من با سازمان‌های زیادی در طول همکاری‌ام با ترنج دیتا کار کرده‌ام.
یک نکته‌ای که متوجه شده‌ام این است که هر سازمانی می‌خواهد اعضای جدید زیادی جذب کند، اما همیشه نمی‌داند بعد از جذب اعضا چه کاری باید انجام دهد.
این یعنی چی؟
وقتی فردی به یک انجمن یا باشگاه می‌پیوندد، اغلب این دوره برای اعضای جدید هیجان‌انگیز است. معمولاً، آنها مشتاقند تا سریع وارد عمل شوند، درباره سازمان بیشتر بدانند و بفهمند چگونه می‌توانند مشارکت کنند.
اما متأسفانه، بسیاری از سازمان‌ها یک روش مشخص برای آشنایی و راه‌اندازی اعضای جدید ندارند.
این موضوع باعث می‌شود که اعضای جدید به سرعت با سؤالات مختلفی مواجه شوند، مانند:
چه کسی را باید برای دریافت کارت عضویت خود تماس بگیرم؟
آیا ملزم به انجام ساعات داوطلبانه هستم؟
جلسه سالانه چه زمانی برگزار می‌شود؟
آیا یک وب‌سایت مخصوص اعضا وجود دارد؟
... و این سؤالات ادامه دارد!
اگر شما هم مانند سایر سازمان‌هایی که ما با آنها کار می‌کنیم، با تعداد کارکنان محدود، بودجه فشرده و شاید حتی حمایت داوطلبانه فعالیت می‌کنید، رسیدگی به این حجم از سؤالات همیشه ممکن نیست.
به همین دلیل است که ایجاد یک بسته خوشامدگویی قوی برای اعضای جدید اهمیت دارد.
این بسته اولین ابزاری است که یک انجمن یا باشگاه می‌تواند برای هیجان‌زده کردن اعضای جدید و آگاهی دادن به آنها درباره تعهداتشان استفاده کند.
فکر کردن درباره ایجاد و اجرای این بسته نه تنها رضایت اعضا را تضمین می‌کند، بلکه کار شما را به عنوان رهبر گروه در طولانی‌مدت آسان‌تر می‌کند.
این بسته می‌تواند فشار را از روی کارکنان و داوطلبان بردارد، زیرا اعضای جدید می‌توانند به اطلاعات کلیدی دسترسی داشته باشند بدون این که نیاز به پشتیبانی دائم داشته باشند.
علاوه بر این، به اعضای جدید اجازه می‌دهد تا با سرعت خودشان اطلاعات بیشتری درباره سازمان شما کشف کنند، بدون این که احساس سردرگمی کنند.
**بیشتر بخوانید:** ۳ راهی که یک بسته خوشامدگویی می‌تواند روابط شما با اهداکنندگان را تحت تأثیر قرار دهد
در این مقاله، فهرستی جامع از محتویات بسته خوشامدگویی برای اعضای جدید را تهیه کرده‌ام تا به شما کمک کند اعضای خود را برای نقش جدیدشان در انجمن یا باشگاه آماده کنید.
و اگر به دنبال مشاوره‌های بیشتری درباره روند آشنایی با اعضای جدید هستید.
۱۰ مورد ضروری برای بسته‌های خوشامدگویی اعضای جدید
1. آن را سازماندهی کنید.
استفاده از فهرست مطالب به اعضا نمایی از آنچه در بسته اعضای جدید گنجانده‌اید می‌دهد. همچنین این امکان را برای آنها فراهم می‌کند که به راحتی بین بخش‌هایی که بیشتر به آنها علاقه‌مند هستند، جابجا شوند.
2. احساس خوشامدگویی ایجاد کنید.
شما چه چیزی را ترجیح می‌دهید: یک نامه عمومی یا نامه‌ای که نام شما در آن ذکر شده و از شما تشکر می‌کند؟
جزئیات کوچک تأثیر زیادی در ایجاد احساس تعلق اعضا به چیزی خاص دارند.
