اعضای شما شریان حیاتی سازمانتان هستند — و در حالی که یکی از فعالیت‌های اصلی شما احتمالاً جذب اعضای جدید است، یکی از رایج‌ترین چالش‌هایی که انجمن‌ها با آن مواجه هستند، نرخ پایین تمدید عضویت است.
مردم مشغول و فراموشکار هستند و پرداخت حق عضویت سالانه می‌تواند ناخوشایند و در اولویت پایین فهرست اعضا باشد، حتی اگر نیت خوبی داشته باشند.
طبق گزارش معیار بازاریابی عضویت سال 1403، ۲۴ درصد از انجمن‌ها کاهش در تمدید عضویت را تجربه کردند. این آمار نسبت به ۲۷ درصد در سال 1402 کاهش یافته است. با این حال، ۴۵ درصد از انجمن‌ها گزارش داده‌اند که نرخ تمدید آنها ثابت مانده است. هدف ما در این راهنما این است که به شما نشان دهیم چگونه می‌توانید نرخ تمدید خود را افزایش دهید و از یک رکود خارج شوید — چه نرخ شما کاهش یافته باشد یا ثابت مانده باشد.
داشتن اعضای فعال و رو به رشد برای هر سازمان غیرانتفاعی، باشگاه یا انجمنی که می‌خواهد سازمانی سالم و تأثیرگذار داشته باشد، کلیدی است. به هر حال، جایگزین کردن اعضا با اعضای جدید خیلی سخت‌تر از نگه داشتن اعضای فعلی است.
بنابراین بیایید به تمامی راه‌هایی که می‌توانید نرخ نگه‌داری اعضا را بالا نگه دارید، نگاهی بیندازیم.
در راهنمای جامع ما در زیر، شما یاد خواهید گرفت:
- تمدید عضویت به چه معناست؟
- چرا تمدید عضویت سالم اهمیت دارد؟
- چگونه فرآیند تمدید عضویت را بهبود دهیم؟
- مزایای عضویت خود را نشان دهید
- برنامه‌های راهنمایی و مشاوره ایجاد کنید
- تعامل اعضا را افزایش دهید
- فراموش نکنید: با مهربانی یادآوری کنید!
- در کانال‌های مناسب ارتباط برقرار کنید
- استراتژی چند کاناله تنظیم کنید
- از اعضا بابت تمدید تشکر کنید
- مشوق‌ها و تخفیف‌ها ارائه دهید
- فرآیند تمدید عضویت را خودکار کنید
درباره داده‌های این راهنما
گزارش معیار بازاریابی عضویت سال 1403 از شرکت بازاریابی عمومی مملو از آمارهایی است که می‌تواند به شما کمک کند تا تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری درباره برنامه‌های تمدید عضویت خود بگیرید.
اما برای صرفه‌جویی در وقت شما، در اینجا برخی از بهترین داده‌هایی که می‌توانید مرور کنید آورده شده است:
- این گزارش شامل پاسخ‌های ۹۶۰ شرکت‌کننده حرفه‌ای از انجمن‌ها است.
- چرخه تمدید عضویت سازمان‌ها به این صورت بود:
- ۴۳٪ تاریخ ثابت در تقویم (همه اعضا در یک تاریخ مشخص تمدید می‌کنند)
- ۵۴٪ تاریخ سالگرد عضویت (اعضا در تاریخ سالگرد عضویت خود تمدید می‌کنند)
- ۳٪ طبق معیارهای دیگر تمدید می‌کنند
- نرخ میانه تمدید عضویت ۸۵٪ بود که طی چند سال گذشته ثابت مانده است.
- نرخ میانه تمدید عضویت برای اعضای جدید در سال 1403 به ۷۵٪ کاهش یافت، در مقایسه با ۷۸٪ در سال 1402.
- ۳۷٪ از سازمان‌ها گزینه تمدید خودکار با کارت اعتباری ارائه کردند، در حالی که ۱۴٪ دیگر گزینه‌های تمدید خودکار سالانه با انتقال الکترونیکی وجوه (EFT) را ارائه دادند.
