شما تلاش می‌کنید تا اعضای خود را درگیر و مشارکت‌پذیر در سازمان‌تان نگه دارید زیرا می‌دانید که حفظ اعضا کلید موفقیت شماست. حفظ یک عضو فعلی برای شما از جذب یک عضو جدید مقرون به صرفه‌تر است. علاوه بر این، اعضای وفادار شما احتمالاً به سفیران هدف شما تبدیل می‌شوند و سازمان‌تان را به دیگران معرفی کرده و ارجاعات را افزایش می‌دهند.
در این راهنما، شما با جزئیات حفظ اعضا آشنا خواهید شد، از جمله یک قالب برنامه عضویت 12 ماهه. چه به دنبال تعمیق درگیری باشید و چه به دنبال افزایش نرخ‌های حفظ اعضا، سفر به سوی یک عضویت متصل‌تر و متعهدتر از اینجا آغاز می‌شود.
و از آنجایی که احتمالاً قبلاً کارهای زیادی دارید، آیا خوب نیست که بتوانید برخی از این کارهای حفظ اعضا را به طور خودکار انجام دهید؟ خب، شما خوش شانسید! استفاده از نرم‌افزار مدیریت اعضای ترنج دیتا می‌تواند برخی از ایمیل‌ها، اطلاعیه‌ها و دیگر بخش‌های ابتکارات حفظ اعضا را به طور خودکار انجام دهد، که باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع شما می‌شود.
حفظ اعضا چیست؟
وقتی بر حفظ اعضا تمرکز می‌کنید، درک تعریف آن بسیار مهم است: عمل حفظ و پرورش پایگاه اعضای فعلی یک شرکت یا سازمان، که به کاهش ترک اعضا و نرخ ریزش عضویت مرتبط کمک می‌کند. این مفهوم برای درک چگونگی حفظ اعضا به طور مؤثر و ایجاد وفاداری در آن‌ها کلیدی است.
شناسایی مشکل حفظ اعضا
آیا کاهش تعداد اعضای خود را مشاهده کرده‌اید؟ آیا نرخ ریزش عضویت شما در حال افزایش است؟ آیا بازخورد منفی از اعضای خود دریافت می‌کنید؟ این نشانه‌ها نشان می‌دهند که وقت آن رسیده است که استراتژی‌های حفظ اعضای خود را تجدید کنید. سپس از خود بپرسید که چرا ممکن است آن‌ها ترک کنند. آیا به این دلیل است که آنچه ارائه می‌دهید برایشان مفید نیست یا احساس می‌کنند که صدای آن‌ها شنیده نمی‌شود؟
زمانی که می‌دانید مشکل کجاست، وقت تغییر است. هدف این است که اعضای شما احساس کنند که بسیار ارزشمند هستند و بخشی از چیزی خاص هستند که نمی‌خواهند آن را ترک کنند.
مهم است که این چالش‌ها را به طور مستقیم حل کنید زیرا شما فقط مانع از ترک افراد نمی‌شوید؛ شما همچنین در حال ساختن یک جامعه قوی‌تر و سرگرم‌کننده‌تر برای همه اعضای گروه خود هستید.
محاسبه نرخ ریزش عضویت
محاسبه نرخ ریزش عضویت شما ساده است و برای مشاهده چگونگی حفظ اعضای خود بسیار مهم است. نحوه محاسبه به این صورت است:
نرخ ریزش عضویت شما = (اعضایی که تمدید نکردند / تعداد کل اعضا در ابتدا) × 100.
برای مثال، اگر با 100 عضو شروع کرده‌اید و 10 نفر ترک کرده‌اند، نرخ ریزش شما 10% است. آیا می‌خواهید این عدد را کاهش دهید؟ در بخش‌های بعدی به روش‌هایی برای این کار پرداخته خواهد شد، با تمرکز بر اینکه چگونه می‌توانید اعضای خود را راضی و درگیر نگه دارید!
