است. با یک ورود خاص برای اعضا میتوانید همه مواد آموزشی را در یک مکان ذخیره کنید تا فقط اعضا به آن دسترسی داشته باشند.
• گواهینامههای توسعه حرفهای: بسیاری از افراد به دنبال توسعه حرفهای به سازمانها ملحق میشوند. فرصتهایی برای رشد اعضای خود از طریق گواهینامهها و سمینارهایی که اعضای شما از آنها قدردانی خواهند کرد، فراهم کنید.
• راهنمایی: همانطور که قبلاً ذکر شد، راهنمایی میتواند حس جامعه را در بین اعضای شما پرورش دهد و ارزش زیادی ارائه کند. اعضای جدید نیاز دارند که در سازمان شما راهنمایی شوند و اعضای قدیمی میخواهند دانش خود را به اشتراک بگذارند.
• -وبینارها: برگزاری وبینارها یک روش مقرونبهصرفه برای ارائه ارزش به اعضای شما است. این وبینارها به همه اجازه میدهد تا از آموزشهایی که شما ارائه میدهید بهرهمند شوند و شما میتوانید آنها را ضبط کرده و در وبسایت خود برای مشاهده درخواستی پس از رویداد زنده ذخیره کنید.
ارائه منابع ارزشمندی مانند اینها نشان میدهد که سازمان شما چه اندازه به اعضا ارزش میدهد و چرا عضویت در آن ارزش حفظ را دارد.
8. رویدادهای عالی برگزار کنید.
رویدادها احتمالاً یکی از بزرگترین دلایل پیوستن اعضای شما به سازمانتان هستند. این رویدادها اعضای شما را گرد هم میآورند و به همه این امکان را میدهند که لحظات خوبی را در کنار هم بگذرانند. این رویدادها میتوانند از یک ساعت خوشگذران ساده تا یک رویداد بزرگ با سخنرانان، سرگرمی و شام مجلل متغیر باشند.
در اینجا چند مثال از رویدادهایی که میتوانند اعضای شما را تحت تأثیر قرار دهند، آورده شده است:
• ناهار پُتلاک
• ساعت خوشگذران در یک مکان محلی
• باربیکیو در پارک
• مهمانی در دریاچه یا استخر
• دعوت از یک سخنران برای الهام بخشی یا آموزش
• حضور در یک جشنواره یا کارناوال محلی
• کلاس نقاشی یا آشپزی
• شام با خدمات پذیرایی
امیدواریم این ایدهها شما را الهام بخشیده باشد، اما فراموش نکنید که قدرت رویدادهای مجازی را نیز نادیده نگیرید. این رویدادها میتوانند از جلسات آموزشی تا مسابقات دانستنی یا حتی یک ساعت خوشگذران مجازی متغیر باشند.
9. بهطور مداوم بازخورد بگیرید.
اعضای خوشحال = اعضای حفظشده. اما چگونه میدانید که آنها خوشحال هستند بدون اینکه بازخورد آنها را بشنوید؟ استفاده از نظرسنجیهای اعضا این فرصت را به شما میدهد که به هرگونه مشکل بلندمدت رسیدگی کنید و به اعضای خود احساس شنیده شدن بدهید.
این نظرسنجی میتواند بر روی سوالات خاص یا مقیاسی از احساسات یک عضو در مورد حوزههای مختلف عضویت در سازمان شما تمرکز کند.
برخی از موضوعاتی که نظرسنجی رضایتمندی اعضا میتواند پوشش دهد عبارتند از:
• مزایای عضویت
• رضایت کلی
• زمانها، فراوانی و مدت جلسات
• موانع مشارکت
• ایدهها برای بهبود
• موضوعات با بیشترین و کمترین علاقه
فراموش نکنید که یک بخش برای نظرات و بازخوردهایی که در نظرسنجی شما پوشش داده نشده است، اضافه کنید!
برای مطالعه بیشتر: چرا سازمان شما به یک نظرسنجی رضایتمندی اعضا نیاز دارد + ۲۰ سوال
10. تمدیدها را خودکار کنید.
قابلیت خودکارسازی تمدید عضویت یکی از بهترین اقداماتی است که میتوانید برای بهبود حفظ اعضا انجام دهید. گزارش معیارهای بازاریابی عضویت نشان میدهد که ۳۲٪ از اعضا به دلیل فراموشی عضویت خود را تمدید نکردهاند. اگر عضویت آنها بهطور خودکار برایشان تمدید میشد، این مشکل دیگر وجود نداشت.