تمدید عضویت به چه معناست؟
در اصل، تمدید عضویت به حفظ اعضایی که برای جذب آنها به سازمانتان سخت تلاش کرده‌اید، مربوط می‌شود.
نمی‌توانید اعضای فعلی را نگه دارید؟ هیچ مقدار تلاشی برای جذب اعضای جدید نمی‌تواند این خلأ را پر کند.
حفظ اعضای فعلی نه تنها درآمد ثابت برای سازمانتان فراهم می‌کند، بلکه همچنین یک پایه‌عضویت متنوع‌تر ایجاد می‌کند. اعضای جدیدتر می‌توانند از دانش و تجربه اعضای باسابقه که در طول زمان یک جامعه معنادار برای خود ساخته‌اند، بهره‌مند شوند.
چرا تمدید عضویت سالم اهمیت دارد؟
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم: هیچ مقدار جذب اعضای جدید نمی‌تواند جای یک پایگاه عضویت ناپایدار را پر کند.
نگه داشتن اعضا بیش از اینکه فقط حس خوبی بدهد، از نظر تجاری هم منطقی است. همان‌طور که تحقیقات نشان داده‌اند، جذب و به دست آوردن اعضای جدید پنج برابر بیشتر از نگه‌داشتن اعضای فعلی هزینه دارد.
هرچه یک عضو مدت بیشتری با انجمن شما بماند، ارزش طول عمر آنها برای سازمانتان (LTV) بیشتر خواهد بود. به این شکل فکر کنید: اگر کارکنان شما زمان زیادی را برای جذب اعضای جدید صرف کنند، اما مزایای شما رقابتی نباشد، اعضای جدید به دنبال فرصت‌های بهتر خواهند رفت. و شما باید از صفر شروع کنید!
نه تنها نگه‌داشتن اعضای فعلی از نظر مالی سودمند است، بلکه با پیگیری دقیق روند تمدیدها، می‌توانید به مشکلات یا روندهای بزرگ‌تر در سازمان خود پی ببرید. شاید اعضا ارزش دریافت‌شده را درک نمی‌کنند. شاید به اندازه کافی به آنها دسترسی پیدا نمی‌کنید — یا حتی بیش از حد دسترسی دارید! یا شاید، وب‌سایت شما در زمان تمدید دچار مشکل شده است.
نرخ پایین تمدید عضویت می‌تواند به مشکلات دیگری نیز اشاره کند، از جمله:
- تجربه ضعیف در وب‌سایت
- عدم استفاده از ابزارهای مناسب برای تشویق اعضا به تمدید
- فقدان تعامل معنادار با اعضا در طول مسیر آنها
- عدم ارسال یادآوری تمدید در زمان مناسب
- احساس نارضایتی اعضا نسبت به رفع نیازهایشان
- عدم درک کامل اعضا از مزایای عضویت خود
بیشتر بخوانید: ۱۰ ایده برای روز قدردانی از اعضا + ۶ گام سریع برای نشان دادن اهمیت!
اما نگران نباشید. زمانی که گام‌های درست برای بهبود فرآیند تمدید برداشته شود، این امر می‌تواند مزایای بزرگی برای شما و سازمانتان به همراه داشته باشد، از جمله:
- صرف زمان کمتر برای کارهای اداری و وقت بیشتر برای خوش‌آمدگویی و تعامل با اعضا
- حفظ اعضای خوشحال سال به سال
- دستیابی به درآمد ثابت‌تر از تمدیدها
- رفع نیازهای اعضا در هر مرحله از مسیرشان
بد نیست، نه؟ ما هم موافقیم. به خواندن ادامه دهید تا با اقداماتی که می‌توانید اکنون انجام دهید و از مزایای نرخ بالاتر تمدید عضویت بهره‌مند شوید، آشنا شوید!
چگونه فرآیند تمدید عضویت را بهبود دهیم
آماده‌اید که شروع کنید؟ خب—یک لحظه صبر کنید.