طراحی برنامه حفظ اعضا
بیایید درباره چگونگی طراحی یک برنامه عالی برای حفظ اعضا صحبت کنیم. با تعیین اهداف واضح شروع کنید، مانند کاهش نرخ ریزش عضویت یا افزایش تعداد تمدیدها. بر روی نیازها و خواسته‌های واقعی اعضای خود تمرکز کنید. استراتژی‌های مؤثر حفظ اعضا را در برنامه خود بگنجانید.
سپس، ایده‌های منحصر به فرد برای حفظ اعضا را بررسی کنید تا اعضای شما احساس کنند که خاص هستند. این حرکات دلسوزانه می‌تواند به طور قابل توجهی نرخ حفظ عضویت شما را افزایش دهد.
همچنین، یک زمان‌بندی عملی برای دستیابی به اهداف خود تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که برنامه‌تان واقع‌بینانه است و تمرکز آن بر این است که اعضای شما احساس کنند که ارزشمند هستند و بخشی مهم از جامعه شما هستند. این رویکرد نه تنها نرخ ریزش عضویت را کاهش می‌دهد، بلکه گروهی قوی‌تر و متصل‌تر را ایجاد می‌کند.
استراتژی‌ها و ایده‌های حفظ اعضا
روش‌های زیادی برای خوشحال نگه داشتن اعضای خود و بهبود نرخ حفظ عضویت دارید. در اینجا برخی از استراتژی‌ها و ایده‌های کلیدی آورده شده است:
- خوشامدگویی به اعضای جدید: اولین تاثیر خوب را با یک خوشامد گرم و شخصی بگذارید. این کار لحن تجربه کلی آن‌ها را تعیین می‌کند.
- اشتراک‌گذاری محتوای جذاب: همیشه محتوایی که اعضای شما آن را مفید و جالب می‌دانند به اشتراک بگذارید. این کمک می‌کند که آن‌ها احساس ارتباط و در جریان بودن کنند.
- تشویق به مشارکت اعضا: فرصت‌هایی برای اعضای خود ایجاد کنید تا در گروه و با یکدیگر درگیر شوند. هرچه بیشتر درگیر شوند، بیشتر احساس می‌کنند که به این جامعه تعلق دارند.
- پاداش دادن به وفاداری: به اعضای خود نشان دهید که از حضور آن‌ها قدردانی می‌کنید. جوایز و هدایا می‌تواند نشان دهد که چقدر وفاداری آن‌ها را ارج می‌نهید.
- شخصی‌سازی پیام‌ها: با اعضای خود به روشی صحبت کنید که مناسب آن‌ها باشد. نشان دهید که می‌دانید آن‌ها چه چیزی دوست دارند و به چه چیزی نیاز دارند.
- تاریخ‌های مهم: تعطیلات، تولد یا سالگردهای اعضا و دیگر رویدادهای سالانه معمولاً نقاط خوبی برای مدیریت ارتباط با اعضا هستند.
- آسان کردن فرآیند تمدید: برای اعضا سخت نکنید که با شما بمانند. یک فرآیند ساده برای تمدید باعث می‌شود که احتمال بیشتری برای ماندن داشته باشند.
- پیگیری موفقیت‌های خود: همیشه نرخ ریزش عضویت و تعداد افرادی که با شما می‌مانند را زیر نظر داشته باشید. این نشان می‌دهد که آیا آنچه انجام می‌دهید مؤثر است یا نیاز دارید چیزی متفاوت امتحان کنید.
الگوی برنامه عضویت 12 ماهه
ماه 1: خوشامدگویی
پس از پیوستن یک عضو جدید به سازمان شما، اولین ماه عضویت آن‌ها را به عنوان فرصتی برای خوشامدگویی گرم در نظر بگیرید. استراتژی خوشامدگویی شما بسته به سازمان شما متفاوت خواهد بود، اما باید به سوالات متداول پاسخ دهد، عضو را برای فرصت‌های آینده هیجان‌زده کند و از مشارکت آن‌ها قدردانی کند.
ممکن است بخواهید یک ایمیل خوشامدگویی ارسال کنید، تماس تلفنی سریع با عضو برقرار کنید، یا در شبکه‌های اجتماعی یا خبرنامه سازمان خود یک پیام خوشامدگویی منتشر کنید.