با یک خوشامدگویی دوستانه و شخصی‌سازی‌شده، اعضای جدید خود را احساس خوشامدگویی کنید. به نام آنها خطاب کنید، از انتخاب سازمان شما تشکر کنید، یک دید کلی از مزایای عضویت به آنها بدهید و بار دیگر آنچه در بسته گنجانده شده است را توضیح دهید.
بسته خوشامدگویی اعضای جدید
انجمن منابع انسانی در دره ماسکینگوم از یک بسته دیجیتال برای خوشامدگویی به اعضای جدید استفاده می‌کند.
3. به آنها کمک کنید در ارتباط بمانند.
به‌طور کلی، مهم‌ترین چیزی که به اعضای خود ارائه می‌دهید، اطلاعات تماس انجمن شماست.
در غیر این صورت، چگونه خواهند دانست که در هنگام یادگیری مسائل، با چه کسی تماس بگیرند؟
در حالی که برخی از سازمان‌ها این اطلاعات را به نامه خوشامدگویی اضافه می‌کنند، من دریافته‌ام که بهترین کار این است که تمام تماس‌های حیاتی را در یک صفحه قرار دهید تا اعضای جدید بتوانند به راحتی آن را در دسترس داشته باشند. در صورت امکان، برای نسخه‌های دیجیتال لینک‌های ایمیل را اضافه کنید تا دسترسی آسان‌تری داشته باشند.
برخی از مواردی که باید شامل شوند:
• آدرس فیزیکی انجمن
• شماره تلفن
• آدرس ایمیل اصلی انجمن
• نام‌ها، نقش‌ها و اطلاعات تماس افراد
• اعضای هیئت‌مدیره
• کارکنان
• دیگر داوطلبان ضروری مانند رهبران کمیته‌ها
بسته خوشامدگویی اعضای جدید
اتحادیه محلی اطلاعات تماس کافی را برای اعضا فراهم می‌کند.
4. داستان خود را بگویید.
داستان‌ها احساسات را برمی‌انگیزند و ما را به افرادی، مکان‌ها، گروه‌ها و چیزهایی که برایمان اهمیت دارند، متصل می‌کنند.
و حدس بزنید چه؟ فرقی نمی‌کند که انجمن شما دهه‌ها قدیمی باشد یا تازه‌تأسیس، داستانی دارد — و این چیزی است که اعضای جدید دوست دارند بشنوند.
از این بخش از بسته خود استفاده کنید تا اعضای جدید را با داستان منحصربه‌فرد انجمن یا باشگاه خود آشنا کنید و ارتباطی برقرار کنید. می‌توانید تاریخچه سازمان خود و اینکه چگونه به جایگاهی که امروز دارد، رسید را به همراه بیانیه مأموریت و هر ارزشی که دنبال می‌کنید، شامل کنید.
بسته خوشامدگویی اعضای جدید
انجمن لیگ‌های جوان بین‌المللی به اعضای شناخته‌شده گذشته اشاره می‌کند تا اعضای آینده لیگ جوان را الهام ببخشد.
بسته خوشامدگویی اعضای جدید
انجمن کانادایی دستیاران مجازی فلسفه، مأموریت و چشم‌انداز خود را در بسته خوشامدگویی اعضای جدیدشان شرح می‌دهد.
در نهایت، یک توضیح ۳۰ ثانیه‌ای آماده کنید. این‌گونه، اعضای جدید به راحتی می‌توانند در صورت پرسش درباره سازمان هیجان‌انگیز جدیدشان، دیگران را آموزش دهند و الهام بخشند!
5. مزیت چیست؟
شما می‌دانید که سازمان شما مزایای زیادی برای اعضا فراهم می‌کند — پس چرا این مزایا را به‌صورت واضح و برجسته به نمایش نگذارید؟
بسته خوشامدگویی اعضای جدید
فصل PMI کانزاس سیتی در میانه آمریکا به‌وضوح مزایای عضویت را در ابتدای بسته خوشامدگویی اعضای جدید خود شرح می‌دهد.
برای وضوح بیشتر، از یک لیست بولت‌دار، جدول یا نمودار برای برجسته‌سازی این مزایا استفاده کنید.
6. آنها را در راستا نگه‌دارید.