قبل از اینکه دست به کار شوید، ابتدا باید کمی پیش‌زمینه آماده کنید تا مسیر فرآیند تمدید مؤثر برای اعضای خود را هموار کنید. این‌گونه می‌توانید مسائل موجود در فرآیند تمدید فعلی خود را ارزیابی کنید و بفهمید چگونه گام‌های درست برای رفع آنها بردارید.
اگر در حال تصمیم‌گیری هستید که از کجا فرآیند تمدید را شروع کنید، در اینجا سه نکته وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند:
۱. بررسی داده‌های تاریخی تمدید عضویت
اعداد و ارقام دروغ نمی‌گویند — به همین دلیل است که اولین جایی که باید هنگام بازنگری فرآیند تمدید عضویت به آن توجه کنید، داده‌های شماست.
با استفاده از ابزار مدیریت عضویت خود، به بررسی روندها، نوسانات، افزایش‌ها، کاهش‌ها یا شکاف‌های موجود در اطلاعات مربوط به زمان و نحوه تمدید عضویت اعضا بپردازید.
سعی کنید به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- نرخ پایه تمدید عضویت شما چقدر است؟ نرخ متوسط شما برای سال گذشته و سال‌های قبل چقدر بوده است؟ دانستن این موارد به شما کمک می‌کند تا یک معیار برای خود تعیین کنید.
- اعضا معمولاً چه زمانی تمدید می‌کنند؟ آیا بیشتر اعضا یک هفته پس از دریافت اولین ایمیل یادآوری، تمدید می‌کنند؟ یا آیا بخش قابل‌توجهی از اعضا فقط پس از دریافت تماس مستقیم از طرف انجمن شما تمدید می‌کنند؟ به این جدول زمانی دقت کنید.
- کدام روش ارتباطی بیشترین تمدیدها را به همراه دارد؟ آیا ایمیل‌های یادآوری اغلب کار را انجام می‌دهند، یا پست مستقیم مؤثرتر است و اعضا را به اقدام ترغیب می‌کند؟
۲. انجام نظرسنجی آنلاین
شاید داده‌های تاریخی شما کم یا دارای شکاف‌هایی باشد.
شاید بخواهید اطلاعات اضافی برای تکمیل نقاط داده‌ای عالی خود در مورد تمدید عضویت جمع‌آوری کنید.
در هر صورت، دریافت نظرات مستقیم از اعضای خود از طریق یک نظرسنجی آنلاین یک روش مؤثر برای دریافت بازخورد ارزشمند آنها است.
با نظرسنجی، می‌توانید از اعضا بپرسید در مورد:
- نیازهای آنها
- انتظارات آنها از انجمن شما
- جایی که شما نتوانسته‌اید انتظاراتشان را برآورده کنید
- جایی که موفق بوده‌اید
- جایی که فرصت‌هایی برای رشد دارید
- آیا از تمامی مزایای اختصاصی عضویت که ارائه می‌دهید، آگاه هستند؟
این فرصت شماست که پاسخ‌ها را مستقیماً از اعضای خود دریافت کنید و سپس تلاش‌های خود را برای هم‌راستایی بهتر با نیازهای آنها تنظیم کنید. همچنین انجام آن ساده است! می‌توانید نظرسنجی اعضا را در جایی که اعضای شما ترجیح می‌دهند با شما ارتباط برقرار کنند، منتشر کنید:
- از طریق نظرسنجی SurveyMonkey که از طریق ایمیل ارسال می‌شود
- از طریق نظرسنجی توزیع‌شده در کانال‌های اجتماعی برند شده شما
- چند سؤال که مستقیماً در وب‌سایت انجمن شما برای بحث منتشر شده‌اند
۳. دیدگاه بلندمدت داشته باشید
تمامی ابتکارات تمدید عضویت خود در گذشته را بررسی کنید: آیا بیشتر آنها کمپین‌های یک‌باره بودند که به امید افزایش سریع نرخ تمدید اجرا شدند؟
اگر پاسخ مثبت است، شاید زمان آن رسیده باشد که به کمپین‌ها و برنامه‌های تمدید خود از یک دید بلندمدت نگاه کنید.
