تبریک! شما یک عضو جدید دارید! تمام آن سخت‌کوشی‌ها و تلاش‌ها برای نشان دادن مزایای خود، و اینکه آن‌ها را مجاب کنید، و بووم — آن‌ها ثبت‌نام کردند! اما… حالا چه؟ چه کاری باید بعد از این انجام دهید؟ خب، حفظ اعضا از لحظه‌ای شروع می‌شود که آن عضو به طور رسمی عضو می‌شود. فرآیند ورود شما – شامل بسته خوشامدگویی به اعضای جدید – بخش بزرگی از این مسیر است.
بسته خوشامدگویی چیست؟
بسته خوشامدگویی دقیقاً همان چیزی است که به نظر می‌رسد: بسته‌ای که به اعضای جدید می‌دهید. این بسته می‌تواند فیزیکی باشد یا مجازی، بسته به سازمان و فرآیند ورود شما.
انواع مختلف بسته‌های خوشامدگویی
وقتی در مورد بسته‌های خوشامدگویی صحبت می‌کنیم، منظورمان بسته‌های خوشامدگویی برای اعضای جدید انجمن یا اتاق بازرگانی شماست. اما انواع و کاربردهای مختلفی از بسته‌های خوشامدگویی وجود دارد، از جمله:
- بسته‌های خوشامدگویی رویدادها
- بسته‌های خوشامدگویی برای کارمندان جدید
- بسته‌ها برای سخنرانان رویدادها یا مهمانان ویژه
- بسته‌های اسپانسرها
ایده کلی برای هر یک از این‌ها یکسان است. تفاوت در محتوا و جزئیات کوچکی است که بین آن‌ها تفاوت ایجاد می‌کند. اگر با بسته‌های خوشامدگویی به اعضای جدید موفقیت کسب کنید و ببینید که اعضای شما واقعاً از آن‌ها لذت می‌برند، ممکن است بخواهید راه‌های جدید و خلاقانه‌ای برای استفاده از این مفهوم پیدا کنید.
برای مثال، می‌توانید "بسته‌های" فصلی با منابع و نکات مرتبط را به اعضای خود در فصل تعطیلات یا تابستان ایمیل کنید.
البته، این ایده فقط برای گروه‌های خاصی از اعضا کار می‌کند و همه ممکن است از آن‌ها استفاده نکنند یا قدردان نباشند.
بسته‌های خوشامدگویی به اعضای جدید
بسته‌های خوشامدگویی به اعضای جدید باید تمام اطلاعاتی را که یک عضو جدید برای پیوستن به سازمان شما نیاز دارد، در یکجا فراهم کند (معمولاً با برخی هدایا و سورپرایزهای جذاب هم همراه است). به طور ایده‌آل، اطلاعات موجود در این بسته باید به تمام سؤالات اساسی که یک عضو جدید ممکن است داشته باشد پاسخ دهد، مانند:
- مزایای عضویت من چیست؟
- چگونه به وبسایت وارد شوم؟
- چگونه با سایر اعضا ارتباط برقرار کنم؟
- حالا که عضو شده‌ام، چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
- اگر سؤالی داشتم، به کجا مراجعه کنم؟
- چه رویدادهایی امسال برگزار می‌شود؟
- با چه کسی می‌توانم برای پرسش‌ها تماس بگیرم؟
بسته‌های عضویت مجازی در مقابل فیزیکی
بسته به اینکه اعضای شما چه کسانی هستند و چه نوع انجمن یا اتاق بازرگانی را مدیریت می‌کنید، یکی از این گزینه‌ها ممکن است برای شما بهتر باشد. یا می‌توانید هر دو را داشته باشید و از اعضا بپرسید که کدام را ترجیح می‌دهند.
بسته‌های خوشامدگویی دیجیتال با دسترسی آسان و انعطاف‌پذیری خود می‌درخشند. آن‌ها را در پلتفرم‌هایی مانند Google Drive یا Dropbox ذخیره کنید و قبل از به اشتراک گذاشتن با اعضای جدید، آن‌ها را تا جایی که می‌خواهید شخصی‌سازی کنید. به‌روزرسانی این بسته‌ها بسیار آسان است و همیشه اطمینان حاصل می‌شود که جدیدترین اطلاعات در دسترس اعضا باشد. علاوه بر این، بسته‌های دیجیتال هم اقتصادی‌تر و هم دوستدار محیط‌زیست هستند!
مواردی که باید در بسته‌ها قرار دهید:
- ویدئوی خوشامدگویی: یک سلام دوستانه از تیم شما.
- راهنماهای تعاملی: منابع قابل کلیک؟ بله، لطفاً!
- تقویم رویدادها: با لینک‌هایی که آن‌ها رویدادی را از دست ندهند.
- فهرست تماس: تنها با یک کلیک تا شروع گفتگو.
- فرم بازخورد: از همان ابتدا بشنوید که نظرشان چیست.
وقتی صحبت از بسته‌های خوشامدگویی فیزیکی می‌شود، لمس و احساس یک چیز واقعی حس خاصی دارد. چاپ و ارائه یک بسته فیزیکی به آن حس شخصی‌سازی شده‌ای اضافه می‌کند که نسخه دیجیتال قادر به ایجاد آن نیست. ارائه بسته‌ای که با آیتم‌های فیزیکی مانند بروشورها، هدایای تبلیغاتی (swag) یا نامه‌های شخصی‌سازی شده پر شده باشد، یک تأثیر اولیه به‌یادماندنی ایجاد می‌کند. بخش بعدی به جزئیات ضروری می‌پردازد تا بسته‌های خوشامدگویی فیزیکی شما واقعاً متمایز شوند.
