من یک بار نامه خوشامدگویی برای اعضای جدید دریافت کردم که آن‌قدر کسل‌کننده بود که باعث شد عضویت خود را در این انجمن لغو کنم.
خب... داستان کمی بیشتر از این است. بگذارید توضیح دهم.
بعد از اینکه به‌صورت آنلاین برای عضویت در یک انجمن ثبت‌نام کردم، تنها ایمیلی که از آنها دریافت کردم این بود:
ایمیل خوشامدگویی به اعضای جدید
در نگاه اول، این ایمیل به نظر می‌رسد که تمام جزئیات مهم را دارد، اما یک چیز بزرگ کم دارد.
وقتی به جمع آنها پیوستم، انتظار داشتم که انجمن هیجان زده باشد تا مرا ملاقات کند
من انتظار داشتم که آنها با من تماس بگیرند و مرا به سایر اعضا متصل کنند. علاوه بر این، من به دنبال برخی تقویت‌های مثبت بودم، چون به تازگی پولم را برای عضویت پرداخت کرده بودم.
متأسفانه، این ایمیل به نظر می‌رسید که توسط یک ربات نوشته شده است.
شوق و برداشت من از انجمن به صفر رسید.
چند روز بعد، دوستی انجمن دیگری را در همان صنعت به من معرفی کرد. من نهایتاً به آنجا پیوستم و بلافاصله یک ایمیل خوشامدگویی فوق‌العاده دریافت کردم. این ایمیل به‌صورت شخصی از طرف مدیر نوشته شده بود. او از من پرسید آیا سؤالی دارم و یک تور کوتاه از وب‌سایت را شامل شده بود. او همچنین همان روز با دعوت به رویداد شبکه‌سازی بعدی انجمن پیگیری کرد.
این تجربه آن‌قدر مثبت بود که عضویت خود را در انجمن اول لغو کردم (دیگر نیازی به عضویت در دو سازمان مشابه نبود) و از آن زمان به آنها فکر نکرده‌ام.
اگر فکر می‌کنید نامه خوشامدگویی شما برای اعضای جدید (چه از طریق پست و چه ایمیل) نیاز به بهبود دارد، می‌خواهم ده موردی را به شما نشان دهم که سازمان‌های عضویتی انجام می‌دهند تا یک برداشت مثبت ایجاد کنند.
من همچنین نمونه‌هایی از برخی ایمیل‌های خوشامدگویی شگفت‌انگیز را ارائه می‌دهم، بهترین روش برای اتوماسیون ایمیل‌های خود برای خوشامدگویی به اعضای جدید، و یک الگو برای استفاده در انتها.
1. ایمیل شخصی‌سازی‌شده و خط موضوع تأیید قابل شناسایی
اولین نکته این است که شخصی‌سازی خط موضوع ایمیل یک روش معمول و بهترین عمل است. مطالعات نشان می‌دهد که انجام این کار می‌تواند نرخ باز شدن ایمیل شما را تا ۲۶ درصد افزایش دهد.
برای این کار، به سادگی یک نام واقعی را در فیلد "نام فرستنده" ایمیل خود قرار دهید، به جای نام سازمان خود. یا هر دو را در زیر انجام داده است، شامل کنید. دریافت‌کنندگان وقتی ایمیلی از من دریافت می‌کنند، می‌بینند.
خوشامدگویی به اعضای جدید
آنچه معمولاً پس از انجام این کار از یک سازمان می‌شنوم این است که اعضای جدید شروع به ارسال ایمیل به آنها می‌کنند و از شخص خاصی که در ایمیل آمده برای پذیرش عضویت خود تشکر می‌کنند — چیزی که معمولاً قبل از آن اتفاق نمی‌افتاد.
یکی دیگر از بهترین شیوه‌ها این است که یک پیام تأیید واضح از عضویت آنها را در خط موضوع گنجانده کنید — اغلب اعضا به این ایمیل برای پیدا کردن جزئیات حساب خود مراجعه خواهند کرد، بنابراین باید در صورت جستجو قابل شناسایی باشد.