به تقویم برای سال آینده نگاهی بیندازید. حالا شروع به پر کردن تاریخ‌های کلیدی مانند مهلت‌های تمدید عضویت کنید (چه به صورت سالانه، سه‌ماهه و غیره) و یک برنامه‌ریزی معکوس برای ابتکارات خود ایجاد کنید تا فرآیند تمدید را زودتر آغاز کنید.
برای مثال: به جای ارسال اولین ایمیل یادآوری تمدید عضویت به اعضا دو هفته قبل از تاریخ انقضا، چیزی مشابه این را امتحان کنید:
- ارسال اولین ایمیل شش هفته قبل از تاریخ انقضا
- پیگیری با یک ایمیل دیگر در چهار هفته باقی‌مانده
- ارسال یک نامه مستقیم دو هفته قبل از تاریخ انقضا
حالا، این جدول زمانی دقیق ممکن است برای شما مناسب نباشد (به همین دلیل به داده‌ها نگاه می‌کنید)، اما این نوع رویکرد دقیق می‌تواند به شما کمک کند تا زمانی که اعضا در حال فکر کردن به تمدید هستند، آنها را به یادآوری و اقدام ترغیب کنید. این روش کمتر به صورت اتفاقی خواهد بود و در نهایت مؤثرتر خواهد بود.
فراموش نکنید! – بین مهلت‌های تمدید، اطمینان حاصل کنید که همه جزئیات تماس جدیدترین اعضای خود را دارید.
۴. نقشه‌برداری و درک سفر اعضا
زمانی که صحبت از حفظ و تعامل با اعضا می‌شود، بهینه‌سازی تجربه اعضا از همه چیز مهم‌تر است. اما وقتی صحبت از بهبود آن می‌شود، ممکن است تشخیص اینکه از کجا شروع کنید سخت باشد! در اینجا است که نقشه سفر اعضا می‌تواند کمک کند.
نقشه سفر اعضا از زمانی که اولین تماس را برقرار می‌کنند، مانند برقراری ارتباط در رسانه‌های اجتماعی، ارسال ایمیل برای درخواست اطلاعات بیشتر یا شرکت در یک رویداد جذب اعضا، شروع می‌شود. سپس، این نقشه روند تعامل آنها با سازمان شما را در طول سال‌های عضویت دنبال می‌کند. به عبارت ساده‌تر، نقشه سفر اعضا باید تجربه کامل یک عضو را مستند کند.
نقشه‌برداری از سفر معمولی یک عضو، از اولین تماس تا ثبت‌نام و تبدیل شدن به یک عضو فعال طولانی‌مدت، می‌تواند به شما کمک کند تا نقاط ضعف (همچنین موفقیت‌ها!) در تجربه اعضای خود را شناسایی کرده و از آنجا بهبودهایی ایجاد کنید.
۹ روش برای بهبود فرآیند تمدید عضویت شما
حالا که تحقیق کرده‌اید و به طور عمیق فرآیند تمدید عضویت خود را بررسی کرده‌اید، زمان گام‌های عملی فرا رسیده است. با این اقدامات، می‌توانید اعضای خود را برای مدت طولانی‌تری حفظ کنید، تعامل آنها را تقویت کنید و رشد سازمان خود را هموار و آسان کنید.
۱. نمایش مزایای ارزشمند عضویت خود
شما ساعت‌ها وقت صرف تدوین ارتباطات، برنامه‌ریزی رویدادها و تقویت روابط با اعضای فعلی و آینده‌نگر می‌کنید. اما آیا آنها از عضویت‌های خود حداکثر استفاده را می‌برند؟ آیا حتی از تمام مزایای عضویتی که در اختیارشان است، اطلاع دارند؟
اگر نرخ حفظ اعضا شما پایین است، احتمالاً پاسخ به یکی یا هر دو این سوال‌ها منفی است.
اما نگران نباشید — شما می‌توانید در هر دو این موارد بهبودهای مثبتی ایجاد کنید!