اگر تصمیم به ارسال بسته خوشامدگویی برای عضو جدید دارید، ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- نامه خوشامدگویی
- فهرست مزایای عضویت
- تقویم رویدادهای آینده
- سوغاتی‌های برند شده
- کارت ویزیت شما با اطلاعات تماس
- ورقه‌ای سریع از اطلاعات مربوط به سازمان شما
- اطلاعات در مورد هزینه‌های عضویت، سطوح و تاریخ‌های پرداخت
ماه 2: درگیر کردن
پس از اینکه در ماه اول به گرم‌ترین شکل ممکن عضو جدید خود را خوشامد گفتید، حالا چه؟ ماه دوم زمان خوبی برای برنامه‌ریزی یک تعامل با آن‌هاست. به عنوان مثال، اگر رویدادی در پیش دارید، ممکن است بخواهید آن‌ها را دعوت کنید و به آن‌ها بگویید که از حضورشان در اولین گردهمایی هیجان‌زده هستید.
اگر از عضو جدید خواسته‌اید تا علایق خاص خود را هنگام پر کردن فرم عضویت مشخص کند، می‌توانید ایمیلی هدفمند بر اساس موضوعاتی که احتمال بیشتری برای درگیر شدن با آن‌ها دارند، ارسال کنید. آن‌ها از اینکه محتوایی که برای نیازهایشان مفید است را ارائه می‌دهید، قدردانی خواهند کرد.
ماه 3: پیگیری
پس از اینکه عضو جدید شما چند ماه برای آشنایی با سازمان شما وقت گذاشت، استراتژی خوب حفظ اعضا برای ماه سوم، انجام یک پیگیری سریع است. اگر ظرفیت دارید، می‌توانید تماس تلفنی بگیرید یا ایمیل شخصی‌سازی شده‌ای ارسال کنید تا ببینید چطور هستند و آیا سوالی دارند یا نه.
این همچنین می‌تواند زمان خوبی برای دعوت آن‌ها به یک جلسه معرفی برای اعضای جدید باشد، چه به صورت حضوری و چه از طریق وبینار، تا آن‌ها را با دیگر اعضا آشنا کنید و به سوالات باقی‌مانده‌شان پاسخ دهید. شما بهترین روش را برای نشان دادن اینکه همچنان به آن‌ها فکر می‌کنید و از پیوستن‌شان به عضویت خوشحال هستید، خواهید دانست!
ماه 4: ارائه دادن
در ماه چهارم، عضو جدید شما اولین سه ماهه از تعامل خود با سازمان شما را پشت سر گذاشته است. امیدواریم که تا الان احساس کنند که عضو ارزشمندی از سازمان شما هستند، بنابراین وظیفه شما این است که این ارزش را همچنان نشان دهید.
برنامه حفظ اعضا برای ماه چهارم شما ممکن است به سادگی شامل ارسال ایمیل هدفمند دیگری بر اساس علایق آن‌ها باشد. اگر رویداد مرتبطی در پیش دارید، می‌توانید برای این ماه برنامه‌ریزی کنید تا آن‌ها را به آن دعوت کنید. هرچه تصمیم بگیرید، فقط به یاد داشته باشید که در این مرحله از حفظ اعضا، هدف اصلی ارائه دادن است و ارائه دادن و ارائه دادن!
ماه 5: مربی‌گری
ماه پنجم زمان خوبی است برای پیشنهاد اینکه عضو جدید خود را با یک مربی عضو زوج کنید. این مربی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا بیشتر با روش‌های استفاده از مزایای عضویت خود آشنا شوند و شبکه شخصی خود را در سازمان گسترش دهند. این حس همبستگی ممکن است عضو شما را ترغیب کند که بخواهد برای مدت طولانی بخشی از جامعه‌ای باشد که سازمان شما برای آن‌ها فراهم می‌کند.