در اینجا چند مثال از آنچه من به عنوان یک پیام تأیید واضح در خط موضوع می‌گویم آورده شده است:
مثال: " [نام]، خوش آمدید، شما اکنون عضو [نام سازمان] هستید! اینجا چکار کنید."
مثال: "سلام [نام]، خوش آمدید به [نام سازمان]! اینجا جزئیات عضویت شماست."
یک نکته نهایی که باید ذکر شود: این ایمیل را به عنوان ایمیل "بدون پاسخ" تنظیم نکنید. این به این دلیل است که یک ایمیل بدون پاسخ پیش‌زمینه‌ای ایجاد می‌کند که سازمان شما دشوار است با آن تماس بگیرید — احساسی کاملاً متضاد با آنچه می‌خواهید منتقل کنید.
ایمیل خوشامدگویی به اعضای جدید
2. تأیید اینکه آنها تصمیم درستی گرفته‌اند
شما آن حس درونی را می‌شناسید که وقتی از یک انتخاب خود پشیمان می‌شوید به شما دست می‌دهد؟ اگر این احساس بعد از خرید چیزی به وجود بیاید، به آن «پشیمانی خریدار» می‌گویند و این آخرین چیزی است که می‌خواهید اعضای جدیدتان احساس کنند.
تشکیل یک تصور مثبت بعد از اینکه کسی احساس پشیمانی خریدار داشته باشد، بسیار سخت است — این دقیقاً همان احساسی بود که قبل از لغو عضویت‌ام داشتم.
خوشبختانه، راه‌های آسانی برای مقابله با پشیمانی خریدار وجود دارد و می‌توان اعضای جدید را مطمئن کرد که تصمیم درستی گرفته‌اند.
برای مثال، می‌توانید یک عنصر از «شواهد اجتماعی» را در نظر بگیرید — نظریه‌ای که مردم چیزهایی را که می‌بینند دیگران انجام می‌دهند، دوست دارند و انجام می‌دهند. شواهد اجتماعی یکی از شش اصل متقاعدسازی است که توسط روانشناس مشهور، رابرت چالدینی شناسایی شده است.
مثال: «تبریک، شما به یک شبکه اختصاصی از بیش از ۱۰۰۰ حرفه‌ای در صنعت پیوستید.»
اگر ۱۰۰۰ نفر دیگر از عضویت ارزش می‌یابند، باید تصمیم خوبی برای پیوستن باشد.
به همین سادگی.
من پیشنهاد می‌کنم نامه خوشامدگویی‌تان به اعضای جدید را با چنین جمله‌ای آغاز کنید تا از همان ابتدا احساس مثبتی ایجاد شود.
3. معرفی مختصری از سازمان شما
بسیاری از سازمان‌ها فرض می‌کنند که اعضای جدید درباره سازمان تحقیق کرده‌اند.
در واقعیت، بسیاری از آنها این کار را نکرده‌اند.
به همین دلیل، مهم است که اطلاعاتی درباره اینکه کی هستید در ایمیل خوشامدگویی خود به اشتراک بگذارید.
در اینجا چند نکته آورده شده است:
- شامل بیانیه مأموریت و دلیلی باشید که سازمان شما وجود دارد. این به عضو جدید اجازه می‌دهد تا ببیند آیا ارزش‌های شخصی او با ارزش‌های سازمان شما همخوانی دارد.
- شامل اقداماتی باشید که سازمان شما در طول سال انجام می‌دهد تا به عضو جدید اطلاع دهید که چگونه می‌تواند درگیر شود.
- مختصر باشید.
- هر اطلاعات دیگری که برای اعضای جدید حیاتی است را شامل کنید.
4. مزایای عضویت را اضافه کنید.
تکرار مزایای عضویت در ایمیل خوشامدگویی می‌تواند به فرد کمک کند تا هزینه‌ای را که برای عضویت پرداخت کرده است توجیه کند.