برای اطمینان از اینکه انتظارات را برآورده می‌کنید (و فراتر از آن)، به طور منظم نیازهای اعضای خود را ارزیابی کنید. یک نظرسنجی سالانه یا نیمه‌سالانه انجام دهید (مشابه نظرسنجی آنلاین که در بالا ذکر کردیم) تا از اعضا بپرسید که بیشترین نیاز را از عضویت خود دارند:
- کدام مزایا با آنها بیشترین هماهنگی را دارد؟
- چه چیزی را می‌توانند بدون آنها زندگی کنند؟
- چه چیزی کم است؟
- کدام برنامه‌ها نیاز به توسعه بیشتری دارند؟
- آیا از تمام مزایای خود آگاه هستند؟
- آیا احساس می‌کنند که مزایای عضویت آنها رقابتی است؟
بر اساس پاسخ‌ها تغییرات لازم را اعمال کنید: اعضا باید احساس کنند که شما در حال گوش دادن هستید، نه اینکه فقط سوالاتی بپرسید و هیچ نتیجه‌ای نداشته باشد.
در مرحله بعد، شما باید به اعضای فعلی کمک کنید که بیشترین بهره را از عضویت‌های فعلی خود ببرند. پس آماده شوید که مزایای عضویت خود را از بام‌ها فریاد بزنید. فقط اشاره کردن به مزایای عالی که اعضا در جلسه سالانه دریافت می‌کنند کافی نیست. لیست کامل مزایای عضویت در سازمان خود را زود، مرتب و در انواع رسانه‌ها به اشتراک بگذارید.
این می‌تواند به شکل‌های زیر باشد:
- برجسته کردن اعضا در خبرنامه
- اشتراک‌گذاری رویدادهای آینده از طریق کانال‌های خود
- اطلاع‌رسانی در مورد فرصت‌های داوطلبانه
- جلب توجه به فرصت‌های آموزشی
- پست‌های منظم در رسانه‌های اجتماعی در مورد برنامه‌های اخیر و آینده
- تبلیغ تخفیف‌ها و مشارکت‌ها از طریق ایمیل
- قرار دادن مزایای عضویت در یک مکان قابل دسترسی در وب‌سایت شما
هدف این است که: مزایای متنوعی که ارائه می‌دهید را به طور گسترده تبلیغ کنید!
۲. ایجاد برنامه‌های مشاوره
فراتر از فرصت‌های شبکه‌سازی ساده در سازمان خود بروید. به اعضای جدیدتر یا جوان‌تر این فرصت را بدهید که ارتباطات خود را در صنعت بسازند و مهارت‌های خود را از طریق برنامه مشاوره توسعه دهند.
با تطبیق اعضای با تجربه با اعضای جوان‌تر یا جدیدتر، ارزش را به بهترین شکل ممکن اضافه خواهید کرد: ایجاد یک جامعه که اعضای شما می‌توانند برای رشد شغلی خود به آن اعتماد کنند. اعضای با تجربه:
- راهنمایی در ایجاد مسیر شغلی
- اشاره به روش‌هایی برای ارتقاء مهارت‌ها
- ارائه نکاتی در خصوص نحوه انجام مذاکرات
- حمایت از اعضای جدید در پیدا کردن فرصت‌های کسب و کار جدید
- ایجاد ارتباطات جدید برای اعضایی که تازه شروع کرده‌اند
شما جامعه‌ای خواهید ساخت و یک پایگاه اعضای موفق‌تر.
۳. افزایش تعامل اعضا
گزارش معیار بازاریابی عضویت ۲۰۲۳ نشان داد که کمی بیشتر از نیمی از مدیران انجمن‌ها گفته‌اند که عدم تعامل دلیل عدم تمدید عضویت اعضا بوده است.
بنابراین، بسیار مهم است که اعضای خود را به طور مستمر درگیر سازمانتان نگه دارید. چطور می‌توانید این کار را انجام دهید؟ خب...
- وب‌سایت. وب‌سایت شما باید راهی آسان برای اعضا باشد تا اخبار را پیدا کنند، در جامعه آنلاین شرکت کنند، برای رویدادها ثبت‌نام کنند، برنامه‌های آینده را کاوش کنند، برای دوره‌ها یا گواهی‌نامه‌ها ثبت‌نام کنند، مزایا را بیابند و پروفایل اعضا و تمدید حق عضویت سالانه خود را مدیریت کنند. یک وب‌سایت پیچیده که به سختی قابل پیمایش است، می‌تواند مانع تعامل بهتر اعضا با شما شود.