اعضای جدید به‌طور طبیعی می‌خواهند بدانند: چه نوع قوانینی را باید رعایت کنند؟
بسته به نوع سازمانی که مدیریت می‌کنید، قوانین ممکن است متفاوت باشند. با این حال، بسته خوشامدگویی اعضای جدید شما باید شامل موارد زیر باشد:
• هزینه‌های عضویت و نحوه پرداخت (شامل وب‌سایت پردازش پرداخت یا آدرس ارسال حق عضویت)
• قوانین مرتبط یا الزامات اعضا، مانند ساعات داوطلبانه الزامی
• کد رفتار رسمی
• اطلاعات مربوط به تضاد منافع
• نحوه ثبت‌نام در کمیته‌ها
• کتابچه راهنمای اعضا
7. به‌طور کامل پر شده باشد
اگر هر گونه فرم‌هایی وجود دارد که انجمن شما از اعضا نیاز دارد، مانند فرم رسمی عضویت، سند تضاد منافع یا نظرسنجی علاقه‌مندی به داوطلبی، این موارد را در بسته نهایی گنجانده و شامل کنید.
8. کارت عضویت
بسیاری از انجمن‌ها از کارت‌های عضویت فیزیکی، چه کاغذی و چه پلاستیکی، به عنوان یکی دیگر از مزایای عضویت استفاده می‌کنند. اگرچه در ظاهر به نظر نمی‌رسد که این موضوع اهمیت زیادی داشته باشد، کارت‌های عضویت به ایجاد شناخت برند سازمان شما کمک می‌کنند، ارزش گروه شما را به اعضا یادآوری می‌کنند و حتی به عنوان شناسنامه‌ای در سطح صنعت برای کنفرانس‌ها و سایر رویدادها عمل می‌کنند.
اگرچه کارت‌های فیزیکی آسان‌تر قابل پیگیری هستند، اما اگر بسته خوشامدگویی دیجیتال برای اعضای جدید ارسال می‌کنید، می‌توانید لینکی برای چاپ کارت عضویت نیز شامل کنید.
9. تاریخ را یادداشت کنید.
اگر شما هم مانند من هستید، برنامه‌تان چند ماه قبل از تاریخ‌ها پر می‌شود.
به همین دلیل است که قرار دادن رویدادها در تقویم اعضا به‌محض ممکن بودن بسیار مهم است.
علاوه بر این، اعضای جدید احتمالاً تمایل زیادی برای شرکت و درگیر شدن دارند — بنابراین هرچه رویدادهای بیشتری را به آنها معرفی کنید، بهتر است!
بسته خوشامدگویی اعضای جدید
اتاق بازرگانی منطقه ووستر یک تقویم رویداد یک‌ساله برای اعضا ایجاد کرده است.
10. یک چیز اضافی کوچک
نظر شما هر چه باشد، بسیاری از اعضا از هدایا با لوگوی باشگاه شما لذت می‌برند.
(من می‌توانم به‌طور شخصی این موضوع را تأیید کنم — من قطعاً چند بار پیراهن باشگاه نویسندگی‌ام را در باشگاه ورزشی پوشیده‌ام!)
اضافه کردن یک جا کلیدی، تی‌شرت یا برچسب ماشین به بسته اعضای جدید ممکن است به نظر نرسد که بهترین استفاده از پول باشد، اما به یاد داشته باشید که این چیزهای کوچک هستند که به هیجان اعضای شما کمک می‌کنند و همچنین در افزایش شناخت برند شما مؤثرند.
چه موارد دیگری را باید در نظر بگیرید هنگام تهیه یک بسته خوشامدگویی برای اعضای جدید
بنابراین، شما لیست خود را جمع‌آوری کرده و دو بار بررسی کرده‌اید که محتوای بسته آشنایی شما چه چیزهایی را شامل می‌شود... اما هنوز چند سؤال وجود دارد که ممکن است در حین آماده‌سازی آن پیش بیاید.
قبل از ارسال بسته خوشامدگویی بعدی برای اعضای جدید، چند ثانیه وقت بگذارید تا این لیست را مرور کنید و ببینید آیا همه موارد را از لیست خود خط زده‌اید یا خیر.