نیازی به ارائه یک سخنرانی بزرگ درباره مزایا نیست (زیرا آنها قبلاً برای عضویت ثبت‌نام کرده‌اند)، فقط چند نکته کلیدی کافی است. به عنوان مثال:
به عنوان یک عضو جدید، اینجا چند مزیت که دریافت می‌کنید:
• حضور رایگان در جلسه‌های شبکه‌سازی ماهانه ما
• دسترسی انحصاری به دایرکتوری اعضا
• دسترسی انحصاری به کتابخانه آنلاین منابع ما
• و بیشتر!
اگر چند سطح عضویت دارید، باید هر یک از پیام‌های خوشامدگویی را شخصی‌سازی کنید، تا هر عضو یک خلاصه از مزایای سطح خاص خود را دریافت کند.
بیشتر بخوانید: ۱۳ الگوی گواهی عضویت برای هر مناسبتی (دانلود رایگان)
5. پیوندهایی به منابع مفید دیگر در وب‌سایت شما
اگر به عضو جدیدی وعده داده‌اید که به محض ثبت‌نام چیزی دریافت کند (مانند برگه تقلب، گزارش یا دسترسی به سایت عضویت شما)، در پیام خوشامدگویی خود دسترسی سریع و آسان به آن مزایا را فراهم کنید.
همچنین می‌توانید به منابع آنلاین دیگر، مانند پست‌های وبلاگی مفید، فهرست اعضا یا تقویم رویدادها دسترسی دهید.
نمی‌خواهید برای اعضای جدید خود هیچ مانعی ایجاد کنید وقتی که می‌خواهند به این منابع دسترسی پیدا کنند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که این فرآیند را به دقت آزمایش کرده‌اید. قبل از ارسال ایمیل، تمام پیوندها را تست کنید و اگر عضو جدید چیزی را دانلود می‌کند، اطمینان حاصل کنید که فرآیند دانلود بدون دردسر و راحت باشد.
6. توضیحات واضحی از اینکه در ادامه چه اتفاقی خواهد افتاد.
دقیقاً همانطور که من انتظار داشتم انجمن به من معرفی کند، اعضای جدید شما نیز همین انتظار را دارند.
به همین دلیل مهم است که به جدیدترین اعضای خود بگویید در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد، تا احساس نکنند که آنها را رها کرده‌اید.
در پیام خوشامدگویی خود، به‌وضوح توضیح دهید که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. در اینجا چند مثال آورده شده است:
• به عنوان یک عضو جدید، شما به خبرنامه ماهانه ما اشتراک‌دارید. منتظر دریافت ایمیلی در پایان هر ماه باشید.»
• ما دوست داریم شما را در رویداد شبکه‌سازی بعدی‌مان ببینیم! این رویداد در میانه هر ماه برگزار می‌شود. منتظر دعوت‌نامه باشید.»
• معرفی به فرد پشتیبان یا مربی خود.
اگر چندین اتفاق در آینده می‌افتد، زمان بگذارید و هر یک را توضیح دهید. شما نیازی به استفاده از اصطلاحات خلاقانه یا شیرین در این بخش از پیام خوشامدگویی ایمیل خود ندارید – وضوح برای اعضای جدید شما مهم‌ترین نکته است.
7. اندکی شخصیت
به یاد داشته باشید که با پیام خوشامدگویی خود، اولین برداشت را ایجاد می‌کنید. با گفتن یک داستان کوتاه، صحبت درباره اینکه سازمان شما چگونه با رقبایتان متفاوت است یا به شکلی منحصر به فرد به یک مشکل اشاره کردن، کمی شخصیت نشان دهید.
یا مانند این انجمن بافندگان، اندکی شوخی اضافه کنید:
خوش آمدید به اعضای جدید
8. یک امضای شخصی و دعوت به گفتگو
وقتی همه چیزهایی که لازم بود بگویید را گفتید، ایمیل خود را جمع‌بندی کرده و به پایان برسانید.