- رسانه‌های اجتماعی. در کانال‌هایی که اعضای شما بیشتر فعال هستند، تعامل کنید! محتوای الهام‌بخش در مورد کارهایی که انجام می‌دهید به اشتراک بگذارید، رویدادها و برنامه‌های آینده را تبلیغ کنید، محتوای تعاملی ایجاد کنید و محتوای اعضای خود را منتشر کنید.
- رویدادها. رویدادها همچنین یک راه عالی برای ارائه ارزش اضافی به اعضا با توجه به دلایل دیگر آنها برای پیوستن به سازمان شما هستند. به عنوان مثال، اگر شما یک انجمن حرفه‌ای هستید، رویدادهای شبکه‌سازی که فرصت توسعه حرفه‌ای برای اعضا فراهم می‌کند، قطعاً ارزشمند خواهند بود.
- جامعه. یکی از باارزش‌ترین چیزهایی که می‌توانید به اعضای خود ارائه دهید، جامعه است. جامعه بهتر از شبکه‌سازی است زیرا بر روابطی استوار است که اهمیت دارند—پس هر آنچه می‌توانید انجام دهید تا یک جامعه بسازید، چه جامعه آنلاین و چه آفلاین.
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل شما برای افزایش تعامل اعضا
۴. فراموش نکنید: مهربان باشید، یادآوری کنید!
اعضای شما مشغول هستند — بین تعهدات شخصی و حرفه‌ای، بیشتر آنها احتمالاً درگیر هستند.
به همین دلیل است که یادآوری اینکه عضویتشان در حال تمدید است، بسیار مهم است. و از یادآوری ملایم به آنها از طریق کانال‌های مختلف و بیش از یک بار نترسید!
برای مثال: بر اساس گزارش بازاریابی عضویت 1403، انجمن‌ها از ترکیبی از کانال‌ها استفاده می‌کنند (مثل ایمیل، تبلیغات پولی، پیامک و پست).
ایمیل رایج‌ترین کانال ارتباطی است و انجمن‌ها از ایمیل به طور متوسط پنج بار برای هر عضو برای تشویق به تمدید استفاده می‌کنند.
دومین کانال نزدیک، تبلیغات پولی است که انجمن‌ها به طور متوسط سه بار برای هر عضو برای تمدید استفاده می‌کنند.
۵. ارتباط برقرار کردن از طریق کانال‌های مناسب
شما نیازی به این ندارید که تمام تلاش خود را در یک کانال ارتباطی متمرکز کنید. یک کانال ارتباطی (مثل تماس تلفنی، نامه، رسانه‌های اجتماعی و غیره) نمی‌تواند برای تمام اعضای شما موثر باشد.
به جای آن، یادآوری‌ها و اطلاعیه‌های تمدید خود را از طریق چند روش ارتباطی مختلف ارسال کنید.
رایج‌ترین روش‌ها برای ارسال اطلاعیه‌های تمدید، ایمیل، پیامک، پست و تماس تلفنی است. شما می‌توانید فرآیندی ایجاد کنید که چند مورد (یا تمام این کانال‌ها) را دربرگیرد، بسته به اینکه کدام یک بیشتر با اعضای خاص شما سازگار است.
برای کمک به انتخاب ترکیب مناسب کانال‌های ارتباطی، زمان ارسال اطلاعیه‌های تمدید و هدف‌گذاری پیام‌های خود، این دو نکته را در نظر داشته باشید:
- چرخه تمدید شما. آیا اعضای شما هر سال در زمان یکسانی تمدید می‌کنند یا هر عضو تاریخ تمدید خاص خود را دارد؟ در چرخه‌های سالانه، باید به همه اعضای خود در یک زمان و از طریق کانال‌های مختلف رسیدگی کنید. در تمدیدهای متغیر، یک سری پیام‌ها (شاید با ایمیل شروع کنید، سپس نامه‌ای ارسال کنید و سپس تماس تلفنی بگیرید) تنظیم کنید تا به طور خودکار زمانی که به تاریخ سالگرد عضویت خود نزدیک می‌شوند، ارسال شود.