نکته حرفه‌ای: یک نسخه مجازی برای چاپ مجدد و به‌روزرسانی آسان نگه دارید و بدین ترتیب ترکیبی از سبک کلاسیک و مدرن را ارائه دهید.
۷ موردی که حتماً باید در بسته خوشامدگویی به اعضای جدید خود قرار دهید
وقتی صحبت از ورود اعضای جدید می‌شود، بسته‌های خوشامدگویی نقش بزرگی ایفا می‌کنند. این بسته‌ها نه تنها به اعضای جدید کمک می‌کنند تا به سرعت با شرایط آشنا شوند، بلکه آن‌ها را از تصمیم خود برای پیوستن خوشحال و مطمئن می‌کنند.
در حالی که بسته‌های خوشامدگویی هر سازمانی ممکن است متفاوت باشد، هفت مورد اساسی وجود دارد که نباید از آن‌ها غافل شوید. نگاهی بیندازید:
1. نامه خوشامدگویی
آن را شخصی‌سازی کرده و در صورت امکان امضا کنید. اعضا باید به عنوان افراد جداگانه مورد توجه قرار گیرند و این نکته اضافی می‌تواند تأثیر زیادی در ایجاد حس خوشامدگویی در آن‌ها داشته باشد.
2. فهرست مزایای عضویت
با مزایا کاملاً شفاف و واضح برخورد کنید. احتمالاً دلیل اصلی عضویت آن‌ها در سازمان شما همین مزایا بوده است. همه چیز را شامل کنید، از تخفیفات و امتیازات گرفته تا پیشنهادات و رویدادها. به خاطر داشته باشید، فقط به این دلیل که شخصی به سازمان شما پیوسته، به این معنا نیست که با تمام منابعی که ارائه می‌دهید آشنا است.
3. تقویم جلسات و رویدادهای آینده
هرچه زودتر بتوانید در تقویم افراد جای بگیرید، احتمال بیشتری وجود دارد که در رویدادهای شما شرکت کنند!
4. بروشورها و هدایای تبلیغاتی (swag)
مردم دوست دارند سازمان‌هایی که عضو آن‌ها هستند را نمایندگی کنند. چند هدیه کوچک تأثیر زیادی دارد. با قرار دادن مواد لازم به آن‌ها کمک کنید تا سازمان شما را معرفی کنند و اطلاعات آن را به دوستانشان منتقل کنند.
5. یک برگه مرجع سریع
این برگه باید شامل تمام اطلاعات تماس و "چه کسی، چه کاری انجام می‌دهد" برای پاسخ به سؤالات اعضای جدید باشد. این می‌تواند شامل مدیران، اعضای هیئت‌مدیره و رهبران کمیته‌های فعلی شما باشد. (اگر یک عضو جدید بخواهد به یکی از کمیته‌های شما بپیوندد، این می‌تواند فرصت مناسبی باشد!)
6. یک کارت کوچک با آدرس وبسایت انجمن شما
قرار دادن آدرس وبسایت در یک برگه مجزا به عنوان یادآوری عالی عمل می‌کند تا اعضا واقعاً از وبسایت شما بازدید و آن را کاوش کنند. همچنین ممکن است بخواهید یک راهنمای سریع برای ورود و استفاده از پرتال اعضا اضافه کنید.
اگر سیستم مدیریت آموزش (LMS) یا جامعه آنلاین برای اعضا دارید، در اینجا دستورالعمل‌های واضحی ارائه دهید که چگونه می‌توانند از این منابع استفاده کنند.
7. اطلاعات حق عضویت، تاریخ‌های سررسید و فاکتور عضویت
آن‌ها تازه عضو شده‌اند. می‌دانم که شاید نخواهید هنوز درباره حق عضویت صحبت کنید، اما شفافیت در تاریخ‌های تمدید، مبلغ عضویت و نحوه صدور فاکتورها به ایجاد رابطه اعتماد و شفافیت کمک می‌کند (و همچنین اولین فاکتور عضویت برای ثبت‌نام اولیه آن‌ها را به آن‌ها ارائه دهید). اعضای شما می‌دانند که باید پرداخت کنند، بنابراین نیازی به پنهان کردن آن نیست. شما باید سعی کنید جنبه مالی را برای اعضای خود تا حد امکان ساده و راحت کنید.
در همین حال، این فرصت خوبی است تا درباره هرگونه تخفیف صحبت کنید و اعضای خود را درباره پرداخت حق عضویت توسط کارفرمایان نیز آگاه کنید.
بسته‌های خوشامدگویی برای اعضای جدید: قدرتمندتر از آنچه فکر می‌کنید
به یاد داشته باشید، حتی اگر بسته خوشامدگویی برای شما بی‌اهمیت به نظر برسد، اعضای جدید شما آن‌ها را به عنوان یک هدیه می‌بینند. شما نه تنها از اعضای جدید خود به خاطر وقت و پولشان تشکر می‌کنید، بلکه ابزارهایی را که برای موفقیت نیاز دارند، از همان ابتدا در اختیارشان قرار می‌دهید.