در امضای خود، از لحنی استفاده کنید که با باقی پیام شما همخوانی داشته باشد (صمیمی و دوستانه، رسمی و شرکتی و غیره) و سعی کنید جدیدترین عضو خود را با یادداشتی مثبت ترک کنید.
اگر ممکن است، امضایی از یک فرد واقعی، نه یک شرکت، درج کنید.
همانطور که قبلاً گفتم، بسیاری از افراد به نامی که در انتهای ایمیل امضا کرده‌اید، به‌طور شخصی پاسخ خواهند داد. این لمسه اضافی می‌تواند سازمان شما را شخصی‌تر جلوه دهد.
9. (موارد اختیاری) دعوت به گفتگو
همانطور که من بودم، بسیاری از اعضای جدید ممکن است مشتاق باشند که به‌طور شخصی با کسی در سازمان شما ارتباط برقرار کنند.
از این اشتیاق استفاده کنید و از عضو جدید خود بخواهید با شما ارتباط برقرار کند. می‌توانید از عضو بپرسید: "بزرگ‌ترین مشکل شما با [موضوع شما] چیست؟" یا "به عنوان یک عضو [نام سازمان شما] به چه چیزی امیدوارید؟"
پاسخ‌های اعضای جدید شما همچنین تحقیقات بازار مفیدی (و رایگانی) را به شما ارائه می‌دهد.
اگر قصد دارید سؤالی به ایمیل خوشامدگویی خود اضافه کنید، از قبل تصمیم بگیرید که آیا به‌طور شخصی به هر پاسخی که دریافت می‌کنید پاسخ خواهید داد یا خیر. برخی از سازمان‌ها باعث می‌شوند اعضا افکار خصوصی خود را در پاسخ‌ها با شما در میان بگذارند - پس آماده باشید.
10. قبل از ارسال ایمیل خوشامدگویی به اعضای جدید، حتماً آن را ویرایش کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام میدان‌های ادغام (ادغام زمینه ها) به درستی کار می‌کنند.
در نهایت، حتماً نامه خود را ویرایش کرده و از نظر روانی، گرامر و اشتباهات املایی بررسی کنید.
بهتر است یک یا دو همکار نیز نامه شما را با نگاهی تازه و از دیدگاه خود ویرایش کنند.
اگر نامه شما شامل میدان‌های ادغام (ادغام زمینه ها) است (که می‌تواند زمان زیادی را صرفه‌جویی کند!)، اطمینان حاصل کنید که همه آنها به درستی کار می‌کنند. این فرآیند با پاک‌سازی داده‌ها و بررسی هرگونه اطلاعات ناقص یا خطا آغاز می‌شود. یکی از بدترین کارهایی که می‌توانید هنگام ارسال نامه خوشامدگویی به یک عضو جدید انجام دهید، این است که نام اشتباهی به آنها نسبت دهید. اگر کسی مشخص کرده باشد که دوست دارد با نام خانم جین اسمیت خطاب شود، به اشتباه خطاب کردن او به عنوان خانم جین اسمیت می‌تواند به رابطه شما با او آسیب بزند - به‌ویژه اگر این اولین تماس شما با او باشد. شما شگفت‌زده خواهید شد که چقدر آسان است که چنین اشتباهی را مرتکب شوید و آن را نادیده بگیرید.
وقتی مطمئن شدید که داده‌های شما پاک هستند و میدان‌های ادغام شما به درستی قرار داده شده‌اند، حتماً آنها را آزمایش کنید. گاهی اوقات مشکلات فاصله‌ای تا زمانی که پیش‌نمایش آنچه نامه‌ها واقعاً به نظر می‌رسند را مشاهده نکنید، غیرممکن است. هر نامه را پیش‌نمایش کنید و در صورت لزوم ویرایش کنید قبل از اینکه آنها را ارسال کنید یا روی چاپ کلیک کنید.