1. آنلاین یا آفلاین؟
در گذشته، بسته‌های اعضای جدید چاپ می‌شدند، در یک پاکت بزرگ یا پوشه قرار می‌گرفتند و یا به‌صورت حضوری یا از طریق پست مستقیم به اعضا تحویل داده می‌شدند.
با این حال، اخیراً شاهد انتقال بسیاری از سازمان‌ها به نسخه‌های دیجیتال بوده‌ام که همه چیز در فرمت PDF گنجانده شده است.
روشی که انتخاب می‌کنید به انتظارات اعضای شما و بودجه شما بستگی دارد — اما به خاطر داشته باشید که دریافت یک بسته فیزیکی معمولاً هیجان‌انگیزتر و معنادارتر است. اگر تصمیم به رفتن به سمت دیجیتال دارید، به یاد داشته باشید که ارسال برخی محتواها، مانند "هدایا" به‌صورت دیجیتال ممکن نیست، بنابراین این موارد را برای رویداد یا جلسه بعدی خود نگه‌دارید.
2. چطور چند وقت یک‌بار باید آن را به‌روز کنید؟
این واقعاً بستگی به اطلاعاتی دارد که ارسال می‌کنید. به‌روزرسانی تقویم رویدادها کلیدی است، اما به شرطی که سایر قوانین و مقرراتی که اضافه می‌کنید تغییر نکند، بسته می‌تواند نسبتاً مشابه باقی بماند.
با این حال، بهتر است یک ماه مشخص را برای این کار در تقویم سازمانی خود تعیین کنید و نظرات تمام کارکنان و داوطلبان کلیدی انجمن یا باشگاه خود را برای بازخورد دریافت کنید.
3. اعضای فعلی شما چه نظری دارند؟
اعضای فعلی شما نیز زمانی تازه‌وارد بودند — به این معنی که آنها بهتر از هر کسی می‌دانند چه چیزهایی باید در بسته خوشامدگویی گنجانده شود.
بنابراین، در حالی که بسته اعضای جدید خود را بهبود می‌بخشید، تردید نکنید که از آنها بازخورد بخواهید. بهتر از آن، یک سؤال درباره بسته خوشامدگویی اعضای جدید را در یک نظرسنجی اعضا بگنجانید.
4. آیا سؤالاتی وجود دارد که به آنها فکر نکرده‌اید؟
در یک دنیای ایده‌آل، بسته خوشامدگویی اعضای جدید شما به تمام سؤالات پاسخ خواهد داد و در عین حال اعضای جدید را نیز ترغیب می‌کند.
اما حتی با تمام آمادگی‌ها، حتماً سؤالات دیگری وجود دارد که به آنها فکر نکرده‌اید.
بنابراین، این سؤالات اضافی را یادداشت کنید و حتماً آنها را به نسخه‌های آینده بسته اضافه کنید. همچنین می‌توانید یک بخش سوالات متداول (FAQ) به بسته خوشامدگویی خود (یا وب‌سایتتان) اضافه کنید اگر متوجه شدید که سؤالات خاصی مکرراً مطرح می‌شوند.
5. آیا از اعضا تشکر کردید؟
به جایگاه اعضای جدید خود بگذارید. چه چیزی بیشتر به شما انگیزه می‌دهد:
در ظاهر، بسته خوشامدگویی اعضای جدید به سؤالات پاسخ می‌دهد و به اعضای جدید کمک می‌کند تا در دنیای سازمان شما شروع به کار کنند.
اما این نباید تنها هدف آن باشد.
در عوض، از بسته خوشامدگویی اعضای جدید خود برای الهام‌بخشی به اعضا و ایجاد احساس تعلق به گروه استفاده کنید. حتماً از اعضا به خاطر انتخابشان برای پیوستن تشکر کنید و داستان‌های موفقیت اعضای دیگر را به اشتراک بگذارید. مهم‌تر از همه، به اعضای خود نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید و از حضورشان قدردانی می‌کنید!
شما در بسته‌های خوشامدگویی اعضای جدید خود چه مواردی را شامل می‌کنید؟ اگر چیزی را فراموش کرده‌ام، در نظرات به من بگویید!