علاوه بر جفت‌سازی رسمی با مربی، می‌توانید از یک عضو تیم خود بخواهید که با ایمیل شخصی‌سازی شده‌ای با آن‌ها تماس بگیرد و یکی از مزایای خاص، بخشی از وب‌سایت شما یا منبع دیگری را که فکر می‌کنید می‌تواند به آن‌ها کمک کند، معرفی کند. برای مثال، اگر عضو جدید شما عضویت دانشجویی در سازمان شما دارد، می‌توانید آن‌ها را به تابلو شغلی که در سایت خود میزبانی می‌کنید، ارجاع دهید.
ماه 6: نظرسنجی
ماه ششم نقطه میانه برای عضویت 12 ماهه عضو جدید شماست، بنابراین زمان خوبی برای بررسی استراتژی‌های حفظ عضویت و ارزیابی این است که آیا عضو شما ممکن است در خطر کاهش تعامل با سازمان شما قرار گیرد.
برخی سوالاتی که ممکن است از عضو جدید خود بپرسید عبارتند از:
- آیا در جلسه معرفی برای اعضای جدید شرکت کرده‌اند؟
- چند رویداد یا وبینار را شرکت کرده‌اند؟
- آخرین باری که یکی از اعضای تیم ما با آن‌ها تماس شخصی برقرار کرده چه زمانی بوده است؟
- آیا عضو به برنامه مربی‌گری ما پیوسته است؟
علاوه بر بررسی فرایندهای داخلی حفظ اعضا در این مرحله، ممکن است بخواهید نظرسنجی مستقیمی از عضو جدید خود انجام دهید. این نشان می‌دهد که شما به مشارکت آن‌ها و سطح رضایت‌شان از عضویت اهمیت می‌دهید و آماده‌اید تغییرات لازم را اعمال کنید تا آن‌ها بیشتر از این ارتباط بهره‌مند شوند.
مطالعه بیشتر: 15 سوالی که باید در نظرسنجی رضایت اعضا بپرسید
ماه هفتم: ارتباط
انتقال به نیمه دوم برنامه حفظ عضویت 12 ماهه شما زمان مناسبی است تا تعامل شخصی خود را افزایش دهید و ارتباط عضو جدیدتان با سازمان خود را تقویت کنید.
در این مرحله، ممکن است بخواهید بر لمس‌های شخصی تمرکز کنید، مانند:
- ارسال یک یادداشت دست‌نویس برای تشکر از عضویت آن‌ها
- تماس تلفنی برای بررسی اینکه آیا می‌توانید کمکی به آن‌ها بکنید
- ارسال یک پیام ویدئویی شخصی که در آن درباره یک مزیت جدید که فکر می‌کنید آن‌ها از آن لذت خواهند برد توضیح می‌دهید
هر روشی که برای ارتباط با عضو خود انتخاب کنید، آن‌ها از ارتباط شخصی قدردانی خواهند کرد.
ماه هشتم: برجسته‌سازی
شما به وضوح اعضای خود را ارزشمند می‌دانید، اما آخرین باری که به آن‌ها گفته‌اید چقدر برای شما اهمیت دارند کی بوده است؟ زمانی که به تاریخ تمدید عضویت یک عضو نزدیک می‌شوید، می‌توانید آن‌ها را در خبرنامه، شبکه‌های اجتماعی یا سایر ارتباطات عضویت خود برجسته کنید.
می‌توانید کمی درباره کارهایی که آن‌ها انجام می‌دهند، ارزشی که به سازمان شما اضافه می‌کنند، مدت زمانی که در کار شما دخیل بوده‌اند، یا هر چیزی که نشان دهد چرا مشارکت آن‌ها برای شما مهم است، به اشتراک بگذارید. شاید حتی بخواهید از آن‌ها درخواست کنید که یک عکس و نقل‌قول درباره دلیل عضویتشان ارسال کنند.
ماه نهم: تشویق
با نزدیک شدن به ربع پایانی سال و عضویت 12 ماهه جدید، می‌توانید پتانسیل حفظ آن‌ها را با تشویق آن‌ها به ایفای نقش بزرگ‌تری در سازمان خود تقویت کنید. اگر فرصت‌های داوطلبانه یا موقعیت‌های رهبری در سازمان شما وجود دارد که نیاز به پر کردن آن‌ها با اعضا دارید، به آن‌ها اطلاع دهید و بگویید که فکر می‌کنید آن‌ها گزینه مناسبی برای یکی از این موقعیت‌ها هستند.