نرمافزار مدیریت عضویت شما باید بتواند این کار را برای شما انجام دهد. ترنج دیتا (که متعلق به ماست!) توانایی خودکارسازی تمدیدهای عضویت و پردازش خودکار حق عضویت اعضا را از طریق نرمافزار مدیریت همهکاره خود دارد.
11. از قدرت نرمافزار مدیریت عضویت بهره ببرید!
اگر هنوز اطلاعات اعضای خود را بهصورت کاغذی جمعآوری میکنید، حق عضویت را بهصورت نقدی و چک دریافت میکنید و با اعضای خود از طریق پست نامه ارتباط برقرار میکنید، احتمالاً در واقع افراد را دور میکنید. فناوری بهطور مداوم رفتار ما را تغییر میدهد و امروزه مردم توجه کمتری دارند و انتظار نتایج فوری دارند.
متأسفانه، اگر سازمان شما با فناوری همگام نیست، در حال عقب ماندن است و هر سازمان دیگری که از جدیدترین فناوری استفاده کند، بهطور طبیعی افراد بیشتری را جذب خواهد کرد (بهویژه نسلهای جوانتر). خوشبختانه، راهحلهای نرمافزاری سادهای وجود دارند که طراحی شدهاند تا هر سازمان عضویتی را بهسرعت و به آسانی مدرن کنند.
این نوع نرمافزار بهعنوان نرمافزار مدیریت عضویت شناخته میشود و با استفاده از آن، سازمان شما میتواند:
• ثبتنام آنلاین برای عضویت و رویدادها را ارائه دهد
• به اعضا اجازه دهد تا پروفایلهای خود را مشاهده و بهروزرسانی کنند.
• پرداختها و فاکتورها را بهصورت آنلاین بهطور فوری پردازش کند.
• ارتباط با اعضا را از طریق ایمیلهای خودکار، خبرنامهها، یادآورها و فاکتورها بهبود بخشد.
• وبسایت حرفهای با دایرکتوریهای اعضا، تقویم رویدادها، منابع قابل دانلود، وبلاگ و موارد دیگر بسازد.
• یک پایگاه داده تماس کامل که جستجو، فیلتر و بهروزرسانی آن آسان باشد، ایجاد کند.
• به گزارشهای مالی، تجزیه و تحلیلها و خلاصههای عضویت در عرض چند ثانیه دسترسی پیدا کند.
• و بیشتر.
12. قدردانی از اعضا را نشان دهید.
قدردانی از اعضا یکی از مواردی است که بسیاری از سازمانها ممکن است فراموش کنند و این مسئله یکی از دلایل بزرگ ترک اعضا محسوب میشود. اعضا میخواهند احساس ارتباط کنند و بدانند که مشارکتهای آنها در سازمان مورد توجه قرار گرفته است.
شما میتوانید به روشهای مختلف از اعضای خود قدردانی کنید. به برگزاری رویدادهای قدردانی فکر کنید. تأثیرات اعضای خود را بر سازمان از طریق یک شام، ناهار، مهمانی یا سفر ویژه برجسته کنید.
ارسال پیامهای تشکر یک روش ساده اما مؤثر برای نشان دادن این است که شما به اعضای خود اهمیت میدهید. این میتواند یک کارت فیزیکی باشد که برای آنها ارسال میکنید، یک ایمیل یا حتی یک پیام در شبکههای اجتماعی.
برجستهسازی اعضا نیز روش دیگری عالی برای معرفی اعضا و ایجاد احساس خاص بودن در آنهاست. این کار میتواند در وبسایت یا شبکههای اجتماعی شما انجام شود تا اعضا را معرفی کنید. اعضای جدید، اعضایی که به دستاوردهای ویژهای مانند سالگرد یا هدف داوطلبانه رسیدهاند و اعضایی که در زندگی شخصی خود کارهای جالبی انجام دادهاند، را برجسته کنید.
برای مطالعه بیشتر: ۱۰ ایده برای روز قدردانی از اعضا + ۶ مرحله سریع برای نشان دادن اینکه شما به آنها اهمیت میدهید!
13. گزینه توقف عضویت را ارائه دهید.
گاهی اعضا در شرایطی نیستند که بتوانند به پرداخت حق عضویت ادامه دهند یا از مزایای آن استفاده کنند.
این موضوع بهویژه در دوران رکود اقتصادی صادق است که بسیاری از خانوادهها با فشار مالی بیشتری مواجه هستند یا ممکن است بهدلیل مسئولیتهای اضافی مراقبتی نتوانند در فعالیتها شرکت کنند.