- چگونگی ترجیح اعضا برای ارتباط. همه اعضا به یک روش ارتباطی یکسان تمایل ندارند، اما نظرسنجی‌های اعضا باید به شما نشان دهد که اعضای شما به طور کلی ترجیح می‌دهند چگونه با شما ارتباط برقرار کنند. به بازخوردها عمل کنید: اگر آنها ایمیل را ترجیح می‌دهند، برایشان ایمیل بفرستید؛ اگر نامه مستقیم بهتر است، کمپینی ارسال کنید و سپس با تماس تلفنی پیگیری کنید.
۶. راه‌اندازی استراتژی چندکاناله
برای کسانی که استراتژی تمدید چندکاناله خود را از صفر شروع می‌کنند، نگران نباشید — ما یک سری سریع آماده کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند به سرعت شروع کنید:
- یادآوری تمدید از طریق ایمیل. اگر اعضا می‌توانند عضویت خود را آنلاین تمدید و هزینه‌های آن را پرداخت کنند، اولین یادآوری تمدید را از طریق ایمیل ارسال کنید. ایمیل را کوتاه و ساده نگه دارید و لینک به صفحه تمدید و دستورالعمل‌های واضح برای فرآیند را ارائه دهید.
- نامه یادآوری پستی. برای اعضایی که به ایمیل پاسخ نمی‌دهند، یک یادآور پستی ارسال کنید. می‌توانید فاکتور و دستورالعمل‌های نحوه تمدید آنلاین را پیوست کنید (حتی می‌توانید لینک (کد URL) یا بارکد
(کد QR) را نیز درج کنید!). - تماس تلفنی. در نهایت، یک تماس شخصی از یکی از اعضای تیم خود یا داوطلبان برنامه‌ریزی کنید. تماس تلفنی می‌تواند راهی تاثیرگذار برای نشان دادن ارزش اعضا باشد. تیم یا داوطلبان همچنین می‌توانند به طور مستقیم به هر سوال یا نگرانی پاسخ دهند.
برای چرخه‌های تمدید سالانه، می‌توانید یادآوری‌های تمدید را در سایر ارتباطات نیز درج کنید. نیازی نیست منتظر بمانید تا فقط ایمیل‌ها یا نامه‌های مخصوص تمدید ارسال کنید تا اعضای خود را یادآوری کنید!
- انتشارات آنلاین یا چاپی. سعی کنید از خبرنامه‌های الکترونیکی، خبرنامه‌ها یا مجلات پستی استفاده کنید.
- وب‌سایت شما. پیامی در صفحه اصلی و/یا بخش مختص اعضا قرار دهید.
- پست مستقیم. یک کارت پستال برای همه اعضا ارسال کنید با دستورالعمل‌هایی برای تمدید آنلاین.
۷. از اعضای خود برای تمدید عضویت تشکر کنید
یک "تشکر" سریع می‌تواند تاثیر زیادی داشته باشد و نشان دهد که چقدر برای اعضای خود ارزش قائل هستید. به همین دلیل، تمدید عضویت زمانی کامل می‌شود که قدردانی خود را از عضویت مداوم آنها نشان دهید.
یک یادداشت تشکر این نکته را برجسته می‌کند که حق عضویت آنها به سازمان شما این امکان را می‌دهد تا:
- جامعه‌سازی را تقویت کند
- ارتباطات صنعتی بسازد
- رویدادهای با تاثیر بالا برگزار کند
- فرصت‌های درجه یک برای خدمت به اعضا ادامه دهد
اطمینان حاصل کنید که کارهای شگفت‌انگیزی را که انجمن شما در سال گذشته انجام داده و اعضای شما را جذب و خوشحال کرده، ترویج می‌دهید. و از همه مهم‌تر: قدردانی خود را از آنها به‌طور واضح و قوی ابراز کنید.