به عنوان مثال، ممکن است عضو شما از داشتن یک مربی در سال اول خود با سازمان شما لذت برده باشد و حالا هیجان‌زده باشد که بتواند در سال دوم خود به عنوان یک مربی برای عضو دیگری باشد.
ماه دهم: نمایش
تلاش‌های تمدید عضویت معمولاً حدود 90 روز قبل از انقضای عضویت یک عضو به طور جدی آغاز می‌شود. بنابراین، ماه دهم در برنامه حفظ عضویت شما زمان مهمی است تا شروع به نشان دادن ارزش عضویت خود کنید.
در پیام‌های خود به عضو در این ماه، می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- اشتراک‌گذاری فهرستی از دستاوردهای سازمان شما در طول سال
- گنجاندن نظرات اعضا در ایمیل‌ها برای توضیح دلایل مشارکت آن‌ها در سازمان شما
- انتشار داده‌ها و آماری که نشان دهند سازمان شما چگونه به موفقیت اعضای خود کمک کرده است
ماه یازدهم: تمدید
یک ماه قبل از انقضای عضویت عضو، شما ممکن است بخواهید بر روی ارسال ایمیل‌های تمدید عضویت تمرکز کنید. بهتر است این ایمیل‌ها ساده و شفاف باشند تا اعضا به راحتی و به سرعت متوجه شوند که چگونه و چه زمانی می‌توانند عضویت خود را تمدید کنند.
با این حال، شما احتمالاً همچنان می‌خواهید ارزش سازمان خود و قدردانی از مشارکت اعضا را در این ایمیل‌ها نشان دهید. شما می‌توانید از این فرصت استفاده کنید تا فرآیند حفظ اعضا را به عنوان ادامه یک دوستی یا شراکت عالی با سازمان خود فریم کنید.
(پانوشت: استفاده از نرم‌افزار برای یادآوری تاریخ تمدید عضویت و ارسال ایمیل‌ها می‌تواند وقت زیادی را برای شما صرفه‌جویی کند! در اینجا نکاتی برای در نظر گرفتن اگر از پلتفرم استفاده نمی‌کنید.)
ماه دوازدهم: جشن
زمانی که برای فعالیت‌های حفظ اعضا در 12 ماه آینده آماده می‌شوید، این یک فرصت عالی برای جشن گرفتن است! ممکن است بخواهید یک رویداد برای جشن گرفتن دستاوردهای سازمان خود با اعضا ترتیب دهید، کارت‌های تشکر برای تمدید عضویت ارسال کنید، یا هر فعالیت سبک و سرگرم‌کننده‌ای که اعضا را به هم نزدیک کرده و به عنوان یک جامعه با هم پیوند دهد، برگزار کنید.
گام‌های بعدی شما در حفظ اعضا
به یاد داشته باشید که حفظ اعضا نیازمند تلاش مستمر و توجه به جزئیات است. با پیاده‌سازی برخی از استراتژی‌ها و ایده‌های حفظ اعضا که در این راهنما آمده، می‌توانید به طور چشمگیری نرخ حفظ اعضای خود را افزایش دهید.
ممکن است بخواهید برای اعضای جدید، اعضای دائمی و حتی اعضای غایب که پس از یک وقفه به سازمان شما بازگشته‌اند، برنامه‌های جداگانه‌ای برای حفظ اعضا داشته باشید. سازمان شما بهترین روش را برای تعامل با هر یک از این گروه‌ها خواهد دانست.
اگر در فکر روش‌های دیگری برای حفظ اعضا هستید، راهنمای "حفظ اعضا 101" را بررسی کنید تا این بهترین شیوه‌ها را از امروز آغاز کنید و اطمینان حاصل کنید که اعضای شما سال به سال بازمی‌گردند!