بهترین راه برای اتوماسیون ایمیل‌ها برای خوشامدگویی به اعضای جدید
امکان اتوماسیون هر ایمیل خوشامدگویی به اعضای جدید وجود دارد بدون اینکه به صورت ربات به نظر برسید.
در واقع، این همان چیزی است که من به سازمان‌ها توصیه می‌کنم، زیرا نوشتن یک ایمیل سفارشی برای هر عضو جدید که به جمع می‌پیوندد، کار بسیار زیادی برای یک مدیر است.
کلید کار این است که ایمیل خود را به گونه‌ای بنویسید که برای هر کسی قابل استفاده باشد و سپس از نرم‌افزاری استفاده کنید که می‌تواند اطلاعات شخصی (مانند نام فرد) را برای هر ایمیل متفاوت سفارشی کند.
یکی از نرم‌افزارهایی که می‌تواند این کار را انجام دهد، ترنج دیتا است (که متعلق به ماست!). این نرم‌افزار با اتصال پایگاه داده تماس شما به سیستم ایمیل خود، پیام‌های شخصی و در عین حال اتوماتیک را برای هر مخاطب ایجاد می‌کند.
ترنج دیتا نرم‌افزار مدیریت عضویت شماره ۱ است که توسط نزدیک به ۲۰،۰۰۰ سازمان در ایالات متحده استفاده می‌شود. می‌توانید سازمان خود را با یک وب‌سایت حرفه‌ای که می‌تواند به راحتی اعضای جدید را آنلاین ثبت‌نام کند و ایمیل‌های اتوماتیک (و قابل سفارشی‌سازی) برای آنها ارسال کند، راه‌اندازی کنید.
خوش آمدید به اعضای جدید
«این سایت همه‌چیزهایی را که برای راه‌اندازی یک وب‌سایت حرفه‌ای عضویت نیاز دارید، ارائه می‌دهد. ایمیل‌های اتوماتیک و ایمیل‌های هدفمند بار اداری ما را کاهش داده است.»
بیل اینگرام، رئیس شرکت “ATL CAST Falcon Fans”
ترنج دیتا بیشتر از فقط اتوماسیون ایمیل‌های اعضای جدید را ارائه می‌دهد. این یک پلتفرم همه‌کاره برای هر سازمان مبتنی بر عضویت است. با ترنج دیتا می‌توانید:
- پرداخت‌ها، هزینه‌ها و کمک‌های مالی را به‌صورت آنلاین پردازش کنید.
- صفحات ثبت‌نام رویدادهای آنلاین، پرداخت‌ها و یادآوری‌ها را راه‌اندازی کنید.
- ارتباط با اعضا را از طریق فاکتورهای اتوماتیک، ایمیل‌ها و خبرنامه‌ها بهبود بخشید.
- یک وب‌سایت حرفه‌ای و آسان برای ساخت ایجاد کنید که بتوانید بخش اخبار، اطلاعیه‌ها، منابع، فهرست اعضا، تقویم رویدادها و موارد دیگر را در آن میزبانی کنید.
- یک پایگاه داده تماس کامل را حفظ کنید که به راحتی قابل جستجو، فیلتر و به‌روزرسانی باشد.
- گزارش‌های مالی، تجزیه و تحلیل‌ها و خلاصه‌های عضویت را در چند ثانیه ایجاد کنید.
- با اتوماسیون بسیاری از وظایف اداری دیگر، برای سازمان خود در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید.
از این الگوی ایمیل برای ایجاد یک اولین تأثیر مثبت هنگام خوشامدگویی به اعضای جدید استفاده کنید.
در اینجا یک الگوی ساده برای ایجاد یک نامه خوشامدگویی به اعضای جدید ارائه شده است که تأثیر خوبی بر جای می‌گذارد.
فرستنده: جان اسمیت از انجمن حرفه‌ای
موضوع: [نام]، خوش آمدید، شما اکنون عضو [نام سازمان] هستید! در اینجا ۳ چیز برای انتظار دارید.