بدون حمایت آنها، شما نمی‌توانید کارهای مهمی که انجام می‌دهید را پیش ببرید.
یک ایمیل خودکار یا نامه برای تشکر از هر عضو با این نوع پیام‌های هدفمند پس از تمدید عضویت تنظیم کنید. یا می‌توانید یک صفحه "تشکر" ایجاد کنید که به محض پرداخت حق عضویت آنلاین، نمایش داده شود.
برای بررسی بهترین روش‌ها برای پایگاه اعضای منحصر به فرد خود، ترکیبی از این روش‌ها را امتحان کنید.
بیشتر بخوانید: چگونه یک پروژه ویژه برای اعضا ایجاد کنیم (+ سوالات نمونه و مثال‌ها)
۸. ارائه انگیزه‌ها و تخفیف‌ها
گاهی اوقات اعضا نیاز به یک انگیزه کوچک دارند تا آنها را به سمت تجدید عضویت سوق دهد. یکی از روش‌های موثر برای ترغیب آنها به تجدید عضویت، استفاده از انگیزه‌ها یا تخفیف‌ها است.
بر اساس گزارش بازاریابی عضویت، انجمن‌ها از تخفیف‌های مختلفی برای تجدید به موقع عضویت استفاده کرده‌اند که شامل موارد زیر می‌شود:
- تخفیف برای کنفرانس یا همایش‌ها (۵۴%)
- تخفیف شهریه برای سال اول (۴۵%)
- پرداخت اقساطی ماهانه یا سه‌ماهه (۳۹%)
- اضافه کردن ماه‌های رایگان، مثلاً ۱۵ ماه به قیمت ۱۲ ماه (۳۶%)
- تخفیف برای عضویت چند ساله (۳۴%)
- تخفیف برای محصولات، کوپن‌ها، یا بلیت‌های تخفیف‌دار (۳۱%)
- دوره آزمایشی رایگان (۳۲%)
- انگیزه‌های ارجاعی برای اعضا (۱۹%)
- هدایا یا جوایز رایگان (۱۹%)
- ضمانت بازگشت پول (۱۹%)
- قرعه‌کشی‌ها یا مسابقات (۱۴%)
۹. خودکارسازی تجدید عضویت
نیازی به دردسرهای کارهای مدیریتی نیست. اجازه دهید فناوری برخی از این کارها را برای شما انجام دهد تا بتوانید به وظایف مهم‌تری (مانند ارائه تمام مزایای عالی عضویت) بپردازید.
خودکارسازی تجدید عضویت به شما این امکان را می‌دهد که:
- زمان بیشتری برای کارکنان خود آزاد کنید تا به تعامل با اعضا بپردازند
- ارسال یادآوری‌های خودکار از طریق ایمیل به اعضایی که عضویتشان در حال اتمام است
- دریافت و پردازش پرداخت‌های شهریه آنلاین
- اجازه دهید اعضا گزینه مناسب تجدید عضویت را برای خود انتخاب کنند (مثلاً تجدید عضویت یک‌ساله یا عضویت چندساله با تخفیف)
- جمع‌آوری آخرین اطلاعات تماس اعضا همراه با درخواست تجدید عضویت
بیشتر بخوانید: راهنمای نهایی شما برای نرم افزار مدیریت عضویت برای سازمان های غیرانتفاعی
مراحل بعدی در فرآیند تجدید عضویت بهبودیافته شما
حالا که با تاکتیک‌های لازم برای ارزیابی و بهبود فرآیند تجدید عضویت خود آماده‌اید، وقت آن رسیده که کار را آغاز کنید!
اولین قدم‌ها را با ساختن سایت عضویت خود بردارید.
ترنج دیتا بیشتر از اتوماسیون تجدید عضویت می‌تواند کارهای اداری دیگر را نیز انجام دهد. با حذف برخی از وظایف اداری از فهرست کارهای خود، می‌توانید بر پروژه‌های تأثیرگذارتر که به بهتر خدمت‌رسانی به اعضای شما کمک می‌کند، تمرکز کنید. همین حالا دوره آزمایشی رایگان خود را شروع کنید!