اما بهجای اینکه فقط به آنها اجازه دهید عضویت خود را لغو کنند، چرا گزینه توقف عضویت را به آنها ارائه ندهید؟ به این ترتیب، آنها میتوانند به دریافت بهروزرسانیها ادامه دهند و همچنان بخشی از جامعه شما باشند. زمانی که دوباره بتوانند در عضویت شما شرکت کنند، انگیزه بیشتری برای این کار خواهند داشت.
از طرف شما، هنوز سوابق عضویت آنها را خواهید داشت، بنابراین نیازی به یادگیری همهچیز درباره آنها از نو نخواهید داشت.
پینوشت: اگر از ترنج دیتا استفاده میکنید، در اینجا نحوه انجام این کار آمده است.
14. به اعضای غیرفعال یک پیشنهاد ویژه بدهید.
آیا تا به حال سبد خرید آنلاین خود را رها کردهاید و سپس ایمیلی دریافت کردهاید که از شما خواسته تا دوباره بررسی کنید و با یک کد تخفیف اضافی خرید خود را کامل کنید؟ این یک روش بسیار مؤثر است، پس چرا چیزی مشابه این برای عضویت خود ایجاد نکنید؟
ایده این است که به اعضای غیرفعال یا غیرمشارکتکننده چیزی جذاب ارسال کنید تا آنها را دوباره به مشارکت وادار کنید.
در اینجا چند ایده وجود دارد:
• تخفیف برای یک ماه عضویت
• دسترسی رایگان محدود به منابع شما
• دعوتنامه رایگان به یک رویداد
• کالاهای رایگان
• دسترسی به رویدادها یا منابع اعضای سطح بالاتر
اگر تصمیم به ارائه تخفیف دارید، تحقیقاتی از Marketing Land نشان میدهد که پیشنهادات بازگشت که شامل تخفیفهای نقدی بودند، ۲۰۰٪ بهتر از پیشنهادات با تخفیف درصدی عمل کردند.
15. مصاحبه خروج برگزار کنید.
آیا تا به حال شغل خود را ترک کردهاید و از شما خواستهاند تا مصاحبه خروج انجام دهید؟ دلیل اهمیت مصاحبههای خروج این است که کارفرمایان میتوانند اطلاعات ارزشمندی کسب کنند که میتواند به بهبود حفظ کارکنان کمک کند. این اصل برای سازمانهای عضویت نیز صادق است. وقتی یک عضو سازمان را ترک میکند، از او بپرسید که آیا مایل است دلیل انتخاب خود برای ترک را با شما به اشتراک بگذارد.
برخی از رایجترین دلایل شامل موارد زیر است:
• آنها واقعاً صنعت را ترک کردهاند
• احساس میکنند که به اندازه کافی درگیر نیستند
• از عضویت خود ارزش کافی دریافت نمیکنند
• فکر میکنند هزینه آن زیاد است
• به سادگی فراموش کردهاند که عضویت خود را تمدید کنند (که این یک فرصت عالی برای یادآوری است!)
این اطلاعات برای استراتژی حفظ اعضای شما حیاتی هستند! اگر در بازخورد اعضا که جمعآوری کردهاید، روندهایی را مشاهده کردید، تغییراتی ایجاد کنید تا اعضای بیشتری ترک نکنند. همچنین، ممکن است بتوانید اعضای قبلی را دوباره جذب کنید.
اگر به دنبال روشهای بیشتری برای افزایش حفظ اعضا هستید...
اگر به دنبال راهکارهای مطمئنتری برای نگهداشتن اعضای خود برای مدت طولانیتر هستید، به کتاب الکترونیکی ما با عنوان “راهنمای جامع حفظ اعضا” مراجعه کنید.
یا اگر فقط به چند نکته سریع دیگر نیاز دارید، مقاله ما با عنوان “راهنمای کامل برای افزایش مشارکت اعضا” را بررسی کنید.
به یاد داشته باشید: حفظ عضویت شما تنها یک فعالیت یکباره نیست. این باید چیزی باشد که در طول کل چرخه زندگی عضو در نظر گرفته شود، نه فقط زمانی که زمان تمدید است.
برای نگهداشتن اعضا برای مدت طولانی، باید از روز اول بر ساختن روابط بهتر با آنها تمرکز کنید.
با آرزوی موفقیت در حفظ عضویت شما!