متن:
سلام [نام]،
خوش آمدید و از اینکه به عنوان عضو [نام سازمان] به ما پیوستید، متشکرم! من بسیار خوشحالم که شما به شبکه ما از بیش از [عدد] حرفه‌ای در این شهر پیوستید.
تمام جزئیات عضویت شما را در زیر آورده‌ام، به همراه یک سوالی که برای شما دارم. اما اول، در اینجا برخی از مزایای عالی که با عضویت در اینجا به دست می‌آورید:
• اشتراک ماهانه در خبرنامه ویژه اعضا
• حضور رایگان در جلسات شبکه‌سازی ماهانه ما
• دسترسی انحصاری به دایرکتوری اعضا
• دسترسی انحصاری به کتابخانه آنلاین منابع ما
اکنون، در اینجا جزئیات مهم عضویت شما آمده است:
- نام کاربری: [USERNAME]
سطح عضویت: [LEVEL]
و حالا، سوال من این است:
دلایل اصلی شما برای پیوستن چیست؟ اگر بتوانید با پاسخ خود به این ایمیل پاسخ دهید، به من کمک خواهد کرد که تجربه خوبی برای شما ایجاد کنم و شما را به مکان مناسب هدایت کنم.
در عین حال، اگر می‌خواهید شروع به دسترسی به برخی از منابع انحصاری ما کنید، به منطقه ویژه اعضا اینجا مراجعه کنید [LINK].
اگر هیچ سؤالی دارید، دوست دارم از شما بشنوم. به سادگی به این ایمیل پاسخ دهید یا با من تماس بگیرید در ۹۹۹-۹۹۹۹.
با آرزوی موفقیت و امیدوارم شما را در رویداد بعدی ببینم!
نام شما
نمونه‌هایی از نامه‌های خوشامدگویی ایده آل به اعضای جدید
در اینجا دو نمونه از سازمان‌هایی که نامه‌های خوشامدگویی عالی ارسال می‌کنند، برای الهام گرفتن شما آورده شده است.
1. آدوبون واشنگتن
اضافه کردن یک یادداشت دست‌نویس در انتهای این نامه راهی عالی برای ایجاد حس شخصی‌سازی است، حتی اگر بخش اعظم نامه به صورت کامپیوتری آماده شده باشد.
آدوبون واشنگتن
2. انجمن مدیریت هوا و پسماند
این نامه به زبان دوستانه و جذابی نوشته شده است که شخصیت انجمن را منتقل می‌کند و به هر عضو جدید کمک می‌کند تا بلافاصله احساس تعلق کند. همچنین آنها کار خوبی در ارائه گزینه‌های موجود برای اعضای جدید انجام می‌دهند بدون اینکه اطلاعات زیادی ارائه دهند و باعث احساس سردرگمی شوند.
امیدوارم با استفاده از الگو و پیروی از این نکات، بتوانید با هر عضو جدید یک اولین برداشت مثبت ایجاد کنید.
اما فراموش نکنید که تعامل عالی با اعضا فقط به ایمیل‌ها محدود نمی‌شود. اگر به دنبال نکات بیشتری برای خوشامدگویی به اعضای جدید هستید، به این راهنما برای ایجاد بسته خوشامدگویی نهایی برای اعضای جدید مراجعه کنید.
منابع اضافی:
• خبرنامه غیرانتفاعی در مقابل وبلاگ غیرانتفاعی: کدام یک موفقیت بیشتری به ارمغان می‌آورد،
• 5 نوع عضو غیرانتفاعی و چگونگی درگیر کردن آنها،
• 10 مثال از ایمیل‌های خوشامدگویی بسیار مؤثر،
• 7 بهترین ابزار بازاریابی ایمیلی،
• 3 راهی که یک بسته خوشامدگویی می‌تواند بر روابط شما با اهداکنندگان تأثیر بگذارد.
